Кадровые мероприятия и кадровая стратегия

Кадровые мероприятия – действия, направленные на достижение соответствия персонала задачам работы организации, проводящиеся с учетом конкретных задач этапа развития организации.

Рассмотрим основные кадровые мероприятия в зависимости от типа стратегии организации и уровня планирования. Для открытой и закрытой кадровой политики будут адекватны разного типа мероприятия по удовлетворению единых по сути кадровых потребностей (табл. 5.2).

Таблица 5.2. Кадровые мероприятия, реализуемые в открытом и закрытом типе кадровой политики

Основы организации и управления офисной работы. Планирование и отчетность в офис-менеджменте

Офис-менеджер - один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выпол­няющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаи­модействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис- менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышена­званных функций.

Условно их можно разделить на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

• построение организационной структуры офиса;

- планирование работы офиса;

• руководство персоналом офиса — администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанно­стей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, пла­нирование его карьеры и т.д.);

• разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соот­ветствии с принятой на предприятии в целом;

• разработку политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями по­нимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоот­ношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации за­купки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и за­канчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслужи­вающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение ин­вентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

3.12.Офис-контролинг: оценка и учет результатов офисной работы

Важным инструментом достижения и поддержания эффективности деятельности аппарата управления предприятия является офис-контрол­линг, осуществляемый в рамках контрольной функции. Офис-контроллинг предусматривает оценку и учет показателей деятельности аппарата управ­ления предприятия в соответствии с установленной системой оценочных критериев, порядком и правилами их документирования.

Офис-менеджер обязан лично и через подчиненных сотрудников систематически контролировать состояние делопроизводства аппарата управления предприятия. В целях обеспечения эффективности этого про­цесса рекомендуется ежегодно осуществлять проверку состояния дело­производства специально назначенной комиссией. Основными обязанно­стями проверочной комиссии являются:

- проверка полноты и точности выполнения требований руководя­щих документов по вопросам делопроизводства сотрудниками аппарата управления предприятия:

- проверка наличия и состояния текущих и архивных дел и докумен­тов, не подшитых в дела;

— проверка наличия и законности расходования бланков строгого учета;

—проверка наличия и сохранности печатей и штампов, используе­мых для нужд делопроизводства.

Проверка производится методом сопоставления учетных данных с факти­ческим наличием дел, документов аппарата управления предприятия и изучения документации по организации делопроизводства.

В аппарате управления предприятия должен быть установлен посто­янный контроль за исполнением документов. Повседневный контроль за исполнением документов является первейшей обязанностью непосредст­венных руководителей тех должностных лиц, на которых возложено ис­полнение соответствующих документов.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качествен­ного исполнения указаний, распоряжений и поручений, зафиксированных в соответствующих документах.

Для повышения эффективности контроля за исполнением докумен­тов в аппарате управления предприятия разрабатывается и внедряется система, включающая средства контроля (журналы и карточки контроля), методы контроля (заслушивание должностных лиц, уполномоченных осуществлять контроль, проверки состояния работы по исполнению до­кументов, анализ своевременности и качества исполнения документов аппарата управления предприятия и т. и.) и органы контроля (должност­ных лиц, уполномоченных осуществлять контроль). Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением документов обязаны:

— иметь необходимые сведения о ходе и результатах исполнения до­кументов;

—принимать исчерпывающие меры к своевременному и качествен­ному исполнению документов;

— докладывать обо всех случаях ненадлежащего исполнения доку­ментов офис-менеджеру, ежемесячно готовить и представлять офис- менеджеру справку о состоянии исполнения документов;

—анализировать состояние исполнения документов на основании полученных в ходе проверок оценочных и учетных данных;

— разрабатывать и вносить на рассмотрение офис-менеджера пред­ложения о совершенствовании работы по исполнению документов.

3.13. Основные этапы организационного проектирования. Определение миссии и целей организации

Спроецировать эффективную организацию - значит определить такое соотношение ее ключевых элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно будут выполняться требования субъекта управления.

Процедура организационного проектирования включает в себя сле­дующие основные этапы.

1. Определение миссии, целей, функциониро­вания и основных функций организации.

2. Выбор правовой формы орга­низации или объединения.

3. Формирование рабочих групп.

4. Распреде­ление спроектированных рабочих групп по уровням управления органи­зации.

5. Выбор оптимальной структуры управления.

6. Делегирование полномочий и распределение ответственности.

7. Создание системы и информационного обеспечения организации.

Миссия представляе т собой определенную концепцию управления, придающую фирме характерные черты, отличающие ее от других пред­приятий.

Миссия способствует созданию определенной корпоративной куль­туры организации. Ее значение велико по следующим причинам. Во- первых, потому, что в организации должны приниматься только такие решения, которые реализуют ее цели функционирования. Во-вторых, во избежание деятельности, которая мешает достижению целей функциони­рования, глобальная цель, т.е. миссия, должна быть доведена до каждого руководителя и исполнителя.

На формирование и развитие миссии существенное вли­яние оказывают следующие факторы:

— собственники фирмы;

— сотрудники;

— покупатели;

— деловые партнеры;

— накопленные организацией ценности;

— стиль управления;

— внешняя среда организации.