Довідково-інформаційні документи.

Серед щоденної документації підприємств, організацій та установ, що висвітлює різні аспекти їхньої діяльності, найбільше довідково-інформаційних документів. Вони містять інформацію про фактичний стан справ в організації чи установі, є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також мають допоміжний характер при організації документообігу. До основних документів цієї групи належать довідки, службові записки, звіти, повідомлення, оголошення та запрошення, протоколи, усі види ділової кореспонденції.

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові.

Особистідовідки підтверджують той чи той біографічний або юридичний факт конкретної особи. Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Довідки укладають на бланках організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальні конкретні відомості.

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми та внутрішніми. Зовнішні довідки укладають для подання до іншої організації, підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою. Внутрішні – укладають для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу. Вони підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Реквізити довідки:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних).

2. Назва організації, що видає довідку, та її дані (адреса, телефон, факс).

3. Дата видачі й номер довідки.

4. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

5. Текст довідки.

6. Призначення довідки (куди подається).

7. Підписи службових осіб, печатка.

Запрошення – це документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході.

Реквізити запрошення:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у кличному відмінку).

3. Текст, у якому вказуються: дата й час події; місце; порядок денний, тематика заходу; прізвища доповідачів з кожного питання; прізвище й телефон відповідальної особи; маршрут проїзду.

4. Підпис.

5. Печатка (якщо треба).

Запрошення підписуються головою колегіального органу або керівником установи.

Оголошення – документ, який містить точний перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність, обсяг, часові координати.

За змістом оголошення поділяють на два види: організаційні(оголошення про майбутню подію чи захід) і рекламні (оголошення про роботу, потребу в послугах або можливість їх надати, про навчання).

Організаційні оголошення можуть адресуватися не лише конкретній групі осіб, а й широким верствам населення.

За формою оголошення бувають писані, мальовані, відтворені механічним способом, комбіновані та ін. При їх виготовленні можна використовувати різні типи шрифтів, кольорів.

Розрізняють оголошення:

- службові – стосуються підприємств, навчальних закладів, державних установ, фірм тощо;

- особисті– стосуються приватної особи чи групи осіб.

Реквізити оголошення:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить: дату, час, місце проведення; організатора (відповідального); коло осіб, яких запрошено; умови входу (вільний чи платний).

3. Назва структурного підрозділу або посада та прізвище особи, яка дає оголошення.

Текст оголошення має бути лаконічним, конкретним, містити вичерпну інформацію про захід чи послуги.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові структурного підрозділу або установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища з висновками та пропозиціями автора.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням – на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням – на звітні, інформаційні та ініціативні.

Реквізити доповідної записки:

1. Назва документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Пояснювальна записка – це довідково-інформаційний документ особистого характеру, у якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на стандартному аркуші паперу. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку й реєструють.

Реквізити пояснювальної записки:

1. Адресат (посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка).

2. Укладач документа (його посада, прізвище та ініціали); назва структурного підрозділу, який подає документ.

3. Назва документа.

4. Заголовок до тексту (у службовій пояснювальній записці).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках; текстові – на звичайному папері.

Реквізити звіту:

1. Назва документа.

2. Заголовок, який містить такі дані, як: “про роботу атестаційної комісії”, “про педагогічну (виробничу) практику” тощо; термін звітності; посада й місце роботи (навчання) укладача та його прізвище й ініціали.

3. Текст звіту, що має 3 частини:

- вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

- основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

- висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

4. Додатки (якщо є).

5. Дата укладання.

6. Підпис автора документа.

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, засідань, нарад, конференцій тощо.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

1. Повні, у тексті яких коротко записують виступи доповідачів та інших учасників зборів. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

2. Стислі, текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою “СЛУХАЛИ”) та ухвалу щодо цих питань (під рубрикою “УХВАЛИЛИ”).

3. Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання.

Реквізити протоколу:

1. Назва документа (посередині).

2. Порядковий номер протоколу (після слова “Протокол”).

3. Назва заходу, який протоколюється (збори, нарада, засідання тощо).

4. Назва організації чи її структурного підрозділу, де відбувається захід.

5. Дата проведення заходу (ліворуч).

6. Місце проведення заходу (праворуч на рівні дати проведення заходу).

7. Прізвище, ініціали осіб голови й секретаря зборів.

8. Кількісний склад учасників заходу (якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища, ініціали всіх учасників у алфавітному порядку; якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист).

9. Відсутні та причини відсутності.

10. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на засіданні (у називному відмінку).

11. Текст протоколу, який поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить такі рубрики: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”. Слово “СЛУХАЛИ” друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Якщо є текст доповіді, це позначають у дужках (Текст доповіді додається).

Так само оформляється рубрика “ВИСТУПИЛИ” (викладається основний зміст сказаного учасниками засідання). В ухвалі з кожного питання (“УХВАЛИЛИ”) повністю записується прийняте рішення.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників).

13. Підписи голови й секретаря зборів.

Витяг з протоколу – це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання.

Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва документа.

2. Номер витягу з протоколу (відповідає номеру протоколу).

3. Назва заходу, який протоколювався.

4. Назва організації, де відбувся захід.

5. Дата проведення заходу.

6. Пункт порядку денного протоколу, з якого робиться витяг.

7. Ухвала.

8. Підписи голови й секретаря зборів.

У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.