Опишіть структуру та Вимоги до написання матеріалів для ЗМІ (прес-анонс, прес-реліз, медіа-кіт).

Прес-реліз – це один з основних способів, завдяки якому ви зможете поширювати новини про свою компанію в засобах масової інформації. Ваше завдання полягає в тому, щоб створити такий прес-реліз, який змусив би журналіста зацікавитися ним і прийти до думки освітити в пресі отриману з нього інформацію.

Використовуйте активний заголовок, щоб привернути увагу репортерів

Заголовок має вигідно виділяти ваш прес-реліз. Зробіть його коротким, активним і ємним одночасно; іншими словами, використовуйте щось на зразок – «Петрова названо Людиною Року», замість – «Василь Петров отримує нагороду Людини Року».

Надавайте саму важливу частину інформації на самому початку

Це перевірене та істинне правило журналістики. Репортерові необхідно мати можливість зрозуміти суть прес-релізу з перших двох параграфів. Насправді, це все, що звичайно може бути прочитано. Тому не ховайте якісну інформацію наприкінці прес-релізу. І пам’ятайте про “Шість питань” – “Хто? ”, “Що? ”, “Коли? ”, “Де? ”, “Чому? ”, та “Як? ”

Уникайте незаслуженої похвали і необґрунтованих заяв

Журналіст тонко відчуває неправду. Замість того щоб складати голослівні твердження, дайте реальну, корисну інформацію. Знайдіть реальні шляхи, щоб вигідно виділити себе і свою компанію та підкресліть свої сильні сторони. Для розкручування вашого бізнесу напишіть прес-реліз, який буде відповідати на запитання про ваш бізнес, а не просто давати загальні твердження про те, яким чудовим і цікавим є ваш бізнес, не пояснюючи чому.

Будьте активні і точні

Ви повинні викладати все такою мовою, щоб читач був настільки ж заінтригований, як і ви самі. Якщо ваш прес-реліз написано нудною і бездарною мовою, журналіст може вирішити, що інтерв’ювати вас буде нецікаво.

Не варто випускати прес-реліз більш ніж на двох сторінках

У самому крайньому випадку, якщо треба викласти необхідні деталі, ви можете використати три сторінки. Інакше, якщо ви не зможете укластися в дві сторінки, ви перестанете бути конкретним у своїй інформації.

Включить відомості про контакти

Переконайтеся, що ви включили контактну особу, з якою журналіст зможе зв'язатися для отримання більшої інформації. Ця відповідальна особа має бути в деталях знайома з усіма новинами, даними в прес-релізі, і повинна бути готовою відповідати на всі питання. Видайте прес-реліз на фірмовому бланку з логотипом вашої компанії – це виглядатиме професійно і дасть ще один шанс, щоб журналіст дійшов до вашої фірми.

Зведіть уживання спеціальної лексики до мінімуму

Якщо ви працюєте в технічній сфері, спробуйте не використовувати технічних термінів. Багато репортерів не знайомі з вашою компанією або галуззю виробництва, в якій ви працюєте. Нормальна мова, без жаргонів, є найкращим засобом донести вашу інформацію.

Підкресліть вигоди

Це підпадає під категорію «краще один раз побачити, ніж...». Уникайте таких слів як «унікальний» або «найкращий». Замість цього розповідайте про вигоди: економія часу і грошей, полегшення в побуті тощо.

Будьте точні і конкретні

Марсіа Юдкін, автор книги «Шість кроків до вільної реклами» (Marcia Yudkin, “Six Steps to Free Publicity”) називає це синдромом «Звичайно! А що це?». Читачеві необхідно візуально представити новий продукт, або довідатися про те, як працює новий вид послуг. Якщо сумніваєтеся, залучіть людей, незнайомих з вашим продуктом або послугами, для читання вашого прес-релізу і попросить їх описати те, що ви збираєтеся опублікувати. Краще використовувати більше деталей і конкретики, ніж менше. Як зауважує Юдкін: «Замість фрази «Нова книга Джексона містить інформацію, що призначена для того, щоб будь-який власник акцій одержав вигоду», напишіть «Нова книга Джексона містить інформацію про сім принципів ринкового аналізу, що дає можливість навіть випадковому інвесторові у цінні папери придбати вигідні акції». Ще краще навести хоча б два з цих семи принципів у вашому прес-релізі.

Вичитайте прес-реліз

Коли ви закінчите роботу над прес-релізом, не забудьте провести корегування орфографічних помилок. Якщо ви не занадто в цьому сильні, віддайте текст для перевірки вашому другові або колезі, що здатні це зробити за вас. Якщо ваш прес-реліз буде граматично недбалий, це не буде говорить на вашу користь.

Прес-кіт, медіа-кіт (англ. press kit - комплект для преси, англ. Media kit) - це комплект декількох текстових, аудіо та візуальних документів, в яких міститься детальна інформація про проект, організації або подію. Один з основних маркетингових та PR-документів для преси і контрагентів. Зазвичай використовується як презентації та поширюється серед журналістів під час різних PR-заходів: виставок, прес-конференцій, прес-турів, презентацій, зібрань акціонерів і т. д.

Завдання прес-кита - надати журналістам вичерпну інформацію про події подію, основних дійових осіб, а також про саму організацію, яка влаштовує цю подію, її керівників, у сфері діяльності, товари і послуги, її історії і т. д.

До складу прес-кита входять наступні основні документи:

• прес-реліз

• факт-лист

• біографія керівника (або іншого чинного особи)

• брошура

Також крім цих матеріалів в прес-кіт можуть входити:

• програма заходу

• список почесних гостей

• інтерв'ю з основними дійовими особами

• вирізки з газет з публікаціями на цю тему

• заяву для преси

В залежності від того, для якого заходу призначений прес-кіт, до його складу також можуть входити карта або схема об'єктів (якщо це виставка), або список відвідуваних об'єктів та заходів, якщо це прес-тур і т. д.

Класифікація

Деякі фахівці роблять відмінності між поняттями прес-кіт, медіа-кіт і ньюс-кит, визначаючи їх наступним чином:

• Медіа-кіт - постійно діючий і оновлюваний комплект документів або документ-презентація.

• Прес-кіт - набір документів для журналістів, підготовлених спеціально для конкретного заходу (виставок, прес-конференцій, прес-турів, презентацій, зібрань акціонерів і т. д.).

• Ньюс-кит - набір офіційних документів для журналістів, підготовлених спеціально для конкретного заходу, зазвичай включає супровідний лист з перерахуванням документів включених в ньюс-кит, медіа-реліз, біографічні довідки на осіб, що беруть участь в проведенні заходу, тексти виступу всіх представників організації, факт-лист, а також брошури, листівки та інші інформаційні матеріали, тематично пов'язані з заходом.