Класифікація документів

1. За назвою:

·заява;

·автобіографія;

·резюме;

·протокол;

·наказ;

·доручення;

·розписка тощо.

2. За призначенням:

· кадрово-контрактні (або з особового складу) (заява, наказ щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракт, трудова книжка й ін.);

· організаційні (план);

· розпорядчі (наказ, розпорядження);

· довідково-інформаційні (службовий лист, звіт, доповідна та пояснювальна записки, повідомлення, оголошення, телеграма, анотація, стаття, рецензія, відгук, прес-реліз, протокол, довідка, повідомлення);

· господарсько-договірні (договір, трудова угода);

· обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, накладна тощо);

зовнішньоекономічні (міжнародна угода).

3. За походженням :

7. За способом виготовлення, структурними ознаками і ступенем стандартизації та регламентації (формою):

· стандартні, типові - укладаються на трафаретних бланках в суворо регламентованій послідовності: паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток та ін.

· нестандартні, нерегламентовані (лише певна частина даних готується заздалегідь): довідка, перепустка, положення, інструкція та ін.;

· індивідуальні - укладаються за загальними принципами, але автор-укладач довільно добирає і компонує мовні засоби.

8. За ступенем складності:

· прості (односкладні) - містять одне питання чи факт;

· складні - розглядають два і більше питань.

9. За стадіями створення:

· оригінали ( основний і єдиний примірник з усіма підписами й печатками);

· копії (точне відтворення оригіналу з позначкою «копія» у верхньому правому кутку);

· витяги ( частина документа);

· дублікати (якщо документ загублено).

10. За терміном виконання:

· звичайні безстрокові (нетермінові; виконуються за чергою);

· термінові - укладаються за визначеним завчасно терміном;

· дуже термінові - за спеціальною позначкою терміна.

11. За ступенем гласності (секретністю):

· звичайні - для загального користування;

· секретні (С) - визначається певне коло користувачів;

· цілком секретні (ЦС) - для обмеженого користування.

12. За юридичною силою:

· справжні - чинні, нечинні;

· підробні (фальсифікати).

13. За технікою відтворення:

·рукописні;

·відтворені механічним способом.

14. За терміном зберігання:

· тимчасового зберігання (до 10 років);

· тривалого (понад 10 років);

· постійного зберігання.

Реквізити – це окремі елементи, з яких складається документ. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Формуляр – це сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності.

Кожен вид документа повинен мати свій формуляр.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називають бланком (або бланк – це типові формуляри певних документів).

Групу реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок – штамп.

Таблиця 1. Реквізити документів, місце їх розташування і правила оформлення