Фасилитация при проведении больших собраний

Многие собрания, особенно большие (съезды, конференции и т. д.), представляют собой по существу диалог группы организаторов (президиума) и некоторой массы причастных к теме собрания людей (зала). Чем в большей степени данный процесс будет продуман, структурирован и " закован" в приемлемый для всех принципиальный регламент — главную опору ведущего-фасилитатора, тем более предсказуемым и эффективным будет собрание и тем меньше времени потребуется для его проведения.

Причем ситуация здесь принципиально отличается от схемы работы в малой группе, где фасилитатор взаимодействует с каждым ее участником индивидуально. На большом собрании такая возможность отсутствует, и фасилитатор выполняет роль дирижера большого оркестра, который потенциально готов подчиняться движениям " дирижерской палочки".

Для лучшего понимания того, как это происходит, приведу регламент (порядок ведения), который применялся в довольно сложной ситуации — на собрании акционеров одного из российских акционер­ных обществ с числом участников около 2 тыс. человек.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ

Председательствующий:

Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые акционеры!

По данным регистрации, на нашем собрании присутствует (в пересчете на голоса) свыше половины всех акционеров АО, поэтому позвольте считать собрание открытым.

(Примечание. Предполагалось, что приведенный выше текст будет произнесен при наличии кворума. На случай отсутствия кворума был заготовлен другой текст:

Поскольку для участия в нашем собрании зарегистрировалось (в пересчете на голоса) менее половины всех акционеров АО, совет директоров в соответствии с действующим законодательством решил считать очередное собрание недействительным. Совет директоров принял также решение провести сегодня же повторное собрание, которое в соответствии с законом действительно при любом кворуме. Собрание начнется в этом зале в 10 часов 30 минут.)

В президиуме собрания находится совет директоров АО.

Разрешите представиться: я Белов Валерий Михайлович, президент АО. Мне вместе с Петровым Сергеем Сергеевичем, заместителем председателя совета директоров АО, совет директоров поручил вести сегодняшнее собрание.

(Примечание. Чтобы избежать затрат времени на выборы председательствующего, этот вопрос был решен предварительно, на засе­дании совета директоров.)

Накануне собрания совет директоров утвердил регламент его проведения— он роздан каждому из вас. Утверждены также ман­датная комиссия, в состав которой входят акционеры АО господа Юркова, Евтеева и Агафонова, и секретариат собрания в количе­стве 4 человек, в который вошли акционеры АО господа Давыдов, Ковалев, Бондарен ко и Горбунова.

(Примечание. Состав мандатной комиссии и секретариат собра­ния также утверждены на заседании совета директоров.

В целях экономии времени на зачтение текста регламента собрания он был заранее размножен и роздан всем акционерам при регистрации.)

Заявки на выступления и вопросы принимаются только в письменном виде. На сцене установлен ящик для записок. Передавая записки, не забудьте указать свою фамилию и количество акций, которыми вы обладаете.

(Примечание. Здесь решались два вопроса: 1) избежать сложной ситуации, которая неизбежно возникла бы, когда, например, 20 акционеров одновременно подняли бы руки с требованием выступления; 2) иметь возможность синтезировать сходные записки и подготовить обобщенные вопросы докладчикам.)

А сейчас позвольте предоставить слово для отчета совета директоров АО за год Петрову Сергею Сергеевичу, заместителю председателя совета директоров.

Председательствующий (после отчета совета директоров): Позвольте предоставить слово для доклада о финансовых результатах деятельности АО в прошедшем году Черновой Ирине Константиновне, вице-президенту АО.

Председательствующий (после доклада И.К. Черновой): Переходим к следующему вопросу повестки дня. Слово для отчета ревизионной комиссии АО предоставляется председателю ревизионной комиссии Дунаеву Владимиру Ивановичу.

Председательствующий (после отчета В.И. Дунаева): Перед тем как объявить перерыв, позвольте предоставить слово председателю мандатной комиссии Юрковой Надежде Андреевне.

Председательствующий (после сообщения мандатной комис­сии):

Объявляется перерыв на 1 час. В перерыве секретариат собрания принимает записки с заявками на выступления и вопросами акционеров. Прием заявок будет прекращен за 30 минут до окончания перерыва. Итак—перерыв.

(Примечание. Все заранее подготовленные выступления собраны в один блок, чтобы затем, во время перерыва, все докладчики смогли заранее познакомиться с записками и лучше подготовиться к ответам на вопросы. Время перерыва было достаточным для того, чтобы распечатать вопросы на принтере.)

ПЕРЕРЫВ

Председательствующий (после перерыва): Продолжаем наше собрание.

Слово для выступления предоставляется...

Пока он подходит к микрофону, хотел бы сообщить вам следующее. В секретариат поступило... заявок акционеров на выступления. Напоминаю, что в соответствии с утвержденным регламентом время выступлений— до 5 минут. Всего для выступлений отводится 1 час. Приоритет отдается акционерам, имеющим наибольшее число акций. При этом 20 минут зарезервировано для выступлений акционеров, имеющих от 1 до 100 акций.

(Примечание. Здесь, с одной стороны, подчеркивается значимость владельцев крупных пакетов акций, а с другой — обеспечивается необходимая доза демократичности.)

Следующим после... будет выступать...

(Далее председательствующий предоставляет слово акционерам в соответствии со списком, который в конце перерыва ему передает руководитель секретариата собрания.)

Председательствующий (через час после начала прений): Время, отпущенное регламентом для выступлений в прениях, истекло. Приступаем к ответам на вопросы акционеров. Слово предоставляется...

(Далее члены совета директоров отвечают на поступившие вопросы в соответствии с договоренностью, достигнутой в перерыве).

Председательствующий (после завершения ответов на вопросы):

На все вопросы мы ответили. Перед тем как объявить следующий перерыв, позвольте огласить состав утвержденной советом директоров счетной комиссии: это акционеры АО господа Зубкова, Кукушкин, Назарова, Певунова — всего 4 человека. Председате­лем счетной комиссии избран Кукушкин Александр Владимирович, руководитель депозитария АО. Разрешите предоставить ему сло­во для сообщения о порядке голосования.

Председательствующий (после сообщения А.В. Кукушкина о порядке голосования):

Объявляется перерыв для голосования и подсчета голосов. По нашим прикидкам, это займет около часа. Ориентировочно в... часов мы приглашаем вас в зал.

ПЕРЕРЫВ

Председательствующий (после перерыва):

Слово для оглашения результатов голосования предоставляется председателю счетной комиссии Кукушкину Александру Вла­димировичу.

Председательствующий (после выступления А.В. Кукушкина): На этом наше собрание позвольте считать закрытым. До свидания, всего вам доброго.

* * *

Приведенный выше пример представлял собой вариант жестко регламентированной фасилитации, где даже роль фасилитатора сводилась к минимуму — он должен был лишь четко следовать позициям лежащего перед ним порядка ведения собрания. В то же время такой подход был вполне оправданным, поскольку при почти 2 тыс. участников собрания позволил провести его организованно и конструктивно.