Регистрация пункта документа. Данная операция доступна пользователю СЭД,имеющему роль «Регистратора», «Контролера»

Данная операция доступна пользователю СЭД, имеющему роль «Регистратора», «Контролера». Для регистрации пункта ОРД необходимо в любом из представлений данных «ОРД» выбрать документ из перечня представленных документов и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку . Система предложит экранную форму регистрационной карточки пункта документа, реквизиты которой необходимо заполнить (Рисунок 21– Карточка пункта ОРД). Дальнейшие действия аналогичны описанному в пункте 5.1.1.3 Регистрация пункта документа.

Рисунок 21– Карточка пункта ОРД

Описание процессов: формирование резолюции к документу, формирование поручения к документу, постановка документа на контроль, снятие документа с контроля, удаление ошибочной постановки документа на контроль, формирование карточки исполнения, продление сроков исполнения аналогичны описанию в пункте 5.1.1.

5.1.5 Представление «Отчеты»

Назначение: Предназначено для формирования отчетности.

Общее описание: Сформированные отчеты обеспечивают получение информации о состоянии документов, загрузке людских ресурсов, об исполнительской дисциплине, Рисунок 22– Представление «Отчеты».

Рисунок 22– Представление «Отчеты»

Представление «Отчеты» позволяет работать со следующими группами:

- Обращения граждан;

- Контроль;

- Входящие;

- ОРД;

- Статистика;

- Пользователи.

Каждая группа содержит несколько шаблонов отчетов. Получение отчетов происходит следующим образом:

1. Двойным щелчком «мышки» открыть требуемый шаблон.

2. В открывшемся шаблоне заполнить поля – фильтры (задать период, выбрать подразделение и т.п. (Рисунок 23– Заполнение необходимых данных для формирования отчета).

Рисунок 23– Заполнение необходимых данных для формирования отчета

3. Нажать кнопку «Сформировать отчет».

4. В нижней части экрана отобразятся данные, сформированные в соответствии с заданными фильтрами.

5. Отчет может быть распечатан или сохранен в формате, предложенном системой (Рисунок 24– Работа с сформированным отчетом)

Рисунок 24– Работа с сформированным отчетом

5.1.6 Представление «Контроль»

Назначение: Предназначено для консолидированной работы с контрольными документами всех типов (Входящие, Обращения граждан, ОРД).

Общее описание: Работа с контрольными документами в отдельном представлении позволят сотрудникам с ролью «Контролер» отслеживать и мониторить состояние контрольных документов всех типов в одном месте.

Представление «Контроль» позволяет работать со следующими группами (Рисунок 25– Представление «Контроль»):

- Рабочий контроль;

- Контрольный;

- Для сведения;

- Особый контроль;

- В работе;

- Выполненные;

- Исполненные;

- Все.

Все операции по постановке на контроль, снятии с контроля, продлении сроков исполнения контрольных документов осуществляются согласно описанным действиям в п.5.1.1

Рисунок 25– Представление «Контроль»

5.1.7 Представление «Внутренняя корреспонденция»

Назначение: Предназначено для работы с внутренними документами (служебные записки, переписка между отделами и управлениями).

Общее описание: Работа с внутренними документами в отдельном представлении позволяет создавать служебные записки и отправлять в другой отдел или управление.

Внутренняя корреспонденция в безбумажной технологии делопроизводства представляет собой полностью автоматизированную работу с внутренними документами, начиная с создания проекта служебной записки, согласования и подписания его в электронном виде, регистрации и отправки.Проект служебный записки после подписания конвертируется в внутренний исходящий и внутренний входящий.

5.2 Работа во вкладке «Рабочая область»