Информационная поддержка спецмероприятий

Специальное мероприятие – это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из ее «ключевых» этапов. Основная задача специалиста по PR заключается в том, чтобы превратить специальное мероприятие в значимое для целевой аудитории событие. Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта.

Важной ступенью в организации события является формирование паблисити, поэтому составление концепции ПР-обращения играет основную роль и соединяет общий замысел действий события с принципиальным способом создания паблисити.

Событийная коммуникация вообще немыслима без участия СМИ. Специалист по СО может построить работу со СМИ в 4 этапа:

1) Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие (здесь важно не забывать о специализированных СМИ, корпоративных изданиях, об информационной поддержке в Интернет, на сайте компании; о 2) Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события. 3) Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие. 4) Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Составляя пресс-кит, ПР-специалист имеет возможность заложить материалы и основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.

Пресс-релизы выпускаются несколько раз: во время подготовки мероприятия, в момент проведения и после проведения, т.е. 1) о том, что должно произойти

2) о том, что происходит и 3) о том, что произошло.

Существует ряд эффективных приемов, которые помогут усилить отдачу в СМИ от мероприятий.Одним из таких приемов является информационное партнерство со СМИ при подготовке и освещении мероприятия. К партнерству целесообразно привлекать специализированные профессиональные издания или целевые СМИ.Если есть возможность пригласить на мероприятие известных, востребованных СМИ персон, интересных экспертов, то внимание к мероприятию со стороны журналистов возрастет. То же можно сказать и о площадке, на которой планируется мероприятие. Существует целый ряд площадок, к которым сформирован высокий уровень доверия со стороны СМИ (если здесь проходит мероприятие - оно не рядовое).

1.22. Креативный подход в планировании и проведении спецмероприятий

Креативный подход – сложный и многоплановый процесс, который помимо творческой составляющей обязательно включает в себя элементы предварительного анализа ситуации, исследования рынка и ЦА, каналов ком-ции. Необходимо конкретизировать ЦА, определить ее интересы и предпочтения, сформулировать инф. блок, приготовленный для нее. Лишь учитывая эти аспекты можно в определенной степени полагать, что креативный подход будет иметь успех. Обычно суть креатива заключается в эффективном использовании слов или символов, в оригинальном подходе к исп-нию средств коммуникации, в изобретении «приманки» для ЦА.

Цель: «Заставить людей думать только об объекте презентации».Творч. исп-ние коммуникац. средств в рамках спецмероприятия очень важно. Нельзя забывать, что творческая составляющая необходима и важна, однако ее эффективность повысится, если предварительно будет проведен анализ ситуации, создан четкий план и предложены варианты оценки эффективности. Например: (ПРИМЕР ИЗ МЕТОДЫ РАНЧИНА)Задача: наладить сбыт форели в спб Цель презентации: обеспечить заключение договоров на конкретный объем продаж в год ЦА: директора рыбных магазинов, в которых есть «аквариум» для живой рыбыДиректора приглашаются в один из подобных магазинов на рыбалку. Они знают только адрес магазина и время начала презентации. Идея: «рыбалка-сюрприз»Помещение рыбного магазина декорируется по место рыбалки: стены завешиваются, а прилавки накрываются рыболовецкими сетями. На одной из стен устанавливается экран, на который будет спроецирован фильм о выращивании форели. В «аквариум» выпускается живая рыба, приглушается свет. Вокруг размещаются бревна и рыболовецкие снасти.Директоров переодевают в одежду рыбаков на входе.До начала мероприятия, пока аудитория собирается, директорам устраивается детская игра с магнитными удочками и магнитными рыбками. Собравшись, директора переходят на основное место рыбалки, где на их глазах из настоящего аквариума «вылавливается» рыба, которую во время презентации приготовят для неформального ужина. После презентации директора получат рецепты приготовления форели.

Ключевые моменты, которые должны подтолкнуть аудиторию заключить договор:

• Неожиданность (при входе переодевание в костюм рыбака)

• Сюрприз (детская игра-рыбалка)

• Атмосфера «реальной» рыбалки

• Показ видеофильма о выращивании форели (экономичность и натуральность продукта)

• Ужин из форели, выращенной в Ленинградской области

• Рецепт блюд из форели для обсуждения дома и на работе

Все эти моменты удерживают внимание аудитории вокруг предмета презентации и надолго останутся у нее в памяти.