Аутсорсинг в управлінні проектами

Аутсорсинг управління проектами є поширеним і перевіреним підходом середніх і великих компаній до реалізації проектних за-вдань у всьому світі.

Для України аутсорсинг управління проектами — нова і унікаль-на послуга, в рамках якої завдання по управлінню проектами замов-ника реалізуються зовнішньою компанією, яка, спеціалізуючись саме на професійному управлінні проектами, представляє інтереси замов-ника. Реалізація проектів силами компанії не завжди приводить до запланованих керівництвом результатів. Основні причини можли-вих невдач — різке зростання кількості проектів і нестача власних фахівців, що справді добре вміють управляти проектами.

Слово «аутсорсинг» походить від англ. «Outside resource using» — «використання зовнішніх ресурсів» і часто перекладається як «коо-перація», «субпідряд» і навіть «делегування функцій управління, по-вноважень і відповідальності в рамках поставлених завдань». Поряд із терміном «аутсорсинг» використовується темін «інсорсинг», який означає орієнтацію на власні сили.

Аутсорсинг подібний до управління закупівлями в проекті.

Аутсорсинг є стратегічним, а управління закупівлями проек-том тактичним рішенням проблеми постачань у проекті.

Необхідність передачі функцій по управлінню проектами на аутсорсинг може бути викликана такими причинами:

- в компанії виникла потреба реалізації одного великого й значущого для компанії проекту, при цьому впровадження комп'ютерної системи управління проектами не потрібно, а постановка системи управління проектом також вимагає додаткового часу;

- вже було ухвалене рішення щодо впровадження проектно-орі- єнтованого управління в компанії, але на це потрібно мати додатковий час, протягом якого проекти будуть реалізовуватися старими методами, які виявлялися малоефективними;

- компанія постійно виконує певний обсяг проектних робіт, при цьому вона несе занадто високі видатки як на управління проектами (залучення співробітників компанії із частковим або повним відривом від основної діяльності, або утримування спеціального підрозділу для управління проектами), так і на вдосконалювання системи управління проектами (доробку методології, зміна настроювань інформаційної системи, навчання персоналу, задіяного в керуванні проектами);

- у компанії виникло завдання, пов'язане з розробкою конкретного набору документів по проекту/програмі, при цьому планується продовжити самостійне управління проектом/програмою після виконання цих робіт.

Окрім перерахованих причин до аутсорсингу управління проектами організації звертаються за таких умов:

1. Стрімке зростання кількості проектів при недостатності власного персоналу.

2. Неуспішна реалізація або провал проектів.

3. Стратегія передачі непрофільної діяльності на аутсорсинг.

4. Стратегічна важливість проектів (строки, бюджет).

5. Впровадження корпоративної системи управління проектами через аутсорсинг.

Приклади функцій, які часто передаються на аутсорсинг (їхнє виконання здійснює проектний офіс):

- складання й контроль виконання календарного плану проекту;

- моніторинг/контроль виконання проекту/програми;

- загальне адміністрування проекту (протоколи нарад, контроль виконання доручень, контроль виконання планів, ведення архіву документів по проекту).