![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Форматирование данных
После ввода данных в ячейки листа для представления информации на экране и в распечатанном виде проводится форматирование. Основные команды для этого (Ячейки…, Строка, Столбец, Лист, Автоформат…, Условное форматирование, Стиль) включены в пункт меню Формат (напомним общее правило: перед выполнением любой команды, направленной на объект, последний должен быть выделен).
Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Числовые форматы позволяют изменять внешний вид чисел, включая даты и время, не изменяя внутреннее представление чисел. Для изменения числовых форматов следует выделить диапазон ячеек и в окне диалога «Формат ячеек» перейти на вкладку Число и выбрать из списка Числовые форматы необходимый. Если приходится работать с числовыми данными нестандартных величин, например с международными символами валют, то можно создать пользовательский числовой формат. Для этого следует выделить «(все форматы)» в списке Числовые форматы, а затем в списке Тип изменить существующий формат или создать новый. При создании заголовков столбцов в пользовательских таблицах, так называемой «шапке» таблицы, часто используют прием, позволяющий отобразить текст, введенный в одну ячейку таблицы, сразу в нескольких соседних с ней ячейках. Этот прием заключается в использовании кнопки Объединить и поместить в центре, расположенной на панели инструментов Форматирование. Другой способ для объединения – пункт меню Формат –команда Ячейки - вкладка Выравнивание - флажок Объединение ячеек (чтобы отказаться от объединения ячеек, нужно сделать активной зону объединенных ячеек и, вызвав тот же пункт меню, снять этот флажок). Вкладка Шрифт диалогового окна Формат ячеек содержит команды для изменения шрифта, начертания, размера и цвета данных в выделенных ячейках. Для выделения итоговой информации, названия документа и других данных на листе применяются линии различной толщины, рамки и экзотические фигуры. Команды этой группы объединены во вкладке Граница диалогового окна Формат ячеек. Для добавления заливки к ячейкам в диалоговом окне Формат ячеек необходимо выбрать вкладку Вид, а в ней нужные цвета и фоновый узор. Цвет фоновой заливки ячеек можно изменить кнопкой Цвет заливки на панели инструментов Форматирование. Для защиты таблиц и их элементов используется вкладка Защита. Защита ячеек или скрытие формул действуют только после защиты листа. Для защиты листа следует выбрать команду Защита в пункте меню Сервис, затем выполняется команда Защитить лист (при этом можно установить пароль). Ширина столбцов может быть различной (в одном столбце ширина всех ячеек одинакова). В Excel при нехватке места для отображения числа ячейка листа расширяется. Изменение ширины столбца на точное значение осуществляется по команде Столбец - Ширина из пункта меню Формат (ввести новое значение для ширины столбца). Изменять ширину столбца можно с помощью мыши. Для этого указатель мыши необходимо поставить на правую границу заголовка столбца (примет вид двусторонней стрелки); перетащить указатель мыши влево или вправо до получения нужной ширины столбца; отпустить кнопку мыши. Для изменения ширины нескольких столбцов мышью следует выделить их, а затем установить ширину одного столбца, отпустив кнопку мыши. Все выделенные столбцы примут одинаковую ширину. Изменение высоты строки на точное значение осуществляется по команде Строка - Высота из пункта меню Формат (ввести новое значение для высоты строки). Изменять высоту строки можно с помощью мыши. Для этого указатель мыши необходимо расположить на нижней границе заголовка строки (примет вид двусторонней стрелки); перетащить указатель мыши вверх или вниз, изменяя высоту строки; получив нужную высоту строки, отпустить кнопку мыши. В меню Формат имеется команда Автоформат, которая при форматировании одновременно накладывает несколько атрибутов формата. По умолчанию эта команда автоматически устанавливает следующие флажки: Выравнивание, Формат чисел, Рамка, Шифр, Узоры, Ширину и Высоту. В диалоговом окне Автоформат с помощью кнопки Параметры можно снять ненужные параметры. Смысл условного форматирования заключается в автоматически изменяющемся формате ячейки (диапазона ячеек) в зависимости от их содержания (например при уменьшении или увеличении значения числа в ячейке, последнее автоматически выводится измененным шрифтом и фоном). Условное форматирование выполняется по команде Условное форматирование из пункта меню Формат. До подачи команды надо выделить диапазон, в котором предусмотрено условное форматирование. В диалоговом окне устанавливаются соответствующие параметры. Стиль форматирования - это набор атрибутов форматов, которые можно создавать и сохранять вместе с книгой как единое целое и применять по мере необходимости. Созданный стиль доступен на любом листе книги. Стиль форматирования оправдано создавать, когда необходимо постоянно накладывать одни и те же атрибуты формата на ячейки листа. Пользовательский стиль создается по команде Стиль из пункта меню Формат. В раскрывающемся списке Имя стиля содержится перечень имеющихся стилей.
В Excel можно предварительно сформировать модель электронной таблицы, т.е. шаблон (трафарет или форму документов), содержащий элементы оформления таблицы, формулы и другие объекты, предназначенная для создания аналогичных листов в будущем (ввода данных в готовый бланк). Шаблон можно создавать как для книг, так и для отдельных листов (шаблон для книги по умолчанию имеет название Book.xlt, а для листов - Sheet.xlt). Шаблоны, входящие в Excel, позволяют автоматизировать получение однотипных документов при каждом их создании. В состав Excel входят «свои» шаблоны, и можно спроектировать пользовательские шаблоны. Доступ к шаблонам осуществляется по команде Создать из пункта меню Файл - На моем компьютере - вкладка Решение. Если подходящего шаблона на вкладке нет, то его можно установить. Для этого необходимо: · создать книгу, содержащую один лист, и поместить на нем элементы форматирования для всех листов этого типа; · подать команду Сохранить как из пункта меню Файл; · в поле Тип файла из раскрывающегося списка выбрать пункт Шаблон; · в поле папка указать папку, в которой должен быть сохранен шаблон; · в поле Имя шаблона ввести имя шаблона и щелкнуть на кнопку Сохранить. Для создания листа в следующий раз по сохраненному шаблону следует подать команду Создать из пункта меню Файл - найти шаблон и дважды щелкнуть по его пиктограмме.
Средства анализа данных в таблицах В MS Excel в целях анализа имеется возможность графического представления данных в виде диаграмм. При этом можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы. Внедренная диаграмма - это объект, расположенный на листе и сохраняемый вместе с листом при сохранении книги. Лист диаграммы - лист книги, содержащий только диаграмму (внедренные диаграммы и листы диаграммы связываются с данными таблиц и обновляются при изменении данных в таблице). Для того чтобы построить диаграмму необходимо выделить ячейки, которые содержат данные (и которые должны быть отражены на диаграмме), нажать кнопку Мастер диаграмм и следовать инструкциям Мастера. Для создания диаграмм из несмежных диапазонов нужно выделить первую группу ячеек, содержащих необходимые данные, далее, удерживая клавишу CTRL, выделить необходимые дополнительные группы ячеек и нажать кнопку Мастер диаграмм. При этом можно выбирать: тип диаграммы (Мастер диаграмм – на вкладках Стандартные или Нестандартные выбирается необходимый тип); изменять заголовки и другие тексты диаграммы - имена рядов данных или текст легенды, изменять подписи значений; отображать ряды данных на вспомогательной оси; изменять цвет, узор, линии и рамки на диаграмме и др. В табличном процессоре Excel имеет средства для обработки массивов данных, так называемых списков (список представляет собой базу данных). Список - это упорядоченный набор данных, состоящий из строки заголовков и строк данных, которые могут быть числовыми и текстовыми (размер списка ограничен размерами рабочего листа). Полями принято называть столбцы списка, а записями - строки. Excel будет считать таблицу списком, если ее формат удовлетворяет следующим условиям: · список обязательно должен содержать строку заголовков; · в каждом столбце должна содержаться однотипная информация; · в списке не должно быть пустых строк; · рекомендуется помещать список на отдельный лист. Для работы со списками в Excel имеются следующие средства: · пополнение списка с помощью формы; · сортировка списка; · фильтрация списка; · подведение промежуточных итогов; · создание итоговой сводной таблицы на основе данных списка. При вводе данные можно непосредственно добавлять в ячейки списка, а можно воспользоваться специальной формой ввода (команда Форма из пункта меню Данные). В окне диалога выводятся значения записей. Окно содержит кнопки управления: Добавить, Удалить, Вернуть, Назад, Далее, Критерии, Закрыть. Для добавления новых записей необходимо воспользоваться кнопкой Добавить (появится пустая форма) и ввести значения в каждое поле. Для редактирование записей с помощью формы необходимо найти нужную запись с помощью кнопок Назад и Далее (или клавишами управления курсором на полосе прокрутки формы) и ввести нужную правку. Форму ввода можно использовать не только для ввода данных. Она позволяет просматривать существующие записи, редактировать их, удалять и выборочно отображать данные по определенному критерию. В MS Excel записи, организованные в списки, можно сортировать (по алфавиту, по убыванию, по возрастанию). Сортировка выполняется по соответствующим полям (ключам). Чтобы отсортировать список необходимо: · поместить курсор в тот столбец таблицы, по которому нужно выполнить сортировку; · затем щелкнуть по кнопке Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию. Если необходимо выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам, то надо произвести следующие действия: · выбрать команду Сортировка из пункта меню Данные; · в появившемся окне «Сортировка диапазона» в поле Сортировать по выбрать название столбца и указать порядок сортировки; · затем сделать то же самое для второго и третьего поля; · нажать кнопку ОК. Упорядочивание текстовых строк чаще всего выполняют по алфавиту. Но это не всегда удобно. Для того чтобы установить особый порядок сортировки, например по годам или месяцам, необходимо выбрать команду Сортировка из пункта меню Данные. Затем следует нажать кнопку Параметры. В открывшемся диалоговом окне Параметры сортировки из раскрывающегося списка «Сортировка по первому ключу» выбрать полные названия месяцев. Теперь при сортировке по полю «Год» и/или «Месяц» названия месяцев будут располагаться в привычном порядке. Для поиска и отбора записей (обработки их по заданному значению или критерию) в MS Excel применяется метод, который называется Фильтрация. Для фильтрации данных применяются команды Автофильтр (для простых критериев) и Расширенный фильтр (для сложных критериев). Перед тем как использовать Автофильтр, следует выделить любую ячейку списка. Затем подать из пункта меню Данные команды - Фильтр – Автофильтр. При включении Автофильтра возле имен полей списка появляются кнопки со стрелками. При щелчке по любой из этих кнопок раскрывается меню, при помощи которого можно отобрать все записи с заданным значением поля. Иногда стандартных условий Автофильтра оказывается недостаточно, поэтому создают собственный Автофильтр. Для этого необходимо выполнить следующие действия: · в списке выделить любую ячейку; · для включения автофильтра подать из пункта меню Данные команды - Фильтр - Автофильтр (в каждом столбце в верхней ячейке появляется кнопка раскрывающегося списка); · щелкнуть на кнопку раскрывающегося списка того столбца, имя которого будет использоваться в пользовательском фильтре; · в списке операторов сравнения выбрать нужный, а в списке значений выбрать значение поля-ключа; · задать критерий выборки во втором поле таблицы; · щелкнуть по кнопке ОК (на листе будут отображены записи, отвечающие заданным критериям). Часто для отбора нужной информации из списка бывает вполне достаточно Автофильтра или пользовательского фильтра. Однако для решения сложной задачи приходится прибегать к помощи расширенной фильтрации. Расширенный фильтр гораздо гибче Автофильтра. С помощью расширенного фильтра можно: · определить более сложный критерий фильтрации; · помещать результат отбора данных в любое место рабочей книги; · устанавливать вычисляемый критерий отбора. Чтобы воспользоваться расширенным фильтром, необходимо задать диапазон критериев (область рабочего листа, в которой формируется условия отбора). Диапазон критериев должен состоять, по крайней мере, из двух строк, первая из которых содержит все или некоторые названия полей списка (названия полей, не используемых при фильтрации, можно не помещать в диапазон критериев, но если предполагается, что в дальнейшем может понадобиться и другая информация из списка, надо скопировать строку, содержащую названия полей списка, целиком). Условия отбора следует вносить в пустые ячейки диапазона критериев (условия, расположенные в ячейках одной строки, соединяются оператором И, а условия, расположенные на разных строках, соединяются оператором ИЛИ). Диапазон критериев может состоять из любого количества строк. Область ячеек, содержащих критерии, должна отделяться от списка, по крайней мере, одной пустой строкой. При использовании вычисляемого критерия отбор производится «по несуществующему полю». При создании формул вычисляемых критериев следует ссылаться на первую строку списка, а не на строку заголовков. Если в формулу будут подставляться значения вне списка, необходимо использовать абсолютные ссылки. Для того чтобы отключить расширенный фильтр, используют команды Фильтр - Отобразить все из пункта меню Данные. В Excel меню Данные имеется команда Итоги для упорядочения списка и вывода промежуточных итогов. Для получения промежуточных итогов необходимо выполнить следующие действия: · отсортировать список (сортировку следует проводить по тому полю списка, при изменении значений которого должны рассчитываться промежуточные итоги); · при необходимости можно выполнить фильтрацию; · выбрать команду Итоги из пункта меню Данные; ·
В раскрывающемся списке При каждом изменении в... диалогового окна «Промежуточные итоги» имеются названия всех столбцов таблицы и следует выбрать заголовок того поля, по которому проводилась сортировка. В раскрывающемся списке Операция на выбор даются 11 функций, которые могут быть использованы для расчета итогов. В окне Добавить итоги по «галочкой» следует отметить названия полей списка, для которых надо подвести итоги. При каждом повторном использовании команды Итоги можно выбирать новую функцию. Если необходимо, чтобы промежуточные итоги накапливались, то есть каждый последующий уровень итогов не уничтожал предыдущий, опция Заменить текущие итоги должна быть отключена. Другим способом получения итоговой информации является Консолидация данных ( одно из средств решения задачи объединения данных из разных источников). При консолидации происходит обобщение однородных данных с выполнением определенных действий в зависимости от заданной функции консолидации: суммирования, определения минимального и максимального значения, или произведения (выполняется командой Консолидация из пункта меню Данные). Консолидация данных может выполняться двумя методами: по расположению и по именам полей (реквизитов). Консолидация данных по расположению выполняется над данными, расположенными на разных листах, но в таблицах с одинаковой структурой. Консолидация по именам (реквизитам) выполняется над данными таблиц неодинаковой структуры и расположения, но консолидируемые данные обязательно должны иметь одинаковые имена полей сводимых диапазонов. Для консолидации данных необходимо определить область расположения консолидируемой информации. Это может быть любой рабочий лист или любая рабочая книга. Затем на листе для консолидации данных следует активизировать ячейку начала диапазона ячеек с итогами. В MS Excel имеется возможность построения динамической таблицы итоговых данных (извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в списках), так называемой Сводной таблицы. Для ее создания следует установить курсор в одну из ячеек списка и выполнить команду Сводная таблица из пункта меню Данные. На экране появится окно Мастера сводных таблиц и диаграмм. На первом шаге определяется источник данных. На втором – Мастер просит уточнить диапазон, в котором расположены исходные данные. На третьем шаге диалогового окна «Мастер сводных таблиц и диаграмм» следует щелкнуть по кнопке Макет. В открывшемся окне поля списка представлены в виде кнопок, и надо перетащить эти кнопки в соответствующие области макета сводной таблицы.
Страница - значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве заголовков страниц сводной таблицы. Строка - значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве заголовков строк сводной таблицы. Данные - поле (поля), для которого подводится итог в сводной таблице. Столбец - значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве заголовков столбцов сводной таблицы. В каждую область можно перетащить любое количество полей, но все поля использовать не обязательно (если случайно кнопка попала не в ту область, ее можно просто вывести за пределы макета). По умолчанию при перетаскивании кнопки в область Данные будет применена функция Сумм, если поле содержит числовые значения, и функция Счет - в случае нечисловых значений. Если дважды щелкнуть по полю в области данных, функцию можно будет изменить. Созданную сводную таблицу можно изменять и настраивать, пока она не будет выглядеть необходимым образом (очень полезной здесь будет панель инструментов Сводные таблицы и если она не появилась автоматически, следует выполнить команды Панели инструментов - Сводные таблицы из пункта меню Вид). При этом можно изменять структуру Сводной таблицы, добавлять и удалять поля Сводной таблицы, изменять параметры полей Сводной таблицы, производить форматирование Сводной таблицы, а также создавать диаграммы по Сводной таблице и др.
|