Набор и редактирование текста

Новый документ создается разными способами и на разной основе - на основе некоторого образца, называемого шаблоном (шаблон – это именован­ная совокупность параметров для создания документа, сохраняемая в биб­лиотеке шаблонов). Например, при создании документа по умолчанию авто­матически применяется шаблон Обычный (шрифт Times New Roman, раз­мером 12 пунктов, выравнивание слева, одинарный интервал между стро­ками, запрет висячих строк). Но если создавать документ с помощью меню Файл командой Создать – откроется диалоговое окно «Создание доку­мента», представляющее библиотеку шаблонов для различных документов (Новый документ, XML – документ, Веб-страница, и др.). При запуске (без привязки к существующему документу) на экране отображается окно с пус­тым документом (куда можно вводить текст, вставить иллюстрацию, таб­лицу и т.д.). Пустой документ имеет название Документ1, которое видно в строке заголовка.

Каждый такой документ может иметь различное внешнее представление (Word предлагает несколько режимов отображения документа на экране). Выбор режима зависит от типа документа и выполняемой работы (переклю­чение режимов просмотра документа можно выполнить с помощью соот­ветствующих команд меню или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки).

Обычный режим позволяет сосредоточиться на содержании документа, совершенствовании стиля изложения, а также выполнить простое формати­рование (удобен для ввода, редактирования текста и перемещения по доку­менту, поскольку позволяет увидеть все виды форматирования символов и абзацев, но не показывает разметку страницы, некоторые элементы оформления страницы, например, колонтитулы).

Режим Разметка страницы больше подходит для сложного форматиро­вания, перемещения, копирования (он позволяет увидеть страницу с полями, рисунками, колонками, сносками и колонтитулами в том виде, в каком она будет напечатана). Этот режим удобен для компоновки страницы и разме­щения объектов, однако он больше загружает процессор и замедляет работу.

Режим Web-документа дает представления о том, как будет выглядеть документ в окне Web-обозревателя (для упрощения процесса чтения доку­мента на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком).

Режим Структура отображает организацию документа, выделяя заго­ловки различных уровней (применяется для просмотра и изменения струк­туры больших документов). Позволяет просматривать как иерархию заго­ловков, так и содержимое выделенного заголовка.

В режиме Схема документа в левой части окна документа представ­лены заголовки, щелчок на которых позволяет перемещаться по документу.

В режиме Во в есь экран область документа максимально увеличивается за счет панелей инструментов и элементов управления окна, которые не ото­бражаются на экране.

Другим способом изменения внешнего вида документа является мас­штабирование. Масштаб документа можно увеличить (чтобы получить под­робное изображение), или уменьшить (чтобы увидеть большую часть стра­ницы или несколько страниц сразу в уменьшенном виде). Масштаб отображе­ния документа на экране можно выбрать по команде Масштаб из меню Вид (или в раскрывающемся списке Масштаб на панели инструментов Стан­дартная).

Итак, перед тем как вводить текст желательно определить размеры стра­ницы документа (меню Файл команда Параметры страницы), выбрать стиль основного шрифта и его размер (меню Формат команда Шрифт), а также произвести установку абзацного отступа (меню Формат команда Аб­зац, либо ползунками на горизонтальной линейке). При наборе же текста сле­дует руководствоваться следующими правилами.

1. Переход от строки к строке и от страницы к странице осуществляется автоматически. Нажатием клавиш управляется лишь завершение неполных строк или страниц. ENTER - завершает абзац, SHIFT/ENTER - завершает не­полные строки, SHIFT/CTRL/ENTER - завершает неполные страницы.

2. Помимо обычного символа «пробел», принято различать «неразби­ваемый пробел» (набираемый при нажатии клавиш CTRL/SHIFT/пробел). Его используют, когда пробел не должен восприниматься как разделитель слов (например, в различных аббревиатурах).

3. Аналогично различают два вида символа «дефис» (неразбиваемый дефис набирается при нажатии клавиш CTRL/SHIFT/дефис).

4. Пропуск пустых строк достигается нажатием клавиши ENTER. Соот­ветственно удаление пустых строк или объединение строк достигается нажа­тием клавиши DEL или Backspace.

Кроме того существуют правила набора формул, таблиц и построения диаграмм.

При работе над документом рекомендуется включать режим отображе­ния непечатаемых символов (кнопка Непечатаемые знаки на Стандартной панели инструментов). Эти знаки (конец абзаца ¶, разрыв строки ↲, знак табуляции →, мягкий перенос, пробел ∙) видны на экране, но не выводятся на печать. В таком режиме легче выявить ошибки, допущенные при наборе и форматировании текста.

В ряде случаев при подготовке документов возникает необходимость вставки в текст символов, которых нет в стандартной раскладке клавиатуры. Для их ввода надо выбрать из меню Вставка команду Символ, на вкладке Символы выбрать требуемый Шрифт, выделить нужный символ и нажать кнопку Вставить (закрыть окно). Аналогично вставляются символы, приве­денные на вкладке Специальные знаки.

Расстановка переносов позволяет уменьшить расстояние между словами при выравнивании текста по ширине (это особенно важно при верстке тек­ста в несколько колонок). Чтобы выполнить операцию расстановки перено­сов, необходимо выбрать из пункта меню Сервис команду - Язык - Расста­новка переносов. В диалоговом окне этой команды следует определить та­кие величины: поле Ширина зоны переноса слов (задается максимальная величина свободного места, которое можно оставить в конце строки, вы­ровненной по левому краю) и поле Максимальное число последовательных переносов (указывается максимальное число идущих подряд строк с перено­сами). Word позволяет расставлять переносы как автоматически в процессе ввода текста, так и принудительно.

При вводе, редактировании и форматировании текста надо уметь быстро перемещаться по документу. Для этого можно использовать клавиатуру (по­средством клавиш управления курсором и различных клавишных комбина­ций), полосы прокрутки (при помощи вертикальной и горизонтальной полос прокрутки) и меню (командой Перейти из пункта меню Правка).

При выполнении многих операций редактирования и форматирования требуется предварительно выделить фрагмент текста, подлежащий обра­ботке. При этом существуют разные способы выделения фрагментов текста, например:

· отдельное слово - двойным щелчком мыши по нему;

· строка - щелчком мыши перед выделяемой строкой;

· предложение - щелчком мыши на предложении при нажатой клавише CTRL;

· абзац - тройным щелчком мыши в любом месте абзаца;

· весь документ - с помощью команды Выделить все из меню Правка;

· прямоугольный блок текста - буксировкой текстового курсора от начала к концу блока при нажатой клавише ALT.

Для снятия выделения надо щелкнуть мышью вне выделенного фраг­мента. С выделенным фрагментом текста можно проводить разные операции, например: копирование, перемещение, удаление. Перемещение и копирова­ние, могут быть выполнены либо с помощью мыши (мышь целесообразно применять, когда фрагмент не требуется длительно буксировать по тек­сту), либо с помощью буфера обмена. Для перемещения или копирования фрагмента текста через буфер обмена следует использовать соответствую­щие команды меню Правка, кнопки Стандартной панели инструментов, со­четание клавиш или команды контекстного меню. Удалить выделенный фрагмент текста можно нажатием клавиши DELETE или выбрать из меню Правка команду Очистить.

Word позволяет отменить результаты выполнения нескольких последних действий. Для этого на Стандартной панели инструментов имеются кнопки Отменить (отменяет последнее действие) и Вернуть (позволяет устра­нить действие отмены). Для отмены результатов выполнения нескольких последних операций следует воспользоваться кнопкой раскрытия списка (ря­дом с кнопкой Отменить). В появившемся списке последних действий (сле­дуют в порядке, обратном тому, в котором они происходили) надо выбрать строку с той операцией, до которой требуется выполнить отмену. Для воз­врата результатов нескольких отмененных действий действуют аналогично. Отменить и повторить последнюю операцию можно также командами Отме­нить и Повторить из пункта меню Правка. К числу команд, не подлежащих отмене, относятся сохранение, печать, открытие, создание документа.

При вводе текста возможны грамматические и орфографические ошибки (красной волнистой линией подчеркиваются орфографические ошибки, а зе­леной - грамматические). Word предоставляет возможность пользователю проверку правописания (эта функция не только отмечает ошибки в тексте, но и помогает их исправить). Для этого следует выбрать из пункта меню Сервис команду Правописание (или щелкнуть правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове). Кроме того, существует возможность на основе встро­енного словаря (тезауруса) подбирать синонимы для часто повторяющихся в тексте слов. Подбор синонимов выполняется следующим образом:

· выделяется слово;

· из пункта меню Сервис выбирается команда - Язык - Тезаурус;

· в диалоговом окне этой команды выделяется наиболее подходящий из пред­ложенных синонимов.

· далее следует нажать кнопку Заменить.

Для автоматического исправления в процессе ввода текста некоторых типичных ошибок или опечаток существует операция Автозамена. Чтобы выполнялись ее функции, надо включить соответствующие режимы в диало­говом окне Автозамена (настройка параметров автозамены выполняется через меню Сервис командой Параметры автозамены).

Функция Автотекст позволяет вставлять в документ часто используе­мые фрагменты текста (названия, обращения, приветствия и др.). Сущест­вует стандартный список элементов автотекста. Однако можно создать и соб­ственные элементы Автотекста, добавив их в меню и присвоив им имя (соз­дание, вставка и удаление элементов атотекста производится через меню Вставка командой Автотекст).

Для удобства и наглядности отображения данных используют таблицы (записи данных в виде строк и столбцов). Текстовые процессоры позволяют создавать таблицы различной структуры и разными способами - посредством меню Таблица, кнопкой Вставить таблицу на панели Стандартная, с помо­щью кнопки Добавить таблицу Excel ( а также с помощью меток табуля­ции).

Наиболее простым способом создания таблиц является способ создания посредством меню Таблица – командами Вставить – Таблица (либо Нари­совать таблицу). Далее следует задать нужные параметры таблицы (число столбцов, строк и др.), нажать кнопку ОК. Незаполненная таблица будет вставлена в документ. Таблицы сложной формы рационально создавать на основе простой таблицы, редактируя ее потом методом рисования. Для этого на панели инструментов «Таблицы и границы» имеется ряд инструментов.

Над таблицей можно выполнять операции редактирования и корректи­ровки: вставлять строки и столбцы, а также отдельные ячейки; удалять строки, столбцы и ячейки; изменять и выравнивать ширину столбцов, высоту строк, объединять и разбивать одну или несколько ячеек, можно также про­изводить сортировку данных, вычисления в таблице и др.

Сортировку данных в таблице можно производить по одному или не­скольким столбцам (пункт меню Таблица – команда Сортировка). Для этого указываются номера столбцов (содержимое которых будет использо­вано при сортировке), тип сортировки (текст, число, дата), вид сортировки(по возрастанию, по убыванию), а также Параметры (позволяет установить дополнительные возможности сортировки).

В таблицах можно суммировать, вычитать, усреднять и производить другие математические действия. Для вставки результата вычислений необ­ходимо:

· курсор установить в ту позицию, куда должен быть помещен результат вы­числений;

· подать из пункта меню Таблица команду Формула и в поле Формула по­сле знака равенства ввести требуемую формулу - нажать ОК.

Математические вычисления в таблице выполняются по формулам, ко­торые начинаются знаком равенства. Вычисления выполняются по функциям или формулам. В формулах используются координаты ячеек в качестве аргу­ментов. Координаты ячеек задаются двумя символами - обозначений столбца (обозначаются буквами латинского алфавита) и строки (обозначаются цифрами), например D6. Автоматически вычисляемые ячейки создаются с помощью поля типа Вычислить (=).

Текстовый процессор Word имеет в своем составе средства для форми­рования в документе Word диаграмм и графиков (на основании данных, со­держащихся в таблице). Для создания диаграммы необходимо произвести такую последовательность: меню Вставка - Объект - вкладка Создание - в списке Тип объекта выбрать Диаграмма Microsoft Graph - кнопка ОК (либо меню Вставка – Рисунок – Диаграмма).

Кроме оттого, можно создавать в тексте формулы с помощью панели инструментов Формула (меню Вставка - Объект - вкладка Создание - в спи­ске Тип объекта выбрать Microsoft Equation 3.0), а также рисунки (панель инструментов Рисование) и многое другое.