Средства внутриорганизационных коммуникаций.

1. (к 21вопросу) Печатные средства - периодические новостные издания

- листки новостей, газеты и журналы; задачи: официальное объявление позиции организации, сообщение информации, значимой для достижения цели, передача организацией своих сообщений своими собственными словами без посредников;

- управленческие публикации - бюллетени и журналы для менеджмента;

- отчеты для занятых - выполняют информационную и мотивационную функции

- книги, брошюры, инструкции - информируют сотрудников, дополняют новостную информацию подробным и системным описанием важных для компании вопросов; функции - введение в специальность, информационная справка, институциональная функция

- письма, вкладыши, репринты публикаций; назначение писем - персонализация информации; вкладыши и приложения - информация, дополняющая письма и периодические издания; репринты публикаций используются для доведения позиций компании по важным вопросам

- доски объявлений - используются для информирования, для улучшения производительности труда, для сокращения потерь и инцидентов

2. Вещательные - корпоративное радио и ТВ; редио может использоваться для новостей и объявлений; радио - проводник корпоративной культуры; ТВ может быть использовано для показа учебных фильмов, отражения производственных событий, видеовстреч руководства с сотрудниками, ответов на вопросы сотрудников

3. Личные - преимущество - возможность задать вопрос и выразить свое мнение, создает эффект сокращения дистанции:

- собрания

- советы и комитеты

- вечеринки

- банкеты

- экскурсии

- корпоративные игры, соревнования

Мероприятия для персонала

Специальные мероприятия в организации - мероприятия, организуемые ПР-отделом для информирования персонала организации и администрации. С этой целью проводятся:

- публичные высутпления руководителя организации - главная цель выступления - чтобы персонал ощущал свою принадлежность к общему делу и был носителем её идей и ценностей. Подготовка у выступлению - это работа над текстом ПР-специалиста. Желательно включить факты, цифры, иллюстративный материал, цитаты. Весь отчет должен состоять из нескольких разделов, желательно после каждого раздела был вывод. Стоит учитывать количество слушателей.

- деловые беседы с работниками организации; правила ведения: заранее составить план и продолжительность; уяснить до начала беседы интересы сотрудников; создать перед началом беседы атмосферу взаимного доверия; придерживаться намеченной цели от начала до конца беседы; зафиксировать кратко полученную информацию; подытожить

- выбор руководящего состава - осуществляется в соответствии с уставом на собрании трудового коллектива. Для проведения выборов создается комиссия по выборам, утверждается форма бюллетеня, порядок выдвижения кандидатур, сроки их представления в комиссию, нормы представительства, порядок и сроки выборов делегатов на общее собрание, назначается дата проведения общего собрания; задача ПР-специалиста - составить сценарий проведения выборов и проведение подготовительной работы по организации выборов

- конкурсный отбор персонала; ПР-специалист определяет форму и содержание объявления о вакансии, способы приема документов и кандидатов, место и время встречи с кандидатами, список лиц, контактирующих с кандидатом, условия и особенности проведения конкурсного отбора, форма оповещения о результатах этапов конкурса и процедура приема на работу и введения в должность; цель конкурсного отбора - комплектование вакантных должностей высококвалифицированными, грамотными, способными работать в рыночных условиях специалистами и руководителями среднего звена.

- конкурсы; цель - повышение творческой активности персонала; для проведения конкурса разрабатывается положение о конкурсе, в котором определяется порядок проведения и награда победителю

- сотрудничество с кадровыми агенствами; ПР-специалист ведет работу с кадровыми агенствами - подыскивает сотрудников по заказу работодателя, со службами занятости и агенствами по трудоустройству с целью подыскать соискателю работу. Задача - сформулировать требования кандидату на определенную должность

- корпоративное обучение - организация и проведение различных курсов и тренингов для персонала.

- корпоративные праздники; основная мысль - те, кто собрался на праздник - отличный коллектив, сильная и перспективная команда

- организация корпоративного музея; цель - привлечение внимания и интереса к собственной истории организации и повышение авторитета организации

21.Роль печатных коммуникаций в установлении взаимоотношений с персоналом.

Печатные формы. Развитие новых технологий привело к появлению более совершенных форм взаимосвязи, однако до сих пор печатные публикации остаются первичным средством для внутреннего общения в большинстве организаций. В этом случае реализуются следующие цели:

- информирование сотрудников о целях, задачах и направлениях развития организации; - обеспечение сотрудников информативными материалами, необходимыми им для того, чтобы выполнять свою работу профессионально и эффективно; - развитие у сотрудников более высокой социальной активности, а также стремления к поддержанию и улучшению стандартов организации, повышению качества и эффективности их работы; - признание достижений сотрудников.

Каждая публикация, любое напечатанное слово выступают частью коммуникационной программы компании, предназначенной для достижения конкретных целей в отношении зафиксированных установок и правил организации. Внутренние публикации компании носят универсальный характер, являются полностью контролируемым средством коммуникации. Преимущество таких публикаций состоит в том, что они позволяют довести нужную информацию до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Одним из недостатков и в то же время преимуществ внутренних публикаций является некоторая негибкость по отношению к внутреннему каналу обратной связи. Чтобы облегчить получение отклика от контактной аудитории, т.е. сделать связь двусторонней, нередко прибегают к модели «вопрос - ответ». Все желающие задают вопросы, на которые отвечает редакция. Данный подход требует полной поддержки со стороны руководства компании, поскольку необходимо время для того, чтобы проводить исследования и отвечать на вопросы. С другой стороны, двусторонняя коммуникация обеспечивает атмосферу полного доверия, ведь часто сотрудники при непосредственной встрече с руководителями не очень активны. Внутренние же публикации обеспечивают отличный механизм для обратной связи. Проблема создания и развития обратной связи возникает в каждой организации. Везде решают эту проблему по-разному. Чрезвычайно важна мотивация. Кроме того, сотрудник должен видеть, что его предложение и вопросы приводят к положительным изменениям в жизни организации, что он способен непосредственно влиять на руководство. Для создания надежной обратной связи важно, прежде всего, создать благоприятные условия для реализации стремления сотрудника улучшить работу предприятия. Самое главное во внутренних публикациях - наличие интересной и необходимой для сотрудников информации. Наиболее часто используемая форма публикации для этого - информационный бюллетень. Из-за недорого и упрощенного технологического процесса создания они выпускаются очень оперативно, доступны всем и недороги. Многие организации используют их на регулярной основе и в случаях необходимости быстрого доведения до коллектива сведений по отдельным вопросам.Раньше популярны были стенгазеты. Сейчас популярность их в связи с развитием электронных средств коммуникации значительно снизилась. К сожалению, такого рода газеты не обеспечивают двусторонней связи, но являются отличным средством информирования.

Еще один инструмент внутренней коммуникации в коллективе - доска объявлений. Сейчас подобная форма испытывает второе рождение и часто является информационным центром. Доска объявлений становится важнейшим источником новостей и общей информации во внутренних коммуникациях организации. В некоторых компаниях эта доска объявлений выполнена в электронном варианте. Они позволяют воспринимать систематизированную информацию, созданную путем опубликования коротких сообщений. Их применение является действенным средством для пресечения слухов. Слухи, сплетни, догадки являются видом неформальной коммуникации, который существуют во всех организациях. Он основан на фактах, услышанных, увиденных кем-то, но извращенных после передачи. Такая информация безвредна до тех пор, пока она не становится главным источником информации в организации. Несмотря на то, что от них нельзя избавиться совсем, руководители должны контролировать такую информацию, создавая и поддерживая систему эффективной формальной коммуникации.

22.Роль вещательных коммуникаций в установлении взаимоотношений с персоналом.

Внутреннее видео

Внутреннее телевидение и использование видеопленки становится все более распространенным средством внутрикорпоративных коммуникаций. Крупнейшие компании повернулись к этому средству коммуникаций, стремясь конкурировать за внимание занятых, 80% которых получает большую часть своих новостей от телевидения.

Эффективность телевидения объясняется высокой информативностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Эта видеолента гораздо информативнее аудиопленки и тем более печатного текста того же сообщения.

Видеозапись сокращает дистанцию между аудиторией и менеджером, персонализирует политику компании.

Американская компания быстрого питания Burger King производит видео в собственной студии для того, чтобы обучать работников в своих 5-ти тысячах ресторанов. Все рестораны компании имеют оборудование для просмотра видео. Основные сообщения длятся около 20 минут. Учебные фильмы для персонала зарубежных ресторанов использует и компания Kentucky Fried Chicken.

Компания Miller Brewing производит 20-минутный видеожурнал, распространяет его каждые 3 месяца во все месторасположения компании. Журнал отражает новые сделки, продвижение марок, события на заводах и содержит рассказы, интересные для занятых. В качестве причины издания такого видеожурнала компания определила то, что руководству компании гораздо проще говорить в 5-минутном видео, чем лично, - со всеми месторасположениями компании.

Компания Ford останавливает сборочную линию, чтобы показать видеоленты рабочим. В одном из случаев на 35 заводах для 110 тысяч рабочих была показана видеолента об улучшении качества работы.

Сеть магазинов Wall-Mart стала обращать визиты своего основателя в одновременные видео-встречи с тысячами магазинов. Британский банк Barclays Bank строит помощью видео коммуникации с 85 тысячами своих занятых в 2, 5 тысячах своих подразделений в Великобритании и за рубежом. Большая часть работ по производству видео ведется в собственной студии под руководством бывшего телепродью-сера компании ВВС [Wragg, с. 123]. Видео используется здесь для показа ответов топ-менеджмента на вопросы аудитории нескольких филиалов, для ролевого проигрывания методов продаж нового продукта, для претестирова-ния телерекламы.

Введение внутреннего телевидения и изготовление видеофильмов должно быть предварено проработкой специалистами ПР следующих вопросов:

1) Зачем нам нужно это видео?

2) Кого мы стремимся достичь этим видео?

3) В чем идея видео?

4) Что мы хотим, чтобы сделали зрители, посмотрев это видео?

5) Насколько хорош сценарий?

6) Достаточно ли высоко качество нашего вещания?

7) Дотягивает ли ведение вещания до уровня обычного телевидения?

8) Насколько профессиональна команда телевещания?

9) Где наши зрители увидят видео?

10) Какими средствами коммуникации мы поддержим видео?

11) Как много денег можем мы истратить?

Интернет как средство внутриорганизационных коммуникаций

Интернет может служить удобным средством внутриорганизационных коммуникаций. Электронная почта в развитых странах превосходит обычную по скорости, достоверности, надежности, и сопоставима в цене.

Обычно абоненты электронных ящиков просматривают их не реже 2-3 раз в неделю, а самые активные пользователи - каждый день и не один раз. С помощью электронной почты проводится информирование занятых, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение. Такие электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации заменяют многие бесплодные и растянутые собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку и проработку обсуждаемых вопросов. Частота собраний с личным присутствием снижается в несколько раз. По электронной почте же может рассылаться информационный бюллетень. Корпоративная электронная доска объявлений для сотрудников - удобное средство внутреннего информирования для организаций, где значительное количество сотрудников имеют прямой и удобный доступ к Интернет - на рабочих местах.

23.Преимущество личных встреч с персоналом.

Большинство занятых рассматривают коммуникации с непосредственным начальником как предпочитаемый источник информации. Однако, гораздо меньшая часть считает, что их начальник - хороший источник информации. Поэтому занятые больше полагаются на слухи, хотя предпочли бы им сообщения своего шефа.

Возможность прямых коммуникаций представляют конференции, проводимые раз в год или в полгода. Конференции собирают вместе людей, которые редко встречаются вместе. В сравнении с видео, конференции представляют более личный контакт. Здесь может проводиться обучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация и тестирование нового продукта вместе с конкурирующим продуктом. Недостатком конференций как средства коммуникаций является отрыв специалистов от текущих дел и стоимость проведения мероприятия.

Собрания и брифинги в организации могут проводиться по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы.

Задачей подразделения ПР является создание возможностей для непосредственных коммуникаций менеджмента с занятыми, часто в неформальной обстановке. При этом обеспечивается " перемешивание" менеджмента и и^.ата в различных формах встреч - от сессии жалоб до собраний маркетингового планирования. Практикуются также встречи " перепрыгиванияуровня" (skip level) - менеджеров высшего уровня с подчиненными несколько уровней ниже в организационной иерархии. Ценность таких встреч - в их регулярности, содержательности, значительности. Так, в американских университетах принято проводить приемы в полуофициальной обстановке, где могут быть несколько спикеров из числа руководства и приглашенных. Торжественная часть занимает несколько минут. Главное значение такого приема в неформальном общении присутствующих, позволяющем познакомиться и обменяться информацией десяткам присутствующих. Стол с угощением ставится так, чтобы не мешать свободному перемещению людей и максимально возможному числу контактов. Поэтому за столом с которого берут угощение, никто не сидит, он стоит отдельно, а небольшие столики располагаются в отдалении, где могут расположиться собеседники.

Организация личных встреч управляющих фирмой со своими сотрудниками, которые имеют огромное эмоционально психологическое значение для работников фирмы. Барбара Джи, автор классической книги в области формирования имиджа компании «Имидж фирмы», отмечает важность эмоциональной связи таких встреч, которые помогают руководителю расположить к себе сотрудника, создать почву для менее критического восприятия тех или иных мер и соблюдения принципов управления и т.п.

Проведение общих собраний и брифингов, представляющих дополнительные возможности для непосредственных коммуникаций менеджеров и других сотрудников фирмы, для обмена информацией, мнениями и идеями.

Так, на годовых собраниях главы фирм обычно благодарят своих сотрудников, подчеркивая их значимость и вклад в общее дело, рассказывают о том, какую роль играет их труд в получении конечного продукта, где будут использованы те приспособления, над которыми они работают, посвящают сотрудников в особенности и перспективы будущих проектов, что, в свою очередь, дает ощущение причастности к большому делу, собственной полезности и выступает в качестве одного из инструментов мотивации и стимулирования работников.