Підготовка та проведення дипломатичних прийомів

Організація прийомів

Кожен із прийомів складається з двох частин. Перша—зустріч, вітан­ня і збір гостей, приватні й загальні розмови, попереднє ознайомлення запрошених з їхніми місцями за банкетним столом, аперитиви (напої для угамування спраги). Друга — банкет за столом з повним обслугову­ванням, або фуршет.

Для проведення прийомів та банкетів необхідно мати два суміжних зали: один — для прийому і збору гостей, інший — для банкету.

У залі для прийому і збору гостей (його називають ще аванзалом) ставлять декілька крісел, круглий столик, на який кладуть сигарети (в пачках або сигаретницях), сірники, сигари в коробках, ножиці для зрізання кінців сигар, попільнички, ставлять канделябри з запаленими свічками. Приміщення прикрашають свіжими квітами в корзинах або високих вазах.

Для ознайомлення гостей з їхніми місцями за столом в аванзалі на видному місці ставлять зменшений макет основного столу, на якому розміщують картки з зазначеними прізвищем, ім'ям та по батькові кож­ного гостя в тому порядку, що відповідає місцям за банкетним столом. У центрі столу кладуть стрілку, яка показує напрямок, в якому розташо­ваний стіл і послідовність розміщення місць, починаючи від вхідних дверей.

Якщо банкет одночасно проводиться у кількох залах, у кожному з яких є по кілька столів, рекомендується інша система попереднього озна­йомлення гостей з їхніми місцями. В аванзалі на стенді, розміщеному

на видному місці, вивішують список учасників прийому, зазначають прізвище, ім'я та по батькові кожного з них, номер залу або його назву, номер стола і місця. Тут же на стенді гості зможуть ознайомитися зі схемою розташування банкетних залів, столів у кожному з них та номе­рами своїх місць.

Перед запрошенням гостей до банкетного залу в аванзалі їм пропо­нують аперитиви для втамування спраги та збудження апетиту. Із без­алкогольних напоїв пропонують соки, мінеральні столові води, газова-ну воду або охолоджену воду з льодом. Солодку воду не подають, бо вона знижує апетит.

Кращими соками для аперитиву вважають лимонний, грейпфруто-вий, гранатний, виноградний (із несолодких сортів винограду). Із вино­горілчаних напоїв як аперитив пропонують вермут (вважається, між іншим, кращим напоєм для аперитиву), шампанське (сухе або напівсу­хе), природні натуральні вина — біле або червоне, а також коньяк і го­рілку.

Розрізняють три види аперитиву: одинарний, комбінований і зміша­ний. Одинарним називається аперитив, який має лише один вид напою, наприклад, тільки вермут або шампанське. Комбінований—два і більше видів напоїв, розлитих у чарки, келихи, стопки, вино, коньяк або горіл­ка у відповідних чарках. Змішані аперитиви — це спеціально пригото­вані суміші різних напоїв, наприклад несолодкі коктейлі.

Аперитиви подають гостям на невеликих підносах, накритих сер­ветками. Часто до них як закуску пропонують нарізаний шматочками лимон, маслини, мигдаль чи інші горішки. Нерідко під кінець прийому гостям подають коктейль або аперитив, а потім каву.

Етикет запрошення та відмова від нього

На прийом з розсаджуванням список запрошених готують завчасно, що пояснюється необхідністю скласти план розміщення гостей за сто­лом.

На дипломатичні, офіційні прийоми гостям надсилають відповідні запрошення, які можуть бути повністю або ж частково надрукованими. Для менш офіційних заходів допускається надсилання запрошень, пов­ністю написаних від руки. Незалежно від виду запрошення завжди пи­шеться від третьої особи. Офіційний протокол вважає за можливе пере­дати його телефоном або телеграфом.

Розділ 5

Дипломатичні прийоми

Запрошення на офіційні заходи завжди друкуються на білосніжно­му (off white) папері чорною фарбою. Останнім часом при виготовленні запрошень серед усіх стилів написання літер перевага надається руко­писному стилю.

Повністю надруковані запрошення використовують для особливих заходів — дуже великих або формальних, офіційних прийомів. Вва­жається, що такі запрошення демонструють особливу повагу до запро­шених (вони ж є і найдорожчими). У повністю надруковане запрошен­ня від руки вписується тільки ім'я гостя та, за потреби, його дружини.

.Якщо господарем прийому є висока офіційна особа (глава держави, прем'єр-міністр, спікер парламенту, посол держави тощо), запрошення може мати вгорі зображення герба країни або ж печатку офісу посадо­вої особи (наприклад, прем'єр-міністра). Існує практика, згідно з якою на запрошеннях на заходи, що відбуваються на державному рівні, вико­ристовується зображення державного герба, печатки офісу посадової особи, виконані золотою фарбою, а на запрошеннях на робочі снідан­ки, ланчі, інші менш офіційні заходи — некольорове випукле зобра­ження герба або печатки. Усі запрошення від імені президента країни мають золоте зображення державного герба або ж президентської пе­чатки.

Частково друковані запрошення можуть використовуватися для будь-якого виду прийняття, з будь-якої нагоди та для будь-якої дати і часу. Запрошення такого роду можуть надсилатися для ланчів, чаю, коктейлів та ін.

Частково друковані запрошення дешевші, ніж друковані повністю, і тому вони активно використовуються особами та установами, які час­то організовують різні протокольні заходи. Необхідна інформація (вид прийняття, дата, день, час і місце проведення) вписується від руки чор­ним чорнилом відповідно до конкретного заходу.

Існують загальні вимоги до запрошень усіх видів. Якщо захід влаш­товується на честь певної офіційної особи, високого гостя або ж на відзначення національного свята, відповідна інформація вказується вгорі на запрошенні або ж, якщо допускає розмір, у самому тексті. У тому випадку, коли відповідна фраза дуже довга, друкується окрема картка, яка прикріплюється до запрошення.

Запрошення, що надсилається почесному гостю, не пояснює причи­ну заходу, а містить напис " То Remind" або " Pour Memoire" (P. M.).

Зазвичай, усі запрошення, зокрема запрошення на прийняття з роз­садною гостей, обов'язково у лівому нижньому кутку містять літери R. S. Y. Р — прохання відповісти. Нижче можливе уточнення — " Regrets only" — повідомити тільки в разі неможливості бути присутнім. Таке прохання відсутнє на запрошенні, що надсилається почесному гостю, з яким обов'язково досягається попередня домовленість про його при­сутність, і таким чином запрошення у даному випадку є нагадуванням про захід. Якщо відповідь очікується по телефону, його номер пишеть­ся під проханням дати відповідь.

У запрошенні, як правило, вказується форма одягу, передбачена для конкретного заходу. Це може бути:

— повсякденний одяг. Така форма визначається словами: " informal", " tenue de ville", " undress" (характерно для Великобританії);

— смокінг. У дипломатичному та офіційному протоколі для даної форми використовується визначення " black tie". Можливо також, для напівформальних заходів, " dinner dress", " tuxedo";

— фрак. У запрошеннях така форма визначається як " white tie".
Можливо також " tenue de soire", " evening dress", " decorations" і просто
" tails".

Якщо у запрошенні форму одягу не вказано, вважається, що в тако­му разі організатори передбачають неформальний, повсякденний одяг. У такій ситуації варто уточнити форму одягу напередодні прийому.

Запрошення на прийняття можуть бути передані телефоном. Як тіль­ки отримується згода на запрошення по телефону, одразу ж надсилаєть­ся відповідне надруковане або написане від руки нагадування. Може бути воно надіслане також і телеграфом. Запрошення на офіційні захо­ди, передані телеграфом, дублюються надрукованими. Відповідь на за­прошення такого роду дається також телеграфом або по телефону.

Запрошення на прийняття розсилаються заздалегідь. Мінімальний строк — за тиждень до проведення заходу. Щоправда, така розсилка може призвести до небажаних наслідків — численних відмов у зв'язку з тим, що раніше вже були прийняті запрошення на ті чи інші заходи, образи з боку деяких запрошуваних, які можуть подумати, що про них згадали в останній момент, коли хтось, кого запросили раніше, відмо­вився прийти.

Оптимальний час розсилки запрошень — за два-три тижні, у разі організації особливо важливого заходу — за чотири тижні.

Розділ 5

Дипломатичні прийоми

Залежно від конкретних обставин запрошення надсилаються з ку­р'єром, рідше поштою, (високим посадовим особам, визначним діячам рекомендується завжди надсилати з кур'єром).

В усіх випадках, коли у запрошенні є літери R.S.Y.R. або слова " про­хання відповісти", необхідно якомога швидше дати відповідь про мож­ливість чи неможливість бути присутнім. Як заведено, відповідь даєть­ся протягом 1—2 днів після отримання запрошення. Якщо особа, яку запрошують, не певна у тому, чи зможе вона бути присутньою, краще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент. Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів у складне становище тому, що вони не можуть прийняти рішення щодо розсадки за столом, а також не можуть запросити когось іншого. Це й змушує організаторів нагадувати про необхідність дати відповідь. Взагалі ж не відповісти на запрошення — серйозна помилка.

Якщо подружжя відмовляється від запрошення через відсутність чоловіка або дружини у місті або у зв'язку з отриманням раніше іншого запрошення для одного з них, він чи вона має сповістити про це органі­заторів, і тоді можливе надсилання запрошення одному — тому, хто вільний на час запрошення.

Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, і самому/самій прийти на коктейль, обід-буфет, а ля фуршет, якщо це є бажаним і коли на його чи її присутність розраховують організатори.

На запрошення, які надходять від імені глави держави, необхідно дати відповідь протягом 24 годин з моменту його отримання. На запро­шення, передане по телеграфу, слід відповісти негайно також по теле­графу або по телефону. Існує лише кілька ситуацій, коли можлива відмо­ва прийняти запрошення від імені глави держави. Це — смерть члена сім'ї, хвороба запрошеного, весілля члена сім'ї, відсутність запроше­ного у столиці, в країні у день проведення відповідного заходу.

Більш правильним вважається відповісти на запрошення листом чи листівкою, ніж надсилати візитну картку. У деяких країнах відповідь візитною карткою вважається нетактовною, особливо коли йдеться про офіційне запрошення.

Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чорнилом на білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошен­ня. Відповідь дається від третьої особи. Запрошення на прийняття

з розсаджуванням надсилається кожному персонально і старшинство гостей визначається згідно з рангом кожного, тому направляти на офіцій­ний сніданок, обід, ланч замість себе іншу особу не дозволяється. Така заміна можлива тільки за згодою організаторів.

Важливим моментом у протоколі та етикеті запрошень на диплома­тичні офіційні прийняття є питання щодо можливості чи неможливості прохання надіслати запрошення. Вважається недопустимим просити запрошення для себе на жодні заходи. Офіційна особа може попросити запрошення для колеги або ж для особи, яка обіймає вищу посаду. Дип­ломатичний працівник може у разі, якщо його колега або вища офіцій­на особа з його країни проїжджає через столицю на місце нової акреди­тації, попросити своїх колег з дипломатичного корпусу включити гостя до списку на офіційні або дипломатичні заходи, на які список запроше­них не має обмежень.