Общие сведения о табличном процессоре MS Excel

Большинство задач, решаемых в системах организационно-экономического управления, связано с обработкой больших объемов данных, их интеграцией, с использованием графической интерпретации данных в виде диаграмм и графиков, с необходимостью их группировки и сортировки по разным пока­зателям, проведением анализа данных, а также выводом на печать большого количества отчетных форм. Все эти задачи можно успешно решить, применив в работе табличные процессоры (электронные таблицы).

Идея создания электронной таблицы принадлежит студенту Гарвард­ского университета Д.Бриклину (1979 г.), Он и его друг Б.Франкстон (кото­рый разбирался в программировании) разработали первую программу элек­тронной таблицы, названную ими VisiCalc. На этой основе многие фирмы разработали и выпустили на рынок большое количество программ данного класса. До появления пакета Microsoft Office наиболее широкое применение имели табличные процессоры SuperCalc и Lotus 1-2-3. Lotus был первым таб­личным процессором, интегрировавшим в себя, помимо обычных инстру­ментов, графику и возможность работы с системами управления базами дан­ных. С 1987 г. в среде Windows преобладает табличный процессор Excel. Эта программа предложила более простой графический интерфейс, расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. В настоящее время, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

Современные табличные процессоры удовлетворяют практически лю­бого пользователя с любым диапазоном его профессиональных запросов. Наиболее эффективно табличные процессоры применяются в бухгалтерском учете, банковском деле, распределении и использовании ресурсов, проектно-сметных работах, обработке больших массивов информации, технических расчетах и других сферах деятельности.

Запустить табличный процессор можно кнопкой Пуск - Все программы - Microsoft Office - MS Excel.

Excel представляет собой обычное окно в Windows, которое содержит все стандартные элементы: строку меню, панели инструментов, строку фор­мул (присутствует только в окне Excel), строку состояния, рабочее поле и др. Окно Excel состоит как бы из двух вложенных друг в друга окон. Внеш­нее - это программное окно Excel, внутреннее окно - это рабочая поле или страница (а в целом – рабочий лист).

Рабочее поле состоит из ячеек, которые формируются именованными столбцами и строками. Ячейка - адресуемая область оперативной памяти. Ее адрес устанавливается координатами (названием) столбца и номером строки (например, А10 - адрес ячейки в столбце А и 10-й строке). Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка - это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-ни­будь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки. Любая ячейка может содержать текст, число, формулу (последние используют значения из других ячеек). Активная ячейка - та, которая выде­лена курсором (в каждый момент времени активной ячейкой является только одна). Текущая строка и текущий столбец - те, которые связаны с ак­тивной ячейкой. Можно выделить и диапазон ячеек. Блок (диапазон) ячеек - это очерченная прямоугольная непрерывная группа ячеек. Блок ячеек имеет уникальный адрес, задаваемый указанием адреса первой ячейки (верхний ле­вый угол блока), и через двоеточие - адрес последней ячейки (правый нижний угол блока). Блок ячеек может включать в себя: одну ячейку, строку или часть строки, столбец или часть столбца, блок ячеек.

Итак, рабочий лист представляет собой саму таблицу, диаграмму и дру­гие объекты. Рабочие листы делятся на ячейки и помечаются специальными ярлыками (листы являются основными блоками для хранения данных в Excel). Переход от одного рабочего листа к другому осуществляется с помо­щью ярлыков. Рабочие листы, взятые вместе, образуют рабочую книгу (по аналогии с обычной книгой содержит расположенные в произвольном по­рядке листы). Рабочая книга является организационным средством для эф­фективного управления данными (сохраняется как целостный объект по умолчанию с расширением .xls). Установленные связи между рабочими кни­гами образуют рабочую среду. В одной книге может быть от 1 до 255 элек­тронных листов, на каждом из которых можно разместить несколько таблиц или диаграммы (предлагаемое по умолчанию количество листов можно скорректировать командой Сервис - Параметры - Общие). Листы можно добавлять и удалять (ярлычок активного листа - контекстное меню: ко­манды - Добавить, или Удалить). Листу можно присвоить имя (вызвав кон­текстное меню на ярлыке листа и выбрав команду Переименовать), а также перемещать их и копировать. Перемещение листа внутри активной рабочей книги осуществляется перетаскиванием ярлычка листа в новую позицию ле­вой кнопкой мыши. Копию активного листа или перемещение его в другую книгу можно сделать с помощью команд меню Правка - Перемес­тить/скопировать лист.

При работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы (пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек) и па­нель управления (часть экрана, дающая пользователю информацию об ак­тивной ячейке, ее содержимом, меню и режиме работы). Панель управле­ния включает: строку меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки. Строка главного меню содержит имена меню ос­новных режимов программы (выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему меню, содержащему перечень входящих в него ко­манд). Вспомогательная область управления включает: строку состояния, па­нели инструментов, вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки. В строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о теку­щем режиме работы программы, имени файла текущей электронной таблицы, номере текущего окна и т.п. Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функ­ций программы. Чтобы вызвать на экран те области таблицы, которые на нем в настоящий момент не отображены, используются вертикальная и горизон­тальная линейки прокрутки. Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содер­жимое текущей ячейки. Особенность строки ввода - возможность видеть со­держащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не ее результат. Строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования тек­стовых данных. Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. При­веденная структура интерфейса является типичной для табличных процессо­ров, предназначенных для работы в среде Windows.

К основным функциональным возможностям Excel можно отнести:

· выполнение всего комплекса операций по построению таблиц и обработке данных в них;

· защита информации от несанкционированного доступа;

· возможность использования двух- и трехмерной графики;

· с данными электронных таблиц можно работать как с базой данных;

· таблицы можно связывать между собой, что уменьшает непосредственный ввод данных и обеспечивает эффективную технологию их обработки;

· богатый язык макрокоманд, позволяющий автоматизировать обработку таблиц;

· возможность выполнять расчеты при одно- и двухфакторном анализе дан­ных, регрессионный анализ (связь между переменными), работать с мат­рицами и решать линейные оптимизационные задачи и др.;

· автоматический перерасчет и обновление связей при вводе или изменении данных;

· возможность создавать собственные программы в среде программирова­ния VBA.