Движение денежных средств

Отчет о прибыли составляют в соответствии с принципом начисления, или соответствия. Это означает, что в него включают затраты, которые относятся к данному периоду независимо от того, были они фактически оплачены или нет. Выручку (учитываемую «по отгрузке») тоже показывают независимо от того, поступили деньги за проданный товар или нет. Т.е. отчет о прибыли включает выручку и затраты, относящиеся к данному периоду независимо от фактического движения денежных средств.

Однако фактически между моментами совершения затрат или продаж и поступлением или расходованием денежных средств всегда есть некоторый зазор во времени, несовпадение, разрыв. Это особенно заметно при покупке или продаже в кредит. Заработную плату и налоги тоже начисляют в один период, а уплачивают в другой (например, зарплату за январь выплачивают в феврале, налог на прибыль за январь-март вносят в бюджет в апреле).

Кроме того, в отчете о прибыли учтены в качестве затрат проценты за кредит, но не учтено само получение или возврат кредита. В составе затрат есть амортизация оборудования, но фактического движения денег в связи с амортизацией не происходит, это просто условная запись, сколько нужно отложить на покупку нового оборудования. Расходы на покупку оборудования совершаются единовременно, а списываются на затраты постепенно, в течение многих периодов.

Таким образом, прибыль и фактическое увеличение денежных средств предприятия в каждый отдельный период не совпадают, хотя, конечно, совпадут в интервале времени, равном бесконечности или сроку существования предприятия. А в обычной жизни всегда есть неполученные и неуплаченные долги (дебиторская и кредиторская задолженность), недоамортизированное оборудование, неиспользованные запасы, на приобретение которых тоже были потрачены деньги.

Нередки случаи, когда отчет о прибыли показывает положительную прибыль, а денег у предприятия нет. Это происходит из-за несовпадения времени выполнения хозяйственных операций и времени фактического поступления или выбытия денежных средств. Наиболее частая причина отсутствия денег при наличии прибыли – задолженность клиентов (дебиторов). Поставленная им продукция уже показана в отчете о прибыли как реализованная, а деньги задерживаются. В швейной мастерской у Марии тоже будет образовываться дебиторская задолженность, потому что магазины будут отдавать деньги в следующем месяце. Другая причина – пополнение запасов, покупка оборудования, выплата дивидендов, другие крупные единовременные расходы.

Бывает и наоборот – по отчету о прибыли у предприятия убытки или очень маленькая прибыль, а денег на расчетном счете значительно больше. Это, конечно, куда более приятная ситуация, если только руководитель предприятия хорошо понимает, что она означает и не начинает радостно расшвыривать деньги. Большой остаток денежных средств может образоваться при получении кредита, поступлении предоплаты, резервировании денег на уплату налогов или другие предстоящие крупные платежи. Если отчет о прибыли показывает превышение затрат над доходами, то большое количество денег на расчетном счете отнюдь не освобождает от необходимости экономить.

Отчет о движении денежных средств составляют по принципу фактического движения денежных средств, независимо от того, к какому периоду или продукции эти денежные потоки относятся. Он показывает, сколько денег было на начало периода, сколько поступило, сколько истрачено, каков остаток на конец периода.

Поэтому, составляя прогноз движения денежных средств для Марии, будем особенно внимательны к срокам платежей. С этой целью еще раз заглянем в описание ситуации (раздел 2.1).

Поступление выручки, выдача зарплаты и уплата единого социального налога будет происходить на месяц позже, чем эти расходы показаны в отчете о прибыли. Закупка ткани будет происходить партиями по 2500м (на 50000 руб. месяц) с предварительной оплатой в предыдущем месяце. Для января будет закуплено ткани на 16000 руб., с оплатой в тот же месяц. Неиспользованные остатки ткани будут оставаться в запасе. Аренду будем платить в первый месяц квартала вперед за весь квартал, а налог на прибыль, наоборот, после окончания квартала. Все это нужно учесть, чтобы знать, сколько денег будет оставаться у предприятия на конец каждого месяца.

Итак, приступаем. Расположим прогноз движения денежных средств или ниже отчета о прибыли, или на отдельном листе. Для практической работы годится и первый, и второй способ. Однако структуру верхней части таблицы нужно обязательно сохранить, чтобы столбцы по месяцам и кварталам совпадали.

На начало периода у Марии были только собственные средства 40000 руб. В январе приход будет состоять из поступления кредита, а выручки пока не будет. Январская выручка придет только в марте. Расходы января включают закупку материалов на январь (16000) и на февраль (50000), уплату 900 руб. процентов за кредит и 9000 руб. арендной платы (за 3 месяца сразу). Кроме того, в январе мы будем покупать швейные машинки и мебель (20000 + 13000руб.)

В феврале выручки все еще нет, приход равен 0, а в расходах – закупка материалов на март, выдача зарплаты и уплата социального налога за январь, уплата процентов за февраль. Арендная плата за февраль уже заплачена в январе. В марте структура расходов такая же, а в приходе наконец появляется выручка. Удастся ли предприятию дожить до этого момента? Хватит ли ему денег? Увидим, когда составим модель.

Задание 36. Заполните столбец А в отчете о движении денежных средств. Начните со строки «Остаток денежных средств на начало периода». Выделите строки ПРИХОД и РАСХОД,, под ними расположите наименование статей прихода или расхода.

Разница между приходом и расходом называется чистым притоком (оттоком) денежных средств за период. Если приход больше расхода, получается чистый приток, если расход больше прихода, то имеет место отток денежных средств.

Остаток денежных средств на конец периода равен остатку на начало плюс приток (или минус отток) денежных средств за период.

Задание 37. Заполните столбец В для января формулами. Не вводите числа с клавиатуры!. Вводите только формулы (через знак =), указывая те ячейки из исходных данных или из отчета о прибыли, откуда нужно брать соответствующие значения. Тогда это будет не одноразовая таблица, а действующая модель.

Выполняя задание 37, Вы обнаружили, что неоткуда взять расходы на закупку материалов. Ничего страшного! Дополним раздел «Исходные данные» помесячным графиком закупки. В январе это будет (16000+50000)/20 руб. за метр, т.е. 3300 м, в феврале и последующие месяцы – по 2500 м (по условию). Поместим эти цифры в соответствующие столбцы строки 27. Хорошо, что там есть свободное место. Именно поэтому я не располагаю формы вплотную друг к другу. Всегда может потребоваться внести какие-то дополнения.

В будущем мы можем пересмотреть график закупки, если в этом будет необходимость. Закупку лучше планировать в натуральных измерителях, а в денежное выражение переводить умножением на цену единицы. Тогда у нас будет возможность исследовать с помощью модели последствия изменения цен.

Остаток на начало февраля равен остатку на конец января. Просто переносим эти данные из ячейки В73 в ячейку С61. Так же и для марта D61=C73 (см. табл.20).

Задание 38. Заполните формулами столбцы для февраля и марта..

Учтите, что выручка, показанная в отчете о прибыли января, фактически поступит только в марте, а зарплату и налоги за январь мы будем платить в феврале, за февраль – в марте.

Таблица 20. Разработка модели движения денежных средств.

Обратите внимание на выделенные ячейки. Выручка показана со сдвигом на 2 месяца, зарплата и налоги – на 1 месяц.

Прогноз прибыли показывает, что если наращивать объем производства так, как это показано в табл. 19, то бизнес становится прибыльным начиная с апреля, однако только к октябрю прибыль последующих месяцев перекроет убытки, получаемые в начале года из-за малого объема производства. Тем не менее уже в первый год бизнес будет в целом прибыльным.

Модель движения денежных средств отвечает на другие вопросы. А доживет ли предприятие до конца года? Будет ли у него достаточно денег на покупку материалов, выдачу зарплаты, уплату налогов? Сможет ли Мария вернуть кредит через 2 года?

Конечно, ответы на них в принципе связаны с прибыльностью бизнеса. Убыточный бизнес не может генерировать прирост денежных средств. Но, оказывается, и прибыльное предприятие может обанкротиться из-за нехватки денежных средств, если их движение неправильно организовано. Планирование движения денежных средств с помощью финансовой модели позволяет учесть сроки их поступления и выбытия, согласно принятой схеме ведения бизнеса и осуществления расчетов, и предвидеть возможную нехватку денежных средств.

Рассмотрите у себя в компьютере или в табл. 21 результаты прогнозирования движения денежных средств на три месяца вперед. Самые важные цифры в этой таблице – остаток денежных средств на конец каждого месяца.

Таблица 21. Результаты расчета по пробной модели движения денежных средств

Пожалуй, мы с Марией были слишком оптимистичны в своих прогнозах! Расход значительно больше прихода, идет большой отток денежных средств. Денег катастрофически не хватает, несмотря на получение кредита.

Моделирование ценно еще и тем, что в процессе построения модели Вы продолжаете в деталях продумывать свой бизнес, начинаете лучше понимать, что с чем связано и какие имеет последствия. И все связи, которые удалось уловить и выразить количественно, Вы поручаете запомнить компьютеру, у которого объем памяти не сравнить с нашей. Мы рассматриваем и обдумываем свой бизнес по частям, а компьютер помнит все, что мы надумали, в целом. Он хороший помощник, но беспомощный без Вас лично. Финансовая модели – полезный инструмент, но она только считает то, что Вы в нее заложили, а ничего не обдумывает за Вас.

Задание 39. Есть ли необходимость в пересмотре графика закупок?

Попробуем пересмотреть свой план закупок. Не слишком ли много мы покупаем? Ведь в первые месяцы выпуск продукции еще небольшой. Но тут тоже важно не переусердствовать. Надо, чтобы остаток материалов на конец месяца был больше ожидаемого расхода в следующем месяце, но не намного. Чтобы подобрать подходящий объем закупок, дополним модель еще одним небольшим фрагментом:

Таблица 22. Формулы для расчета запасов материалов

Чтобы разобраться в этой таблице, посмотрите вместе с ней расположение исходных данных (табл. 14) и строк отчета о прибыли (табл. 15 или 18). Остаток на конец периода равен остатку на начало плюс закупки (его берем из отчета о движении денежных средств в строке 66) минус расход за период (строка 43). Этот остаток должен быть больше, чем расход следующего месяца, который показан в строке 43, но в следующем столбце. В строке 35 показано, на сколько именно больше.

Таблица 22. Результаты расчета по формулам табл. 21 для исходного плана закупок

Уменьшим план закупок января на 22000 руб. (1100 м). Получим:

Таблица 23. Изменение плана закупок в январе

Уменьшим план закупок февраля.

14800 руб.: 20 руб./м = 740 м.

40 м оставим в запасе. Получим план закупок на февраль:

2500-700 = 1800 м.

Таблица 23. Изменение плана закупок в феврале

Закупки марта тоже можно немного уменьшить:

Таблица 23. Изменение плана закупок в марте

Задание 40. Посмотрите, как изменился теперь остаток денежных средств. Для этого сравните табл. 21 с цифрами, которые теперь появились в Вашей модели.

Продолжим составление модели движения денежных средств. Теперь наша цель – планирование доходов и расходов на апрель – июнь. Здесь нельзя просто скопировать формулы предыдущего квартала, надо внимательно посмотреть, в каком месяце что происходит. Чтобы не путать столбцы разных месяцев, удобно выделить цветом столбцы, содержащие итоговые суммы на конец каждого квартала.

Остаток на начало апреля равен остатку на конец марта:

F61 = D73.

Выручка, поступающая в апреле, это деньги, которые будут получены из магазинов за продукцию, поставленную им в феврале:

F63 = C39.

Выдаваемая в апреле зарплата начислена рабочим и административно-управленческому персоналу за март месяц:

F67 =D41 + D49.

Налоги в апреле - это единый социальный налог с мартовской зарплаты и налог на прибыль за 1-й квартал:

F68 =D42+D50+E54.

Остальные формулы в этом столбце такие же, как в столбце С.

В майский столбец G можно полностью скопировать апрельский столбец F, кроме строк 61, 67 и 68. В 68-й строке не будет налога на прибыль. Кроме того, ссылки на предыдущие столбцы должны выглядеть немного по-другому, чем получается при копировании:

G61 =F73 (а не Е73);

G67 =F41+F49;

G68 =F42+F50.

Формулы столбца Н, относящиеся к июню, можно скопировать с марта, кроме строки 61, где должно стоять

Н61 =F39.

Итоги за 6 месяцев тоже подсчитывают по формулам, несколько отличающимся от суммирования данных первого квартала. Приход за 6 месяцев равен приходу за первый квартал (ячейка Е62) плюс сумма приходов за апрель, май, июнь:

I 62 = СУММ(F62: H62)+E62

Эту формулу можно скопировать (растянуть за уголок) вниз до строки 71 включительно. Остаток на начало шестимесячного периода – это остаток на начало года:

I 61 =$B$61.

Вы помните, что знаки $ перед метками строки и столбца означают фиксированную ячейку. Я имею ввиду, что остаток на начало любого периода в течение первого года должен быть равен начальному капиталу. Во второй и третий год это будет ячейка с остатком на конец предыдущего года.

Чистый приток (отток) денежных средств в строке 72 и остаток на конец периода в строке 73 рассчитываем по обычным формулам, которые можно скопировать из столбца Н:

I 72 =I 62-I 65;

I 73 =I 61+I 72.

Задание 41 Каков остаток денежных средств на конец второго квартала? Сравните Ваш итог с ответом.

Если он не совпадает, проверьте еще раз все формулы по табл.24. Если с формулами все в порядке, а ответ все равно не совпадает, проверьте исходные данные.

Убедившись, что все в порядке, можно скопировать формулы движения денежных средств второго квартала на третий и четвертый. Получится модель, которая выполняет расчет движения денежных средств помесячно на год вперед. Формулы этой модели приведены в табл.24, а результаты расчета – в табл.25.

Если Вы читаете эту книгу вдали от компьютера или не выполняли рекомендованные упражнения, то разобраться в таблице 24 Вам помогут также табл. 18 и 19.

А в таблице 25 все ясно без слов. Денег будет не хватать, если все оставить так, как мы думали сначала. На конец года нехватка денежных средств составит почти 116 тыс. руб. Самый большой дефицит денежных средств (почти 140 тыс. руб.) ожидается на конец июня, потом он будет постепенно уменьшаться, но все равно не исчезнет до конца года.

Таблица 24. Формулы для расчета прогноза движения денежных средств

Продолжение табл. 24

Продолжение табл. 24

Окончание табл. 24

Таблица 25. Результаты первого расчета по модели движения денежных средств.

Окончание табл. 25.