Автобіографія (від грец. autos – сам, bios – життя, grafo – пишу) – це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Автобіографія характеризується незначним рівнем стандартизації, відомості подаються в довільній формі. Головні вимоги до її написання – вичерпність потрібних даних і лаконізм викладу.

Оформляють автобіографію від руки на аркуші формату А4 або на трафаретному бланкові установи, коли влаштовуються на роботу чи вступають до навчальних закладів.

Реквізити автобіографії:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи.

3. Дата народження: число, місяць (словом), рік.

4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

5. Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися, назви отриманих спеціальностей так, як зазначено в дипломі).

6. Відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

7. Відомості про громадську роботу.

8. Стислі відомості про склад сім’ї.

9. Домашня адреса.

10.Дата написання.

11. Підпис.

Основні правила оформлення автобіографії:

1. Назва документа (Автобіографія) пишеться посередині рядка трохи нижче за верхнє поле.

2. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу й подавати в хронологічній послідовності.

3. Подаючи відомості про членів сім’ї, не зазначають число й місяць народження, а лише рік.

4. Дата ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч.

Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу, дається оцінка його ділових і моральних якостей. Характеристика складається на вимогу працівника або на письмовий запит іншої установи. Цей документ пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають працівникові, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Відповідно до призначення характеристики бувають виробничі (зазначається професійний рівень особи), атестаційні (указуються всі відомості про людину за звітний період), рекомендаційні (укладаються при переведенні на іншу посаду).

Реквізити характеристики:

1. Назва документа.

2. Анкетні дані – у стовпчик (у родовому відмінку – прізвище, ім’я, по батькові того, кому дається характеристика, рік народження, у називному відмінку – освіта).

3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов’язків та трудової дисципліни, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

4. Висновки (зазначається призначення характеристики).

5. Дата складання.

6. Підпис відповідальної службової особи.

7. Печатка організації, яка видала характеристику.

Текст характеристики викладається від третьої особи. Кожне нове повідомлення починають з абзацу.

Наказ щодо особового складу – це розпорядчий документ, що видається керівником установи і стосується кадрових питань.

Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

Реквізити наказу:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ.

2. Назва виду документа.

3. Назва місця видання наказу.

4. Номер.

5. Дата написання.

6. Короткий зміст наказу (заголовок – “ Щодо особового складу ”).

7. Текст наказу.

8. Підстава для складання.

9. Підпис керівника підприємства (установи).

Вимоги до оформлення наказу:

1. Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі, яке пишеться великими літерами.

2. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

3. У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

4. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

5. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку й повернення з неї; г) період, за який надано відпустку.

6. У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.