Обліково-фінансові документи.

Обов’язковою умовою здійснення обліково-фінансових операцій є їх документування. Ця документація покликана забезпечувати повну збереженість ресурсів, запобігання фінансовим порушенням та зловживанням, можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб, право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових та банківських органах. До основних документів цієї групи належать акт, доручення, розписка, список, перелік, таблиця.

Акт – це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов’язані з вчинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Для об’єктивного відображення певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом. Особливістю акта є те, що він містить висновки з фіксованих фактів та пропозиції.

Акти бувають двох видів: законодавчі та адміністративні.

Законодавчімістять рішення щодо чинних законів, указів, постанов.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів тощо.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія.

6. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

Акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

Текст акта поділяється на вступну та констатувальну частини. У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання. У констатувальній частині викладають характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.

Реквізити акта:

1. Автор документа (назва відомства та організації).

2. Гриф затвердження (посада, підпис, розшифрування підпису, дата затвердження).

3. Дата, номер і місце складання акта.

4. Назва документа.

5. Заголовок.

6. Підстава (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата).

7. Склад комісії (спочатку пишуть “Голова комісії”, потім – “Члени комісії” з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою; якщо були присутні свідки, то перелічують і їх.

8. Текст.

9. Кількість примірників акта й місце їх зберігання.

10. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок).

11. Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

Доручення – це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні дії або отримувати матеріальні цінності.

Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Залежно від того, хто оформляє повноваження – установа, організація, підприємство чи окрема особа – доручення поділяють на офіційні та особисті.

Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.).

В офіційному дорученні зазначаються:

1) назва організації, яка видає доручення;

2) номер доручення й дата видання;

3) посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видано доручення;

4) назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності;

5) перелік товарно-матеріальних цінностей із вказівкою на їх кількість і суму;

6) строк дії доручення;

7) зразок підпису особи, якій видано доручення;

8) назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення);

9) підписи службових осіб, які видали доручення;

10) печатка організації, що видала доручення.

Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.

Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної плати, пенсії, стипендії, поштового переказу).

Спеціальні – на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну).

Загальні – надають право здійснення операцій, пов’язаних з управлінням майном.

Доручення видається на строк не більше трьох років.

Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів тощо від підприємства або приватної особи.

Розписка може бути приватною (дія передачі й одержання відбулась між фізичними особами) і службовою (між особою й установою або між установами).

Реквізити розписки:

1. Назва документа.

2. Текст, де вказується: прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, що видає розписку й підтверджує отримання цінностей; прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, що передала цінності; найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – цифрами та прописом (у дужках); відомості про документ (паспорт, посвідчення), що ідентифікує особу, яка отримує цінності; підстава передачі й отримання цінностей.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Засвідчення підпису.