![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Документи внутрішньовідомчого листування
Як уже мовилося вище, дипломатичні документи поділяють на документи дипломатичного (зовнішньодипломатичного) та внутрішньовідомчого листування. Документи внутрішньовідомчого листування — це документи, що стосуються зв'язку закордонних дипломатичних представництв з Центром і включають у себе листування з МЗС та іншими державними, рідше недержавними, структурами з конкретними проблемними відносинами з країною перебування або у багатосторонніх міжнародних відносинах. У свою чергу, документи внутрішньовідомчого листування умовно можна поділити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До тих, які готуються для використання в роботі лише свого відомства, належать службова і доповідна записки. Службова записка — це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної установи про події та факти, що мали місце або відбудуться в найближчому майбутньому і матимуть безпосередній або опосередкований вплив на діяльність закордонної установи, і вносить відповідні пропозиції. Доповідна записка — це форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуацію, що склалася у зв'язку з виконанням дорученого завдання. Документи дипломатичного представництва для внутрішніх потреб, а також для відправлення в Центр можна поділити на такі групи: — інформаційно-довідкові матеріали; — звітна документація; — листування з консульських питань; — листування з приводу планування роботи та кадрових питань; — листування з адміністративно-господарських та фінансових питань; — листування з МЗС та іншими відомствами й установами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян. Дипломатичні документи внутрішньовідомчого характеру диппред-ставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Таким засадничим документом можна вважати інформаційну довідку про країну перебування або, як її ще називають, " довідку по схемі". Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про геополітичне становище, короткі відомості з історії тощо. У довідці подається інформація з проблем внутрішньополітичної ситуації: характеристика правлячих партій, угрупуваннь, коаліцій; стосунків між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою); гострих питань поточного моменту як політичного, так і економічного плану; 5 4-619 Розділ 4 Дипломатичне листування
Для широкого використання готується загальна довідка (до 5 сторінок), у ній подають тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних, гострих проблем і оцінок. Ці довідки повинні постійно оновлюватися найактуальнішими матеріалами. Довідки, як правило, складаються на окремих аркушах, щоб їх можна було оперативно замінювати, не переробляючи всього документа. Другим за значенням інформаційним документом є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про: — умови і цілі розвитку двосторонніх відносин; — хронологію контактів між керівниками держав (президентами, головами парламентів, прем'єр-міністрами, міністрами закордонних справ); — стан договірно-правової бази (існуючих документів і тих, що готуються до підписання); — стан торговельно-економічного і науково-технічного співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп; — стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров'я), а також проблеми національних меншин, специфіку релігійного життя. Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні відомості щодо регіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект. У цілому, ця довідка є оперативним документом і повинна постійно оновлюватися з урахуванням конкретної ситуації. У процесі діяльності дипломатичного представництва готуються й інші тематичні довідки та інформації, які дають оцінку тієї чи іншої сфери життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого розвитку подій та їхнього впливу на відносини з Україною. Біографічні довідки про політичних і державних діячів країни перебування містять, як правило, хронологічні дані основних подій в їхньому житті, службовій кар'єрі, участі у виборчих органах. Тут же міститься інформація про вчений ступінь, сімейний стан, володіння мовами, про особисті уподобання та хобі. У принципі, якихось усталених правил підготовки довідково-інформаційних матеріалів не існує, але для них характерна одна вимога — чіткість, зрозумілість і послідовність викладу, висвітлення всіх найважливіших аспектів проблеми і, що найголовніше, об'єктивність. У довідці повинні бути викладені причини виникнення проблеми, логічний розвиток її вирішення до моменту завершення, з урахуванням часу підготовки документа. Для роботи з матеріалами такого роду використовується як офіційна, так і неофіційна документація країни перебування, матеріали бесід, стенограми виступів державних і політичних діячів, парламентські протоколи, документація громадських організацій і політичних партій. Можуть також використовуватися наукові праці, монографії, дисертації, картографічні матеріали та ін. При підготовці довідкових матеріалів бажано посилатися на джерела інформації, надто у тих питаннях, які мають якусь особливу вагу. Як свідчить власний досвід, дуже корисним буває обговорення окремих тематичних довідок на референтських нарадах або у " вузькому колі", залежно від специфіки теми, що викладається у довідці. У закордонних дипломатичних представництвах одним із оперативних інформаційних документів, що готуються прес-аташе, є огляди преси, які бувають трьох видів: — оперативний — містить інформацію про всі виступи місцевих ЗМІ щодо України, її внутрішньої і зовнішньої політики, відображає ставлення до керівництва держави; — тематичний — висвітлює певну тему публікацій і передач місцевих ЗМІ у певному часовому відрізку, надсилається для використання в територіальних управліннях; — " Україна на сторінках і в передачах ЗМІ" — інформаційно-аналітична довідка узагальнюючого плану (готується, як правило, не менше двох разів на рік). Огляди преси повинні бути максимально стислими і відображати найголовніше щодо внутрішньої і зовнішньої політики України або подій, до яких у даний момент привернута увага міжнародної громадськості. Розділ 4 Дипломатичне листування
Окрім огляду преси, в кожному дипломатичному представництві повинна вестись хроніка найважливіших подій, до якої, як правило, включаються візити, переговори, конференції і симпозіуми; перераховуються основні питання, які на них вирішувалися або розглядалися. Хроніка, подібно до інших дипломатичних документів, має бути стислою і чіткою. До інших інформаційно-довідкових матеріалів належать анотації окремих книг, брошур, переклади статей, записи текстів цікавих теле-і радіопередач, огляди парламентських дебатів, різноманітні статистичні дані, які можуть містити актуальні інформаційні матеріали про зовнішню і внутрішню політику країни перебування, її державних, політичних та громадських діячів, про інші події, що так чи інакше мають до-тичність до України, впливають на її імідж або відносини з нею. Наступним важливим блоком документів, що готують у кожному дипломатичному представництві, є зовнішня документація, до якої належать: — річний і піврічні політичні звіти; — політичні листи; — звіти дипломатів про поїздки країною перебування; — консульські звіти; — звіти інших українських представництв за кордоном. Річний політичний звіт дипломатичного представництва за кордоном (основний документ про роботу за рік)—це сконцентрований аналіз стану двосторонніх відносин у різних площинах (політичній, економічній, гуманітарній, військовій), роботи представництва із забезпечення інтересів країни та захисту прав громадян України та юридичних осіб, прогноз розвитку відносин на найближчу перспективу, узагальнення зробленого та пропозиції на майбутнє. Структуру річного політичного звіту, а також його обсяг визначає спеціальна інструкція, яка складається в МЗС. До підготовки річного політичного звіту висувається низка принципових вимог, які повинні обов'язково враховуватися:
1) має бути дана оцінка виконання пріоритетних завдань двосторонніх відносин по стратегічних напрямах зовнішньополітичної діяльності України; 2) викладаються лише фактичні матеріали, лаконічно і без зайвих коментарів та роздумів; 3) повинен бути чітко структурованим згідно з інструкцією та вимогами МЗС, складатися з цільних блоків, які мають подаватися, виходячи зі значущості подій чи заходів та їхнього хронологічного порядку; 4) між планом роботи за звітний рік, самим звітом і планом роботи на наступний період повинен існувати органічний зв'язок, оскільки в цьому полягає послідовність і спадковість у діяльності та реалізації зовнішньої політики України. Окремим блоком у цьому звіті подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність дипломатичного представництва. Додатки до річного звіту посольства: — результати виконання плану роботи (у формі спеціальної таблиці); — хроніка двосторонніх контактів з країною перебування за звітний період (дата й основна мета зустрічей глав держав, урядів, парламентів, міністрів закордонних справ, назви і дати укладених документів); — перелік чинних міжнародних угод між Україною і країною перебування в хронологічному порядку відповідно до дати набуття чинності; — " облікова картка" забезпеченості умов роботи кадрів дипломатичних представництв і консульських установ України за кордоном; — відомості про звільнення диппредставництва України від сплати податку на додану вартість у звітному році. Річний звіт готується впродовж кількох останніх місяців поточного року з метою поглибленого аналізу та осмислення діяльності диппредставництва за звітний період. Річні звіти ретельно аналізують у відповідних підрозділах МЗС, виходячи з них, можуть готуватися висновки і пропозиції для Адміністрації Президента України, Парламенту та Уряду, міністерств та відомств. У територіальних управліннях готуються висновки по звітах, які за підписом державного секретаря або його заступника, що є куратором цього управління, надсилаються до диппредставництв для обов'язкового обговорення на референтських нарадах. У цих висновках дається оцінка оперативної і довідково-інформаційної роботи представництва,
робляться відповідні зауваження з того чи іншого розділу звіту і, що найголовніше, уточнюються конкретні цілі й завдання для персоналу представництва на майбутній рік з урахуванням внесених висновків і пропозицій, а також думки Центру. Піврічний звіт складається за аналогічною схемою. У ньому дається оцінка найважливіших політичних і економічних подій за звітний період, їхнього впливу на стан двосторонніх відносин. У піврічному звіті не подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність та роботу з кадрами. У цих звітах пропозиції носять здебільшого оперативний характер з урахуванням реальної ситуації поточного періоду. Як і річний, піврічний звіт також є результатом колективної діяльності, але більш прикладного характеру. По завершенню року в посольствах готуються звіти по роботі з кадрами, де дається загальна оцінка кадрової ситуації в диппредставництві, оцінка морального клімату в колективі, укомлектованості штату і пропозиції щодо підвищення працівників у посадах та рангах. На завершення відрядження на кожного співробітника диппредставництва готується розгорнута характеристика з пропозиціями щодо його можливого використання в роботі. Політичні листи чи політичні записки готуються при потребі доповісти Центру про важливі події, які сталися в країні перебування і мали вплив на стан політичної ситуації в ній, а також двосторонніх відносин. Для політлистів характерні: важливість теми, своєчасність інформації, глибокий і всебічний її аналіз, обов'язкові пропозиції чи рекомендації щодо дій своєї країни у тому чи іншому напрямі двосторонніх відносин. Тому політлисти та політзаписки є суттєвим і логічним доповненням річних та піврічних звітів, а інколи можуть і заміняти піврічні звіти. Готуються також звіти дипломатів (насамперед, керівного складу) про поїздки по країні перебування, в яких викладається зміст бесід і характер зустрічей, дається оцінка політичної та економічної ситуації в регіонах, робляться висновки і вносяться пропозиції. Ці документи використовуються для підготовки інформаційно-довідкових матеріалів, річних і піврічних планів. Окремі звіти складають представники інших відомств (МВС, Держ-митслужби, Міноборони), які представлені в посольстві, ці матеріали
Дипломатичне листування також використовуються при складанні звітів про роботу посольства в цілому. Важливими аналітичними документами інформаційно-довідкового характеру є звіти за підсумками візитів глави держави (глави уряду, міністра закордонних справ), в яких стисло відображаються результати візиту, відпрацьовуються рекомендації з розвитку двосторонніх відносин, вносяться пропозиції щодо практичної реалізації досягнутих домовленостей. Звіт за підсумками візиту складається зазвичай з трьох основних частин: — оцінки вибраної дати і терміну візиту, хронології зустрічей, загальної оцінки візиту, виходячи з реалізації його концепції; — ґрунтовного аналізу виконання кожного з розділів візиту: ділової частини, інформаційного та протокольного забезпечення, організаційних заходів; — висновків і пропозицій щодо активізації двосторонніх відносин і підвищення їхньої ефективності. Досить обсяговим у роботі кожного посольства є листування з консульських питань: візової підтримки, громадянства, витребування і легалізації документів громадянського стану, захисту прав громадян України тощо. Диппредставництва ведуть листування з Центром щодо перспективного і поточного планування роботи у розрізі тісної її координації з планами Центру в кадрових питаннях, особливо що стосується ротації, штатного розпису тощо. Окремо слід виділити листування між дипломатичним представництвом і Центром з питань адміністративно-господарської та фінансової діяльності (фінансова звітність, проблеми матеріально-технічного забезпечення, нормативні документи). Багато уваги кожне представництво приділяє листуванню з іншими відомствами й установами України за їхніми запитами, а також за запитами окремих громадян, що стосуються насамперед економічних і правових проблем, а також конкретних життєвих потреб громадян України. Розділ 4 Дипломатичне листування
Документи в системі МЗС готуються українською мовою, однак з представництвами зарубіжних держав листування ведеться мовою акредитуючої країни або, найчастіше, — англійською. До зовнішньодипломатичних документів (вербальні й особисті ноти, особисті листи, пам'ятні записки і меморандуми, заяви та комюніке), як і до документів внутрішнього, службового листування (доповідні записки, циркулярні листи, довідки та інформації, записи бесід тощо) ставляться єдині вимоги: грамотність, чіткість викладу, правильне виділення головного змісту, переконлива аргументація, логічна послідовність тощо. Дипломатичні документи не повинні перевантажуватись надмірним фактичним і цифровим матеріалом; якщо вони викликають особливий інтерес, то подаються у вигляді додатків або таблиць. Усі матеріали, що йдуть у додатках, повинні мати посилання на джерело. Особливо ретельно повинна готуватися й опрацьовуватися зарубіжна кореспонденція, тому що документи, які надсилають іншим державам, виправити практично неможливо, а це означає, що навіть незначні на перший погляд помилки або неточності можуть мати непрогнозо-вані наслідки. Відомо немало випадків, коли через випадкові або й свідомі неточності у документі виникали неприємні казуси та інциденти в міжнародних відносинах. Будь-яка неточність применшує цінність документа, а іноді й ставить під сумнів увесь його зміст. Про якісь правки в дипломатичному документі не може бути й мови, а тому у цій справі необхідна ретельна підготовча робота. Мова дипломатичних документів — це специфічна професійна мова, вона повинна бути простою і лаконічною, при цьому надзвичайно рідко допускається вживання порівнянь та епітетів, хоча майстерно підібраний художній образ може підсилити виразність документа. Особливість дипломатичної мови полягає, за англійським прислів'ям, у майстерності " висловити найогидніші речі в приємних виразах". Приклади цієї мови наводить Г. Нікольсон:
Звичайно, не всі ці вирази дослівно застосовуються, але про них треба пам'ятати, бо дипломати-професіонали і нині часто послуговуються цією " напівезопівською мовою", що маскує справжню думку автора. Інший приклад наводить російський дипломат О. Ковальов у своїй книзі " Азбука дипломатии". Ось як, на його думку, можуть фіксуватися результати переговорів з урахуванням розставлених акцентів: Сторони єдині в тому... Сторони вирішили почати найближчим часом переговори (про те-то)... Була визнана доцільність і своєчасність того... Сторони визнали необхідним... Було досягнуто згоди про доцільність... Сторони визнали корисним здійснення (таких-то кроків)... Сторони дотримуються думки... У ході обміну думками виявилися близькість чи збіг поглядів (з таких питань, з широкого кола питань)... Сторони домовилися спільно розглянути і розробити (такі-то заходи, плани співробітництва тощо)... Сторони висловили готовність... Сторони погодилися щодо важливості того... Було виражено обопільне прагнення... Розділ 4 Дипломатичне листування
З наведеного переліку видно, яка широка градація ступеня згоди і збігу чи подібності поглядів: від простого викладу поглядів до повного узгодження позицій. Що означає така мова, для чого вона потрібна? По-перше, для суспільної думки — вона зберігає під час переговорів і вирішення питання атмосферу спокою, по-друге, дає можливість почати переговори з відносно сприятливих стартових позицій і, по-третє, дає можливість при вирішенні питання кожному з урядів " зберегти обличчя" та уникнути загострення обстановки [3, с 432—454]. З іншого боку, не слід вважати, що мова дипломатичних документів — це набір штампів, навпаки, вона повинна впливати на почуття читача і залишати в його пам'яті виразний слід. Величезне значення при складанні дипломатичного документа має правильність написання імені, прізвища і титулу адресата. Вони повинні точно відповідати записам в офіційних документах. При цьому не допускаються жодні, здавалось би, на наш погляд закономірні скорочення. До прикладу, повний титул глави Малайзії звучить так: Його Величність Султан Азлан Шах, Верховний Глава Малайзії, Аконг Малайзії, а глави держави й уряду Брунею-Даруссалам — Його Величність Султан Сер Муда Хассанал Болкіах Муіззадін Ваддаулах Султан і Глава держави, Прем'єр-міністр Брунея-Даруссалам. Цікавим у цьому сенсі є приклад з часів царювання Олексія Михайловича (1629—1676), який сам активно займався міжнародною політикою і не давав спуску своїм підданим. Так, під час переписування одного з документів, через неуважність було пропущено слово " государь". Цар одразу відіслав листа боярину Ордин-Нащокіну, який відав тодішнім відомством зовнішніх зносин — Посольським приказом: " Апреля в 19 день писал есте к нам, а в отписке вашей в первом столбце прописано, где было надобно прописать нас, великого государя, и написали великого, а государя не написано. И то вы учинили не остерегательно, и к вам ся наша грамота придет и вы б впредь в отписках своих и во всяких наших делах, которые будут на письме, наше, великого государя, именование и честь писали с великим остерегатель-ством. А вы, дьки, вычитали б всяки письма сами не по единожды и высматривали б гораздо, чтоб впредь в ваших письмах таких неосторожно-стей не было. А подьячему Гришке Котошихину, который тое описку писал, велели б есте зато учинить наказание — бить батоги" [1, с. 80]. Сьогодні, на щастя, батогами помилок не виправляють, але неохайних у підготовці дипломатичних документів очікують неприємності, які також можуть мати досить серйозні наслідки. У роботі із підготовки дипломатичних документів велике значення має оперативність. Часто навіть ретельно складений документ втрачає свою вагу і значення, якщо він підготовлений із запізненням, і необхідність у ньому практично зникла. Перекладений з іноземної мови документ необхідно подавати у супроводі оригіналу, а у разі різночитання — мати кілька близьких за змістом до оригіналу варіантів перекладу. Дипломатичні документи повинні мати і бездоганний зовнішній вигляд. Вони друкуються на папері вищого гатунку, як правило, формату А-4. При написанні чистовика не допускаються підчистки чи виправлення, текст має бути красиво відформатований по всьому аркуші. Печатка повинна стояти в нижній частині документа. Відомі історичні випадки, коли навіть сам папір документа ніс певне смислове навантаження. Так, 1915 року Японія висунула Китаю ультиматум — так звану двадцять одну вимогу, в якому йшлося про грабіжницькі претензії до нього. Президент Китаю Юань Шикай не поспішав з відповіддю. Обурений тактикою китайців посол Японії порадив їм пильніше приглянутися до паперу, на якому був надрукований ультиматум. Там чітко проглядались, якщо піднести до світла, зображені водяними знаками силуети військових японських кораблів. Натяк був більш, ніж прозорим [1, с 82]. Отже, писане слово в дипломатичній практиці може бути і добрим союзником, і злим ворогом. Коли воно вміло підібране, використане своєчасно і до місця, то може допомогти тим, хто вагався, стати на ваш бік, роз'яснити їм вашу позицію, а в кінцевому підсумку — підтримати вас. Грамотно підібрані слова і вирази роблять дипломатичний документ більш переконливим, чітким і можуть принести бажані результати. Слід завжди пам'ятати старе, але мудре народне прислів'я " Слово — не горобець, вилетить — не впіймаєш".
Для кожного дипломатичного документа надзвичайно важливим є зміст і форма. Тому заслуговує на увагу техніка його складання, яка вимагає безумовного врахування багатьох факторів. Важливо визначити, на що звернути особливу увагу, а що взагалі пропустити, яким аргументам надати перевагу, враховуючи при цьому контраргументи партнера. Складання дипломатичних документів вимагає великих і ґрунтовних професійних знань та значного дипломатичного досвіду. Дипломатія України, будучи порівняно молодою, активно застосовує весь арсенал форм дипломатичного листування для забезпечення миру і стабільності в Європі та світі, а її політичні пропозиції і конкретні ідеї знаходять все більше розуміння і підтримки. Список літератури 1. Борунков А. Ф. Дипломатический протокол России. — ML, 2000. 2. Ковачёв А. Азбука дипломатии. — М., 1993. 3. Попов В. И. Современная дипломатия: Теория и практика. — М.: Научная книга, 2000. 4. Сатоу Э. Руководство по дипломатической практике: Пер. с англ. — М., 1947. — Розділ 5 ДИПЛОМАТИЧНІ ПРИЙОМИ Однією з форм ділового спілкування є прийоми. Це не що інше, як зібрання запрошених офіційних представників держави, ділових осіб, партнерів, колег по службі, однодумців, друзів, просто знайомих у певному місці, в конкретний час, з певною метою. Розрізняють прийоми, пов'язані із запрошенням представників певних установ, організацій, фірм, їх організовують з метою розвитку ділових контактів і дружніх зв'язків та отримання додаткової інформації або проведення попередніх виробничих консультацій. Ділові офіційні прийоми влаштовуються з нагоди національного свята, річниці, знаменної події, на честь перебування в державі іноземної делегації, при відкритті представництв фірми. Приводом для світських неофіційних прийомів можуть бути різноманітні події: національні, місцеві, фахові свята, дні народження, весілля чи театральні прем'єри. До будь-якого прийому потрібно спеціально готуватися і тим, хто запрошує (господареві), і запрошеним (гостям). Чим чисельніший прийом, тим раніше слід запросити гостей, щонайменше за 10 днів. Прийоми, які організовуються дипломатичними представництвами, сприяють встановленню, підтримці і розвитку контактів посольства з країною перебування. На таких прийомах іноземні дипломати пояснюють політику своїх країн, отримують інформацію про країну перебування, обмінюються думками щодо важливих міжнародних подій. Користь такого обміну інформацією залежить від досвіду та дипломатичного мистецтва кожного співрозмовника. На прийомі доводиться зустрічатися і спілкуватися з великою кількістю людей різних прошарків суспільства. Все це є продовженням службової діяльності, і до цього треба бути добре підготовленим: подумати, з ким про що говорити, з ким познайомитися, кого представити тощо. Більше того, потрібно буде 142 Розділ 5 відповідати на запитання співрозмовників, що зацікавлені отримати інформацію. Англійський дипломат Е. Сатоу, відповідаючи на запитання, що таке дипломатія, говорив: " Це застосування розуму і такту з метою розвитку офіційних відносин між урядами незалежних держав". Цим самим він підкреслював, що для дипломата є важливим не лише його знання, здібності, розум, а і такт — вміння себе тримати та поводитися. Хоча відчуття такту, деякою мірою, є інтуїтивним, його можна розвинути у собі і через опанування різноманітних норм поведінки, які застосовуються у сфері спілкування на дипломатичному рівні. Ці норми відображає протокол та дипломатичний етикет. І сьогодні точаться дискусії на тему: протокол — це політичний інструмент чи атрибут держави. Традиції проведення прийомів були започатковані ще в глибоку давнину. Гостинність була і залишається важливим показником честі і достоїнства народу та держави. Держави оберігають історичні традиції прийомів гостей як символи миру і добрих відносин. 5.1. Види дипломатичних прийомів
|