Офіційні контакти дипломатів. Дипломатичні бесіди

Протокольні і ділові візити складають з метою налагодження кон­тактів і проведення бесід з керівниками держави, офіційними особами МЗС та інших міністерств та відомств, з парламентаріями, членами дипломатичного корпусу, політичними діячами партій, представника­ми профспілок, громадських організацій, ділових кіл, військовими дія­чами, діячами культури, науки, мистецтва, працівниками ЗМІ та ін. Тому мистецтво встановлювати, підтримувати і розвивати контакти з офіцій­ними особами, а також цікавими і мудрими людьми, мистецтво вести дипломатичні бесіди в різних умовах і на різних рівнях як у діяльності зовнішньополітичного відомства своєї країни, так і в роботі диплома­тичного представництва за кордоном, має неоціненне значення.

Лише в результаті встановлення потрібних та корисних контактів, з бесід під час цих контактів, з отриманих відомостей, пропозицій, за­перечень, із висловлених намірів і поглядів створюється той загальний потік інформації, аналіз якого значною мірою допомагає закласти ос­нову для вироблення пропозицій, що виносять на розгляд директивних органів своєї країни. " Результат важливих справ, — писав Г. Ніколь-сон, — може залежати від того, які зв'язки він (посол чи дипломат. — О. С.) має і підтримує під час свого перебування на посту, від того,

наскільки йому довіряють в країні перебування, а також від його вміння і такту..." [З, с 98].

Ж. Камбон з цього приводу писав: " Дипломат... повинен ставитися з повагою до особи, з якою хоче мати справу, говорячи інакше, повинен рахуватися з почуттями країни, в якій він веде переговори" [1, с 19].

Варто тут навести поради відомого радянського дипломата І. М. Май-ського, який писав, що для дипломата дуже важливо:

— добре знати історію, культуру, літературу, мистецтво, сучасне жит­тя, пресу, телебачення, радіо, театр тощо країни, в якій він акредитова­ний;

— добре практично знати країну (ознайомлюватися з нею, здійсню­вати різноманітні поїздки по ній, відвідувати міста і села, порти, під­приємства, культурні заклади, пам'ятки старовини, політичні та гро­мадські інститути);

— мати хорошу мережу зв'язків у найрізноманітніших колах країни перебування, і не тільки серед чиновників МЗС та офіційних установ, але й серед політиків, журналістів, бізнесменів і громадських діячів, лідерів профспілкового руху і служителів Церкви, діячів науки, культу­ри і мистецтва, спортсменів;

— не боятися " інакомислячих"; дипломат повинен мати зв'язки, за можливості, з усіма партіями, всіма групами, і чим вони ширші — тим краще [2, с 52—53].

Глибоке розуміння різноманітних факторів, що визначають внутріш­ньополітичне становище країни і впливають на її зовнішню політику, тенденцій розвитку цих факторів, а також вивчення людей, які стоять біля керма великої політики, очолюють і беруть участь у різних опози­ційних течіях та угрупуваннях — всього багатогранного життя країни перебування, — можливе лише у тому випадку, коли дипломатичне пред­ставництво здійснює це планомірно і комплексно, використовуючи всі законні форми і методи нагромадження інформації: офіційні зв'язки, ЗМІ, контакти з найвпливовішими особами країни перебування — тоб­то з тими, хто творить політику і бере участь у формуванні громадської думки.

Основні загальноприйняті методи встановлення контактів — це візи­ти, прийоми тощо. Але, використовуючи ці методи, треба враховувати найтонші нюанси людських стосунків і специфіку кожної країни.

Розділ З

Особисті візити і бесіди дипломатів

Контакти і зв'язки повинні бути багатосторонніми, давати мож­ливість співставляти і пєрепровіряти інформацію з метою правильної оцінки і внесення обгрунтованих пропозицій. Брак таких зв'язків неми­нуче звужує базу отримання інформації і негативно впливає на її якість та пропозиції із тієї чи іншої проблеми.

Завдання кожного посольства — визначити, виходячи з поставле­них завдань та наявних можливостей, найнеобхідніше коло зв'язків і кон­тактів з подальшим відслідковуванням їхнього стану. Звичайно, життя на місці не стоїть і в міру отримання нових завдань чи виникнення но­вих проблем постає необхідність встановлення нових контактів, але завжди основним повинно залишатися коло зв'язків, які надійно проду­мані, давно встановлені та добре закріплені.

На першому місці серед контактів диппредставництва, зважаючи на його статус, стоять контакти з офіційними особами країни перебування на всіх рівнях.

Надзвичайно важливими для посла є особисті контакти з главою держави та прем'єром, міністром закордонних справ та членами Кабі­нету Міністрів, главами найважливіших департаментів, ключовими чиновниками країни перебування. Подібні стосунки залежать насампе­ред від характеру відносин з державою, рівня взаємних контактів і до­віри між керівництвом держав і урядів, від співпадання поглядів на оцін­ку тих чи інших міжнародних подій і, врешті-решт, від особистих сим­патій. Треба враховувати і той факт, що в багатьох країнах їхні глави важкодоступні для послів (скажімо, навіть вірчі грамоти, які адресують лідерові Лівії, приймаються не ним особисто, а Секретарем Народного комітету Народного бюро зовнішніх зв'язків Соціалістичної Народної Лівійської Арабської Джамахірії, який прирівнюється до міністра за­кордонних справ). Говорити про можливість контактів посла з главою держави в таких умовах досить проблематично. У демократичних краї­нах, за невеликим винятком, це має інший вигляд.

Треба враховувати і наявність негативних факторів, які можуть мати місце у відносинах між країнами, що вимагає неабиякого дипломатич­ного хисту та мистецтва для подолання цих бар'єрів і налагодження добрих стосунків з офіційними особами держави. Регулярні позитивні контакти з офіційними особами країни перебування — запорука успіху в роботі кожного дипломатичного співробітництва.

Важливе значення, особливо в країнах з розвиненим парламента­ризмом, мають контакти диппредставництва з лідерами парламенту — керівниками парламентських комітетів та комісій, головами партійних фракцій, активними парламентаріями. Бесіди з ними дають можливість глибше зрозуміти нюанси внутрішньополітичного життя країни, при­чини і суть протиріч та громадських процесів допоможуть краще збаг­нути соціальну, політичну й економічну механіку парламентського організму країни перебування. Налагоджуючи контакти з парламен­таріями, треба бути уважним, щоб не дати підстав для звинувачень у надмірній підтримці тих чи інших партій, зокрема опозиційних, у роз­палюванні негативних пристрастей, особливо стосовно складних пи­тань міжнародних відносин. Суттєвою особливістю контактів з парла­ментаріями є те, що більшість з них пов'язані з діловими колами своєї держави, а тому під час бесід вони часто звертаються до обговорення економічних проблем двосторонніх відносин, що в умовах економізації дипломатичної служби України має далеко не другорядне значення. Та­кими контактами співробітники посольств можуть посприяти активі­зації економічного співробітництва. При цьому слід враховувати й ак­тивно використовувати членів так званих двосторонніх парламентських груп (наприклад, польсько-української, німецько-української тощо) там, де вони існують. Корисно мати тісні контакти з парламентаріями, які представляють найважливіші регіони країни, бо це значно розширює географію отримання інформації.

Цікавими і надзвичайно корисними у плані формування позитивно­го іміджу своєї країни є контакти з парламентаріями Європарламенту та Парламентської Асамблеї Ради Європи, які мають можливість впли­вати на своїх колег з інших країн і таким чином розширювати геогра­фію впливів.

Для диппредставництва дуже важливо підтримувати добрі й регу­лярні контакти з лідерами і керівниками різних партій (у тому числі опозиційних), бо без цього неможливе прогнозування результатів пар­ламентських виборів, голосування з приводу того чи іншого питання, особливо, коли воно має значення для розвитку двосторонніх відносин, формування складу уряду та його можливої практичної діяльності тощо.

Треба мати на увазі, що важливими є контакти не тільки з партіями, які мають більшість у парламенті, але й з тими, що представлені неве­ликою кількістю депутатів, бо в кризових ситуаціях саме їхні голоси

Розділ З

Особисті візити і бесіди дипломатів

можуть бути вирішальними для розв'язання тієї чи іншої гострої про­блеми і саме вони можуть дати більше інформації щодо прорахунків і проблем у програмній та практичній діяльності правлячої партії (чи коаліції партій).

Не можна собі уявити диппредставництва, яке не приділяло б належ­ної уваги питанням розвитку науки, культури, освіти, охорони здоров'я, не цікавилося проблемами духовного життя країни. Виходячи з цього, необхідно особливу увагу приділяти представникам інтелектуальної еліти нації, до якої належать насамперед професори ВНЗ та керівники науково-дослідних інститутів, учені-практики, письменники, художни­ки, артисти, музиканти. З ними важливо мати хороші стосунки, адже вони відіграють важливу роль не тільки в інтелектуальному, а й у полі­тичному житті країни, часто входять до складу урядів, очолюють або й очолювали міністерства чи відомства. Наприклад, професор Б. Геме-рек — міністр закордонних справ Польщі, композитор Р. Паулс — міністр культури Латвії, актор Б. Ступка — міністр культури та ми­стецтв України та багато інших.

У сучасному світі роль діячів культури в державних справах буде постійно зростати, і про це треба пам'ятати. Міждержавні контакти по лінії науки і культури є одними з найперспективніших — у майбутньо­му вони відіграватимуть важливу роль у загальній схемі міжнародних відносин.

Особливе місце в діяльності диппредставництва займають контакти з представниками ЗМІ, так званої четвертої влади: головними редакто­рами газет та журналів, ведучими програм радіо і телебачення, відомими журналістами. Кожний дипломат повинен знати інформаційне середо­вище країни перебування, постійно контактувати як з діючими журналіс­тами, так і з " грандами журналістської ниви", які тимчасово перебува­ють у тіні або на пенсії, але можуть давати цікаві аналітичні оцінки окремих подій і явищ, прогнозувати їхній вплив на життя країни.

У зв'язку з глобалізацією світових економічних відносин виникає необхідність відповідної, якщо можна так сказати, економізації дипло­матичної служби. Ось чому, згідно з дорученнями Президента України Л. Кучми, вирішального значення у плані поглиблення та розширення торгово-економічного співробітництва надавалось контактам і зв'язкам диппредставництва з представниками ділових кіл країни перебування. Розширення й активізація зв'язків диппредставництва з промисловцями

і банкірами, представниками торгівлі та бізнесу збільшують шанси ви­кликати в останніх інтерес до розвитку ділових контактів з нашою краї­ною. Тому, як правило, під час офіційних візитів міністра закордонних справ України супроводжує велика група бізнесменів. Це зобов'язує наші посольства організовувати для них окрему програму контактів з пред­ставниками ділового світу країни перебування, що, безумовно, пози­тивно впливає на розвиток економічного співробітництва.

Встановлюючи контакти з бізнесменами, слід завжди пам'ятати, що вони помітно впливають не тільки на загальну економічну ситуацію, а й на політичний клімат у країні. Тому постійні контакти з ними суттє­во покращують стан економічного співробітництва і двосторонніх відно­син між державами загалом.

Усі співробітники дипломатичного представництва, а особливо тор­гово-економічної місії, повинні мати міцні контакти в бізнесових колах і використовувати їх для підвищення результативності економічного співробітництва з країною перебування.

Контакти з лідерами й активістами профспілок — важлива складова зв'язків з громадськістю країни перебування. Вони допомагають глиб­ше вивчати суспільно-політичну і соціально-економічну ситуацію в країні перебування, становище тих чи інших верств населення, зрозуміти со­ціально-трудове законодавство країни.

Необхідно також налагоджувати контакти з громадськими організа­ціями, насамперед молодіжними та жіночими. У цьому середовищі можна отримати цікаву інформацію про молодіжну політику країни, становище жінок та дітей, їхню боротьбу за належне місце в суспільстві. Величезне значення в роботі диппредставництва, як уже зазначалося, має встановлення товариських, довірливих стосунків з дипломатами інших країн на різних рівнях — від посла до аташе. Це надасть можливість отримувати цікаву інформацію про оцінку і ставлення дипломатів інших держав до важливих подій як внутрішнього, так і міжнародного харак­теру, а також інформацію про найважливіші моменти становища в країні, яку репрезентує дипломатичний працівник. Спілкування з представника­ми дипломатичного корпусу дає можливість зрозуміти, як у місцевому " мікрокліматі" відображається хід внутрішньополітичних і світових подій, як оцінюються перспективи їхнього розвитку, розглядаються позиції з найважливіших проблем міжнародного життя. Спілкування такого роду дозволяє співставляти різні точки зору і різні оцінки тих чи

Розділ З

Особисті візити і бесіди дипломатів

інших фактів, уточнювати отриману інформацію з метою вироблення найоб'єктивніших пропозицій і прогнозів.

Надзвичайно важливими і продуктивними є контакти дипустанов з українською діаспорою і громадянами України в кожній з країн пере­бування, а особливо там, де вони мають помітний вплив на формування суспільної думки, беруть участь у діяльності законодавчих, виконавчих і судових органів влади, впливають на прийняття важливих рішень (Ка­нада, США). Українська громада у будь-якій країні, де вона існує, якщо з нею постійно і розумно співпрацювати, може надавати велику допо­могу в роботі наших диппредставництв як у моральному, матеріально­му, так і в інформаційному плані. Працюючи з українцями за кордоном нашої держави, слід пам'ятати, що серед них є як громадяни країни, де знаходиться диппредставництво, так і особи, що, зберігаючи громадян­ство України, перебувають там постійно чи тимчасово, а тому форми роботи і контактів з ними потребують різного підходу.

Інформація, яку можна отримати, спілкуючись з ними, допомагає скласти уявлення про деякі, так би мовити, " підводні течії" " політично­го й економічного життя країни, про які не пише преса і не говорять офіційні особи. Контакти з представниками української громади повинні бути важливою складовою частиною загальної роботи диппредстав-ництва.

Корисними для кожного дипломатичного представництва можуть бути стосунки із представниками громадських організацій, діяльність яких спрямована на поглиблення зв'язків з Україною, наприклад, різних товариств шанувальників України, дружби з Україною, допомоги жер­твам Чорнобиля тощо.

Окрім встановлення, підтримки і розвитку вищеназваних контактів, диппредставництву необхідно активно налагоджувати зв'язки з тими службами держави перебування, які покликані допомагати у нормаль­ному його функціонуванні (відповідні підрозділи МЗС, МВС, митної, прикордонної та імміграційної служб). Зв'язки такого роду допомага­ють у своєчасному отриманні віз, дозволів на проживання або тимчасо­ве перебування в країні, у розгляді судових справ, розв'язанні інших питань, які виникають у ході консульської роботи. Іноді, на перший по­гляд, дрібниці у цих справах можуть створювати серйозні проблеми для нормального функціонування диппредставництва.

Велике значення мають контакти зі службами, що займаються пи­таннями захисту прав та інтересів громадян України, котрі постійно проживають або тимчасово перебувають на території країни, особливо у питаннях отримання спадщини, інших майнових справ.

Співробітникам консульських відділів посольств надзвичайно важ­ливо мати добрі стосунки з адміністрацією аеропортів, залізничних і ав­тобусних вокзалів, портів, митниць, готелів тощо.

У сучасній міжнародній дипломатичній практиці зберігається і ви­користовується так званий історичний етикет, який сформувався впро­довж століть, але наш бурхливий час вносить свої корективи, викли­кані появою на міжнародній арені нових держав, загальною демокра­тизацією, запровадженням у життя народної дипломатії тощо.

Ефективною і раціональною формою контактів є організація пере­глядів цікавих відеоматеріалів про свою країну, різноманітних концертів, виходячи з можливостей посольства (наявності залу).

Практикують і виїзди на природу, спортивні зустрічі, виступи перед різними аудиторіями, особливо студентськими.

Особливою формою контактів є прийом у посольстві чи консуль­ському відділі відвідувачів з особистих питань. При цьому важливо про­являти ввічливе і чуйне ставлення до кожної людини, що звернулася. Треба робити все для того (це вже вершина дипломатичної майстер­ності й такту), щоб, навіть у випадку неможливості позитивного роз­гляду того чи іншого питання, відвідувач покидав посольство задоволе­ним проявленою до нього увагою.

Корисною формою спілкування з громадянами країни перебування є листування. Разом з іншими формами контактів і зв'язків працівників посольства, воно є важливою складовою загального плану роботи дип-установи.

Якщо ж поставити запитання, що в дипломатичній роботі є найваж­чим і найскладнішим, найважливішим і найвідповідальнішим, а в той же час найцікавішим і найкориснішим, то відповідь може бути одна — дипломатична бесіда.

Поняття " дипломатична бесіда" — надзвичайно широке. Бесіди різняться між собою як тематично, так і конкретними умовами, в яких вони відбуваються, метою, яка ставиться, складом співрозмовників і багатьма іншими чинниками. Тому важко дати диференційовані

4 4-619

Розділ З

Особисті візити і бесіди дипломатів

рекомендації для кожного виду бесід, але є певні загальні закономірності, на яких доцільно зупинитися.

Зрозуміло, що результати будь-якої бесіди залежать від професійної підготовки дипломата, його вміння мобілізувати і правильно спрямува­ти знання і досвід, уміння слухати співрозмовника, виділяти головні аргументи положень, які він висуває, і бути готовим виставити свої контр­аргументи та докази.

Конкретні умови, в яких відбувається бесіда, безумовно, впливають на її характер, тривалість. Навряд чи вдасться провести змістовну гли­боку бесіду на офіційному прийомі, концерті, в театрі, коли навколо багато сторонніх людей, і хтось може втрутитися у вашу розмову. Тому в таких випадках відбувається короткий обмін інформацією (інколи до­статньо й кількох речень, щоб з'ясувати якесь конкретне питання) або досягається домовленість про ґрунтовнішу зустріч з питань, які станов­лять взаємний інтерес.

Бесіда проводиться з метою передання співрозмовникові інформації чи повідомлення або одержання інформації від нього. Передача інфор­мації офіційним особам часто здійснюється за дорученням Центру і про­водиться, як правило, послом або одним із старших дипломатів.

Що стосується бесід з представниками неурядових кіл, то вони ве­дуться на всіх дипломатичних рівнях, і теми вибираються на власний розсуд. Правда, слід пам'ятати, що дипломат повинен уникати нудних і " порожніх" бесід, які можуть не дати бажаного результату.

Варто бути дуже уважним до співрозмовника, проявляти максималь­ну чемність, за необхідності переводити розмову на нейтральні теми.

Крім отримання інформації, диппрацівник повинен уміти передава­ти і власну, вигідну для своєї країни. Необхідно робити це тактовно, щоб вона сприймалася не як нав'язування поглядів, оцінок, переконань, а як доречне доповнення під час обговорення тієї чи іншої теми.

Як готуватися до запланованої бесіди? По-перше, визначивши для себе тему, треба уважно, в деталях вивчити всі обставини, документи, пов'язані з нею, щоб досягти її чіткого власного бачення.

По-друге, слід підготувати вагому аргументацію для захисту влас­них думок та поглядів, одночасно готуючись до можливого спростуван­ня аргументів співрозмовника.

По-третє, доцільно заздалегідь опрацювати тактику ведення бесіди. Необхідно зважити на те, що співрозмовник, часто незацікавлений

у поглибленому розгляді питання, може уникати розмови і зводити її на манівці.

Дуже важливо розрахувати час, щоб мати його вдосталь для обгово­рення основного питання і забезпечення ділової частини бесіди, а не тільки її протокольного оформлення.

Особливо важливо мати попередню уяву та необхідну інформацію про співрозмовника, знати основні моменти його біографії, політичні погляди, особисті інтереси, вподобання, склад сім'ї тощо. Вміле вико­ристання цієї інформації безумовно сприятиме встановленню добрих особистих стосунків із співрозмовником.

Розробивши план проведення бесіди, треба домагатися його повної реалізації (для цього потрібний досвід, що набувається роками). Дип­ломат повинен добре відчувати " плин часу" під час бесіди, не спостері­гаючи за годинником, уміти його правильно розрахувати від початку і до завершення. У дипломатичній практиці відомо багато курйозних випадків " перетяжок" або " недотяжок" у подібних ситуаціях.

Бувають й інші крайнощі, коли дипломат починає бесіду з " лобової атаки", відразу засипаючи партнера запитаннями, які його цікавлять. Це, як правило, викликає негативну реакцію протилежної сторони, і роз­раховувати у такому випадку на позитивний результат більш, ніж про­блематично. " Класичний" дипломат уміє, враховуючи час, непомітно перейти від етикетної частини бесіди до ділової, зберігаючи такт та ввічливість при постановці питань, і, за реакцією відповіді, відчувати настрій співрозмовника та його бажання або небажання продовжувати бесіду.

Французький дипломат Ф. де Кальєр, автор відомої праці " Про ве­дення переговорів з монархами", пише: " Дипломат повинен мати швид­кий і врівноважений розум, вміти добре слухати, бути уважним і ввічли­вим. Перш за все, хороший дипломат повинен мати достатню витрим­ку, щоб гамувати в собі бажання висловитися до того, як сам обдумав те, що мав сказати" [3, с 82—83].

Ніколи не можна ставитися упереджено до свого співрозмовника, опираючись на інформацію, отриману від інших осіб, бо вона далеко не завжди буває об'єктивною.

Дуже важливо вести бесіду спокійним тоном, у жодному разі не підвищувати голос і не показувати навіть ознак якогось невдоволення

Розділ З

Особисті візити і бесіди дипломатів

чи роздратування, не перебивати співрозмовника. Нетактовність під час бесіди може бути використана проти вас.

" Спокій ідеального дипломата, — пише Г. Нікольсон, — повинен проявлятися у наступному: по-перше, дипломат повинен бути в хоро­шому настрої або, у крайньому випадку, вміти не показувати свого по­ганого настрою, по-друге, він повинен бути винятково терплячим" [4, с 73].

У той же час ввічливість і коректність не повинні заважати дипло­матові досягнути реалізації поставленого завдання.

Для переконливішого перебігу бесіди важливо підкріплювати власні думки посиланнями на факти, джерела яких повинні бути тільки офі­ційними. Часто трапляється, що одне і те ж явище чи подія оцінюються по-різному, і тому важливо вміти довести правильність своєї позиції.

У бесідах дуже часто вживаються формулювання " в неофіційному плані", " моя особиста думка" тощо. Ці вирази сприймаються співроз­мовником, як правило, умовно, і трактуються радше як натяк на довір­ливість, бо дипломат будь-якого рангу — особа офіційна, і все сказане ним у тому чи іншому плані сприймається як офіційна точка зору.

Коли ж дипломат заявляє про те, що йому доручено зробити офіцій­ну заяву, то цим тільки підкреслюється важливість інформації, яка має бути передана співрозмовникові. Це буває, для прикладу, коли дипло­мат відвідує МЗС і робить " офіційну заяву" з приводу, скажімо, статті чи виникнення якогось інциденту, спрямованих проти його країни.

Дуже вміло й уважно треба користуватися категоричними форму­люваннями відповідей " так" або " ні". З цього приводу навіть існує дип­ломатичний каламбур: " Якщо дипломат каже " так", то це означає " може бути", якщо каже " може бути", то це означає " ні", якщо ж каже " ні" — це не дипломат". Якщо ж співрозмовник наполегливо домагається од­нозначної відповіді, то можна відповісти " на мою думку" або утрима­тися від відповіді взагалі.

Слід бути дуже уважним і обережним щодо можливості отримання дезінформації. Ваш співрозмовник може зробити це навмисно, і тоді з ним надалі краще не спілкуватися, аби не стати знаряддям у чужих руках.

Можна спостерігати три типові випадки отримання інформації під час бесід з громадянами країни перебування:

1) коли співрозмовник все подає у позитивному висвітленні;

2) коли він критично ставиться до оцінки ситуації в своїй країні, але обґрунтовує це конкретними фактами;

3) коли намагається очорнити загальну ситуацію або дії своїх по­літичних противників.

Перший випадок рідко буває носієм надійної інформації. Щодо дру­гого і третього, то дипломатові треба бути обережним, аби його не зви­нуватили в неприязні, а то й у втручанні у внутрішні справи країни пе­ребування.

Після проведення бесіди в обов'язковому порядку необхідно зроби­ти запис бесіди або занотувати у документах іншої форми.

Підготовлений за результатами бесіди документ може бути корис­ним як засіб отримання оперативної інформації для МЗС та інших уста­нов, зацікавлених у співпраці з цією країною. Він повинен містити до­кладну інформацію про зміст розмови, розкривати суть основних пи­тань, що обговорювалися, показати досягнуті результати та існуючі розбіжності. Виклад власної позиції під час бесіди подається стисло, без зайвої деталізації. Рекомендують запис бесіди оформити відразу після її завершення, як виняток — наступного дня. Під час бесіди роб­лять нотатки, особливо тоді, коли йдеться про конкретні дати, прізви­ща, назви тощо. Нотатки робить або сам учасник бесіди, або ж спеці­ально призначений для цього працівник. Запис бесіди повинен бути ви­кладений зрозуміло, чітко, без двозначностей, перекручувань, натяків, надто коли це стосується суті отриманої інформації. У супровідному (до запису бесіди) листі чи службовій записці роблять висновки та вно­сять пропозиції щодо результатів розмови.

Якщо бесіда відбувалася поза межами України, то порушені в ній важливі й термінові питання за наявності відповідних технічних мож­ливостей передають у Центр шифрованою телеграмою. Більш доклад­на інформація, яка не має термінового характеру, пересилається дипло­матичною поштою.

Запис бесіди проводиться з дотриманням певної форми, згідно з якою в обов'язковому порядку необхідно:

а) вказати країну, місце, дату і тривалість бесіди, за чиєю ініціати­
вою вона відбулася;

б) перерахувати кожного з учасників бесіди із зазначенням їхніх
посад.

Розділ З

Особисті візити і бесіди дипломатів

Доречно вказати, проводилася ця бесіда безпосередньо чи через пе­рекладача; вручалися (передавалися) при цьому якісь документи, їхні копії, інші матеріали.

Згідно з давніми традиціями, запис бесіди оформляється як такий, що зроблений " із щоденника" дипломата. Свого часу від дипломатів вимагалося постійне ведення щоденника, в який заздалегідь записував­ся зміст бесіди, який згодом оформлювався для ознайомлення керів­ництва, інших дипломатичних установ. Усі записи бесід мають гриф " Зі щоденника (прізвище дипломата)", який розташовано у верхньому лівому куті аркуша. Крім традицій, він свідчить також про те, що зміст документа в цілому не є терміновим, не призначений для негайного озна­йомлення, хоч окремі його частини можуть розсилатися терміново. Як правило, бесіда записується від третьої або від першої особи.

Залежно від посадового рівня осіб, які вели бесіду, змісту і кола по­рушених питань, обсяг документа, який готується за її підсумками, може коливатися в межах від 1 до 5 сторінок. Чим нижчий посадовий рівень співрозмовників, тим коротшим повинен бути відповідний документ. У ньому має йтися лише про ті питання, які керівник доручав диплома­ту порушити під час бесіди.

Однією з робочих форм переговорного процесу є телефонна розмо­ва. На відміну від виробничих, комерційних та інших структур, де у низці випадків офіційні переговори проводити необов'язково, і домовленість може бути досягнута по телефону, у дипломатичній практиці телефон­на розмова, як правило, проводиться лише для з'ясування чи уточнен­ня окремих питань.

Телефонна розмова є специфічним видом усного мовлення: виклю­чається передача інформації через міміку, жести, вираз очей та ін. Тому при її веденні особливо важливо використовувати лексичні можливості ділової мови. Слід брати до уваги, що досить часто неякісний зв'язок, зовнішній шум, дефекти вимови співрозмовника тощо ускладнюють спілкування, призводять до появи надлишкової інформації (перепиту­вання, повторення). Спілкування також може ускладнитися через не­вміння співрозмовника висловлюватися стисло, простими реченнями. Спілкуючись телефоном, слід намагатися говорити не дуже швидко і, за можливості, чітко, зрозуміло. Тон має бути спокійним, витриманим, ввічливим.

Виклад справи потрібно здійснювати лаконічно, без зайвих подро­биць. Короткі фрази краще сприймаються на слух, ніж довгі, тим більше ускладнені зайвими мовними конструкціями. Розмова телефоном не по­винна перетворюватися на монолог. Викладаючи багатоаспектне питан­ня, слід передавати інформацію дозовано, вчасно робити паузи. Зага­лом, вміння вести телефонну розмову значною мірою полягає у тому, щоб своєчасно зробити паузу і тим самим дати можливість співрозмов­никові висловити своє ставлення до питання, що обговорюється.

У розмові про третю особу її слід називати на ім'я та по батькові або за прізвищем (повторювати весь час лише " він" — неввічливо).

Ініціатива завершення розмови належить, як правило, тому, хто за­телефонував, але якщо дипломатичний ранг співрозмовника вищий, то слід дати можливість закінчити розмову саме йому.

У телефонних розмовах дипломати звичайно обмежуються корот­кими виявленнями ввічливості, які є обов'язковими. Розмова телефо­ном з офіційними особами іншої держави прирівнюється до особистої бесіди. До її запису ставляться такі ж вимоги, що і до запису бесіди чи інформації про неї.

Запис телефонної бесіди, як і усної, повинен бути викладений чітко і зрозуміло, без двозначностей, особливо щодо суті сказаного співроз­мовником. Цьому мають сприяти нотатки, які робляться під час розмо­ви. Він також супроводжується службовою запискою чи листом, що містять висновки та конкретні пропозиції щодо ефективного викори­стання отриманої інформації в оперативній роботі.

Запис телефонної розмови проводиться з дотриманням певної фор­ми, згідно з якою в обов'язковому порядку необхідно вказати:

— посаду, прізвище, ім'я, по батькові співрозмовника;

— країну, місце, дату, тривалість розмови, за чиєї ініціативи вона відбулася.

Бесіди дипломатів були і залишаються важливим інструментом дип­ломатичної практики, тому що мета дипломатії — усунення розбіжно­стей, протиріч і сприяння розвитку дружнього співробітництва між дер­жавами. За словами англійського дипломата Е. Сатоу, " це застосування розуму і такту до ведення офіційних відносин між урядами незалежних держав" [4, с 38].

Розділ З

Мистецтво дипломатичних бесід полягає у тому, щоб шукати роз­в'язання складних проблем міжнародних відносин мирним шляхом. У процесі дипломатичної практики кожний дипломат має виробити влас­ну манеру ведення бесід з позицій високого професіоналізму та компе­тенції.

Під час візитів і бесід не можна забувати про манери, тобто ввічли­ве, уважне ставлення до людей, вміння добитися свого, зробивши іншим приємність. Правильні манери прикрашають поведінку людини, непра­вильні — псують її. Під час бесіди мають значення жести, вираз облич­чя, міміка, зоровий контакт із співрозмовником. Сучасні вчені-психоло-ги стверджують, що так звана мова тіла — це підсвідоме вираження того, що людина думає і відчуває насправді. Цікавими у цьому сенсі є так звані невербальні комунікативні жести, які систематизував амери­канський спеціаліст з паблік рілейшнз Джон Честер:

1. Співрозмовник барабанить пальцем. Це може означати, що він проявляє нетерплячість або нервується.

2. Співрозмовник знизує плечима. Йому нецікаво або байдуже, що ви говорите.

3. Стиснуті руки означають відчай, безнадію.

4. Стиснуті кулаки — свідчення агресивності, спроба контролювати свій гнів.

5. Розслаблені руки, повернуті перед собою долонями догори, озна­чають затруднения, здивування, стурбованість.

6. Якщо співрозмовник розстібає піджак, це ознака того, що він го­тується до активних дій.

7. Схрещені на грудях руки означають виклик або осуд.

8. Якщо людина йде швидко, руки вільні, підборіддя підняте, то вона демонструє впевненість у собі і рішучість.

9. Якщо людина " волочить" ноги, руки у неї в кишенях, голова по­хилена, то вона впала духом, у відчаї, пригнічена, перебуває в стані де­пресії.

10. Долоня руки прикладена до щоки або підпирає підборіддя кула­ком, означає зацікавленість, яка межує із здивуванням.

11. Якщо співрозмовник вдаряє себе по підборіддю, то йому на дум­ку спав якийсь здогад, він стурбований.

Особисті візити і бесіди дипломатів

12. Якщо людина зачіпає або потирає ніс, то вона роздумує, міркує про щось.

13. Поза " руки в боки" — демонстрація переваги чи виклик.

14. Якщо долоні складені дашком, це може означати, що співроз­мовник думає.

15. Якщо співрозмовник нахиляє голову набік, то він іронізує або схильний до насмішки.

16. Окуляри, опущені на кінчик носа, і погляд поверх оправи — ви­мога більшого, особливо фактів.

17. Якщо людина ходить туди-сюди, то вона, очевидно, чимось стур­бована або нервує.

18. Стискання і потирання перенісся — ознака втоми.

19. Якщо людина сидить на краю стільця, то вона вичікує і проявляє інтерес.

20. Якщо співрозмовник сидить, заклавши ногу на ногу і злегка по­гойдуючи нею, скоріш за все, він нудьгує.

21. Характерний жест вказівним пальцем — бажання підкреслити свою точку зору.

22. Якщо співрозмовник демонстративно простягає вперед схрещені ноги, а тим більше кладе їх на сусідній стілець або ще куди-небудь, то він хоче вразити присутніх своєю невихованістю.

23. Якщо людина відкинулася назад і підтримує схрещеними рука­ми голову, то вона прагне розслабитися, а також справити враження.

24. Якщо під час розмови співрозмовник прикриває рот руками, то він не хоче, щоб його зрозуміли.

25. Якщо людина відвела руку за спину і стиснула її в кулак, а дру­гою тримає за зап'ясток, то вона замкнута, напружена [5, с 134—136].

Отже, впевнений і авторитетний зовнішній вигляд сприяє впевне­ним і авторитетним діям, а відтак — відповідному сприйняттю співроз­мовником. Таким чином, зовнішній вигляд і поведінка використовуються для того, щоб досягнути поставленої мети. Хоча деякі з цих спостере­жень можуть здаватися наївними, але все-таки сенс у них є.

Розділ З

Особисті візити і бесіди дипломатів

3.3. Візитні картки дипломата та їхнє застосування

Візитні картки відомі з сивої давнини, походять вони з Далекого Сходу, де були в ужитку задовго до винайдення друкованого письма. Тоді картки виписувалися від руки тушшю на шовку або на доброму рисовому папері. За часів Людовіка XIV у Франції вони використовува­лися як листи, надіслана картка могла замінити візит.

У наступних століттях візитні картки розповсюдилися в багатьох країнах і вагомішими вважалися ті, що були виготовлені від руки. Сьо­годні ж вони ввійшли не тільки в дипломатичну практику, але й у діло­ве життя як невід'ємний атрибут міжлюдських відносин.

Візитну картку активно застосовують у дипломатичній практиці для встановлення і підтримання контактів з урядовими, дипломатичними, діловими і громадськими колами країни перебування. Вона може вико­ристовуватися як для безпосереднього, так і для заочного відрекомен-дування її власника. В епоху СРСР візитні картки були величезною рідкістю, бо, по-перше, їх дозволялося використовувати лише обмеже­ному колу вищих партійних і державних чиновників, заслуженим і на­ближеним до номенклатури працівникам науки і культури, а, по-друге, сам процес виготовлення картки в умовах тотальної цензури перетво­рювався у справжні випробування для того, хто бажав її отримати. Нині, на щастя, часи змінилися, і кожний може виготовити собі карток стільки, скільки забажає і будь-якого вигляду чи форми. У нас і сьогодні візитна картка виконує здебільшого одну функцію — традиційний обмін номе­рами телефонів, факсів, адресами електронної пошти. До речі, назва " візитка", яка вживається нами у повсякденному спілкуванні, — непра­вильна, бо це слово завжди означало й означає нині чоловічий одяг для денних офіційних візитів.

На Заході використання візитної картки багатофункціональне: нею можна привітати зі святом, з днем народження або якоюсь іншою ро­динною урочистістю, передати подяку і познайомитися, надіслати у від­повідь на складений візит, з візитною карткою надсилають сувеніри, квіти тощо.

У міжнародній практиці міцно утвердилися короткі символи, які виражають ставлення власника картки до того, кому вона призначаєть­ся, або інтенцію, з якої вона посилається. Ці символи, що означають

подяку і побажання, пишуться чорним олівцем у лівому нижньому куті візитної картки:

p.f. — pour feliciter — привітання;

p.z. — pour remercier — подяка;

p.f.N.A. — pour feliciter Nouvel An — побажання з нагоди Нового Року;

p.f.F.N. — pour feliciter Fete Nationale — побажання з нагоди націо­нального свята;

p.p. — pour presenter — відрекомендування іншої особи (замість особистого візиту);

p.c. — pour condoleance — виказ співчуття;

р.р.с. — pour prendre conge — прощання у зв'язку з остаточним від'їздом з країни у випадку, коли не складається прощальний візит.

Візитна картка глави диппредставництва з написом p.p. посилається разом з карткою особи, яку він хоче відрекомендувати, на візитній картці якої нічого не пишеться. Відповідь у такому разі також дається візит­ною карткою без напису на адресу особи, яку відрекомендовано.

На візитних картках можна робити й інші написи, коли це стосуєть­ся менш офіційних випадків і залежить від рівня та характеру стосунків з особою, якій посилається картка, від звичаїв, котрі панують у її країні. Текст, як правило, пишеться короткий, від третьої особи, найчастіше внизу картки і тільки від руки:

— " вітає з Новим Роком і Різдвом Христовим";

— " вітає з національним святом";

— " вітає з днем іменин";

— " дякує за увагу" (за запрошення на концерт, за сувенір);

— " дякує за привітання";

— " з найкращими побажаннями" (при передачі сувеніра, квітів тощо).

На візитній картці, на якій вказані тільки ім'я та прізвище власника, може бути написане (нижче) і запрошення. Наприклад:

Розділ З

Особисті візити і бесіди дипломатів

Допускають й інші форми використання візитних карток. Якщо, ска­жімо, картка передається адресату її власником (без складання візиту), то вона загинається з правого боку по всій ширині; у деяких країнах загинається верхній правий чи лівий кут.

Вважається грубим порушення етикету, якщо загнуту картку прино­сить кур'єр або водій. Через них можна передавати лише незагнуті карт­ки, але в жодному разі — не поштою. Відповіді на візитні картки також дають візитними картками впродовж 24 годин з часу їх отримання. Але слід відзначити, що ці останні моменти використання візитних карток застосовуються нечасто.

У дипломатичній практиці використовують такі основні види візит­них карток: офіційні, приватні та спільні. Вони можуть відрізнятися між собою форматом, кольором, видом друку, змістом. Офіційні візитні картки, як правило, розміром 9 х 5 см — для чоловіків і 7, 5 х 5, 5 см — для жінок; це лаконічні документи, що друкуються на білому цупкому папері шрифтом, близьким до рукопису. На офіційній візитній картці дипломатів друкується ім'я та прізвище, посада і назва столиці, але може подаватися також адреса і телефони, факси, адреса електронної пошти.

Нижче показані різноманітні візитні картки дипломатів різних рангів:

По

Розділ З

Що ж стосується приватних візитних карток, то тут фантазія не має меж, зважаючи на можливості сучасної поліграфічної та комп'ютер­ної техніки, тому якісь загальні правила застосовувати неможливо (тис­нуті золотом чи сріблом, різнокольорові, з розмаїтими шрифтами, фо­тографіями власників і без них, з різними символами й улюбленими квітами тощо).

У дипломатичній практиці використовуються і спільні картки, коли до особи треба виразити спільне ставлення чоловіка і дружини. Напри­клад:

Дипломатичні картки можуть друкуватися однією або двома мова­ми: рідною та іноземною, мовою країни перебування й англійською, за­лежно від реальної обстановки і потреби.

■ ■