Принципы работы приложений пакета MS OFFICE

Следует сказать, что во все программные продукты семейства MS Office положены единые принципы их создания и совершенствования. Каждое ба­зовое приложение MS Office (текстовый процессор Word, табличный про­цессор Excel, пакет подготовки и демонстрации презентаций PowerPoint, система управления базами данных Access) содержит общие команды, диало­говые окна и процедуры, что облегчает освоение приложений Office. Нау­чившись пользоваться одним приложением, легко осваивать другие.

Запустить приложение MS Office можно разными способами, например: Пуск - Программы - и щелкнуть на нужное приложение Office. Все про­граммы-приложения MS Office используют один и тот же базовый пользова­тельский интерфейс, а информация, выведенная на экран, появляется в стан­дартных окнах. Окно после запуска приложения может находиться в одном из трех состояний: развернутом (весь экран заполнен целиком), свернутом (в виде кнопки на панели задач), в нормальном (его можно перемещать на эк­ране).

Элементы пользовательского интерфейса:

· строка заголовка содержит имя приложения MS Office, имя документа и кнопки управления для свертывания, развертывания и закрытия окна;

· строка меню содержит название меню, обеспечивающее доступ к опреде­ленной группе команд приложения;

· панели инструментов - один или несколько рядов с раскрывающимися списками и командными кнопками;

· полосы прокрутки служат для просмотра частей документа, не отображен­ных в данный момент в окне;

· строка состояния содержит информацию о клавишах переключения и о работе конкретной программы приложения.

В приложениях Office одновременно можно открыть несколько окон до­кументов. Это позволяет быстро переходить от одного документа к другим (в конкретный момент времени активным является одно окно). Команды для управления работой с открытыми окнами собраны в пункте меню Окна. В нижней части этого меню содержится список открытых документов прило­жения, а в верхней - команды для открытия новых окон и упорядочения от­крытых. Кроме окон документов в приложениях Office существуют диалого­вые окна (программа выводит их на экран тогда, когда ей нужна дополни­тельная информация для запуска команды). Через диалоговое окно пользова­тель общается с программой - они содержат один или несколько параметров, представленных в виде списков, кнопок и других компонентов.

В приложениях Office работа с документами осуществляется примерно одинаково (хотя документы в каждом приложении создаются в своем фор­мате). Работа с документами на дисках сводится к их созданию, открытию, сохранению, закрытию, распространению документов в Internet, поиску до­кумента.

Создать новый документ можно разными способами. В приложениях Word, Excel, PowerPoint, например, для этой цели из меню Файл выбирается команда - Создать. Диалоговое окно содержит вкладки (Новый документ, XML-документ, Web-страницы и др.) со стандартными шаблонами докумен­тов. Пользователь может выбрать тот шаблон, на основе которого и будет создан новый документ.

Открыть существующий документ можно следующим образом: если приложение Office запущено, то документ открывается из меню Файл - ко­мандой - Открыть (или щелчком на кнопку Открыть на панели инструмен­тов Стандартная). При неоткрытом соответствующем приложении Office открыть документ можно через Главное меню.

В приложениях Office для сохранения (записи) файла на диске предна­значены команды Сохранить и Сохранить как. Команда Сохранить (при­меняется, если файл уже имеет ИМЯ) вызывается из меню Файл (или щелч­ком на кнопку Сохранить на Панели инструментов). Для присвоения имени документу и указания дискового устройства и папки для хранения файла и формата документа файла предназначена команда Сохранить как, включен­ная в меню Файл (открывается диалоговое окно Сохранение документа, в котором задаются соответствующие параметры). По умолчанию Office помещает файл в текущую цапку, имя которой выведено в поле раскрываю­щегося списка.

Для публикации документа в локальных сетях и в Internet его сохраняют в формате Web-страницы (формат HTML). Публикация документа Office в виде Web-страницы осуществляется следующим образом:

· документ для сохранения должен быть открытым;

· в меню Файл - выбрать команду Сохранить как Web-страницу.

· щелкнуть по кнопке Сохранить (документ будет сохранен в виде Web-страницы).

Сохраненный файл как готовую Web-страницу можно распространять по локальной сети или по Internet. Перед распространением Web-страницы по сетям рекомендуется внимательно посмотреть, как она будет выглядеть в браузере (выполняется из меню Файл по команде - Предварительный про­смотр Web-страницы) и уточнить все детали.

Документы закрываются командой Закрыть. Ее можно вызвать из меню Файл - Закрыть. Командой Закрыть закрывается только текущий (актив­ный) документ. По команде из меню Файл - Выход за один шаг закрываются все открытые документы. Операционная среда Windows сохраняет вместе с содержанием документа информацию о размере, типе документа и дате по­следнего изменения для каждого файла в системе. При создании файла Office добавляет к каждому файлу уникальный ряд свойств. Для вывода на экран окна свойств подается команда из меню Файл - Свойства.

Если компьютер пользователя входит в локальную сеть, то работа свя­зана с обменом информацией между компьютерами сети. Документ, предна­значенный для пользования рабочей группой, помещается на сетевой диск, доступный для всех участников сети. С любого сетевого компьютера можно просмотреть сеть, перемещать файлы по ней с помощью окна Проводник Office (средство навигации и работы с файлами). Для этого необходимо:

· в приложении Office закрыть файл, подготовленный для рассылки;

· запустить программу Проводник Windows (кнопка Пуск – Программы – Проводник) и найти местоположение документа Office, подлежащего ко­пированию в сети - выбрать команду Копировать (файл скопируется в буфер обмена);

· в левой стороне окна найти Сетевое окружение – открыть сетевой диск и найти папку, в которую хотим поместить файл;

· в окне Проводник подать команду из меню Правка – Вставить;

На сетевом диске будет записана копия файла, доступная для просмотра и пользования.