Подготовка и оформление организационно - распорядительных документов в таможенных органах.

Организационно распорядительные документы - фиксируют решение административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления взаимодействия, регулирования деятельности органов власти, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции. Организация, ведение, совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях таможенного органа осуществляются отделом (отделением) документационного обеспечения. ОДО

При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 - для оформления табличных материалов, 14, 16, Times DL размером N 12, 14 через 1 - 2 интервала.

1) Приказ, распоряжение — Приказы подписываются начальником таможенного органа или по его поручению заместителем.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

Заголовок к приказу, оформленному на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из 2 частей:

 констатирующей (преамбулы)

 и распорядительной.

В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, а в проектах распоряжений - ОБЯЗЫВАЮ.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.

2) Положение, правила, инструкция

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые таможенным органом; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос " О чем? ".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел " Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

3) Протокол. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст протокола состоит из двух частей:

 Вводной

 и основной.

Вводная часть содержит стандартные реквизиты. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

4) Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей:

 вводной

 и констатирующей.

В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

5) Текст договоров фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

6) Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (таможенного органа или его должностных лиц).

7) Служебные письма. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др. Письма могут быть простыми и сложными. Простое содержит только просьбу. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ) запрещается.

8) Записки (докладные, служебные, объяснительные). Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). Совместные документы оформляются не на бланке. При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

Реквизит " Государственный герб Российской Федерации" располагается над серединой реквизита " Наименование таможенного органа".

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма и содержит полный набор реквизитов. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на ОДО. Государственный герб РФ на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение)

Проставляется — Код таможенного органа, Основной государственный регистрационный номер, День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя; например: 19.07.2004.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

В распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа Приложения к документу могут быть трех видов:

• приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями);

• приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

• приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).

Визы проставляются:

• на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

• на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита " подпись") копии отправляемого документа (письма).

9. Управление персоналом в таможенных органах.

Управление персоналом УП это управленческое воздействие органов государственной власти, их руководителей, работников кадровых служб, направленное на поиск, оценку, отбор, профессиональное развитие персонала, его мотивацию и стимулирование к выполнению задач, стоящих перед организацией.
УП в таможенных органах - система кадровой работы по формированию, развитию и использованию кадрового потенциала таможенной службы. Она включает поиск и отбор, подбор и расстановку, обучение и оценку профессиональных и деловых качеств, обеспечение профессионального роста и карьерного продвижения должностных лиц, мотивацию труда, организацию и охрану труда, и иные направления.

Управление персоналом рассматривается как внутреннее качество системы государственной службы, основными элементами которой являются субъект — управляющий элемент (руководитель органа государственной власти и кадровая служба этого органа) и объект - управляемый элемент (персонал органа государственной власти), постоянно взаимодействующие на началах самоорганизации.
УП одновременно выступает как система организаций, как процесс и как структура.

Цель:

ü обеспечение наиболее эффективного использования служащих в реализации задач и функций таможенных органов,

ü поиск оптимальной организационной структуры аппарата,

ü определением моделей взаимодействия с институтами гражданского общества,

ü повышение их профессионализма,

ü раскрытие способностей служащих и поиску путей их рационального развития.

Таможенная служба по своей организационной структуре является совокупностью органов государственной исполнительной власти и управление ею осуществляется на основе принципов общей теории управления организациями.

О сновные задачи управления персоналам в таможенных органах: