Эффективность бухгалтерского учета с использованием персональных ЭВМ

Эффективность автоматизированного учета есть количественное и качественное выражение положительных влияний на управляемый объект или процесс вследствие использования вычислительной и организационной техники, а также связанного с этим изменения организационной структуры управления и информационных потоков в системе.

Источниками эффективности, возникающей от применения ПЭВМ в организационном управлении, являются:

- уменьшение затрат на обработку единицы информации;

- повышение точности расчетов;

- увеличение скорости выполнения вычислительных и печатных работ;

- увеличение скорости и снижение времени поиска необходимых сведений;

- возможность моделирования изменения некоторых переменных (например, при составлении финансового плана) и анализа результатов;

- способность автоматически собирать, запоминать и накапливать разрозненные данные;

- систематическое ведение данных;

- уменьшение объектов хранимой документации и стоимости хранения данных;

- стандартизация документов и их ведения;

- улучшение доступа к архивам данных управленцев и организаторов производства;

- возможность использования телекоммуникационных систем при получении данных и совместном принятии решений.

На практике наиболее часто применяются две группировки показателей оценки эффективности автоматизации: первая - выделение показателей прямой и косвенной эффективности и вторая - подразделение показателей на стоимостные, натуральные и качественные. По существу, вторая группировка есть развитие первой.

Показатели прямой эффективности характеризуют непосредственное снижение затрат на отработку данных и прямую экономию затрат в результате функционирования автоматизации. Показатели этой группы подразделяются на первичные и производные. Первичные показатели: сумма общей годовой экономии, повышение производительности труда работников аппарата управления, сумма сокращения затрат на содержание управленческого персонала, величина абсолютного снижения трудоемкости обработки информации и др. Производные - коэффициент общей эффективности, коэффициент снижения трудоемкости, срок окупаемости системы и др.

Показатели косвенной эффективности позволяют оценивать автоматизацию с позиций их положительного влияния на производственно - хозяйственную деятельность объекта. К ним относятся: улучшение информационной системы, улучшение качества документации, повышение оперативности руководства и т.д. Название «косвенная эффективность» ни в коей мере не умаляет значимости этого вида эффективности. Наиболее важной и реальной целью автоматизации работы служащих является повышение качества административных и проектных решений, вырабатываемых в службах управления (для информационных работников это качество вырабатываемой информации). При оценке эффективности автоматизации важно учитывать, что конечный эффект от применения ПЭВМ связан не только с возмещением затрат на их покупку, установку и эксплуатацию, а в первую очередь за счет дополнительного улучшения качества принимаемых решений, которое можно оценить через общие показатели эффективности производства (прирост прибыли, повышение рентабельности, рост продуктивности использования производственных ресурсов, ускорение оборачиваемости оборотных средств и т.д.). Типовая методика расчета косвенной эффективности пока отсутствует, поэтому косвенную эффективность определяют обычно способами опытных и экспертных оценок, сопоставления с объектами-аналогами.

Наряду с частными показателями оценки эффективности автоматизации практикуют определение интегральной её оценки Y, которая показывает степень соответствия качества создаваемой автоматизации поставленным задачам её функционирования или выявленным тенденциям научно - технического развития этих систем, т.е. осуществляется оценка научно-технического уровня автоматизации.

Для определения этого показателя используется статистический метод, который выражается функцией:

Y=f(X_i, A_i) (55)

где X_i - частные значения показателей оцениваемой системы, достигнутые в рассматриваемый момент;

А_i - коэффициенты важности Х_i.

Для расчета интегрального показателя эффективности автоматизации предварительно должны быть определены частные показатели, такие, как экономический уровень автоматизации, уровень охвата автоматизацией задач управления, показатель системотехнического уровня и т.д.

При оценке эффективности автоматизации нельзя забывать о её влиянии на прогрессивные структурные изменения в организации управления, на повышение квалификации управленческих и информационных работников, на экономические показатели их труда и другие социальные факторы развития производства.

Усовершенствование автоматизированного бухгалтерского учета на базе ПЭВМ является одним из путей улучшения финансового состояния предприятия. Для определения экономической эффективности от использования ПЭВМ необходимо сопоставить базисный период и проектный уровень автоматизации (расходы на обработку данных в базисный период со стоимостью услуг по обработке в проектируемый период).

Приведем расчет экономической эффективности от автоматизированного бухгалтерского учета на примере внедрения автоматизированного рабочего места (АРМ) на предприятии.

На предприятии ведение учета осуществляют 5 человек. После внедрения АРМ на предприятии будет сокращена 1 штатная единица бухгалтера.

Определим затраты по формуле:

Т₀=Р_i•24•8,

где Т₀ - затраты труда при исходном варианте, человекочасы;

P_i - численность основных исполнителей по ведению бухгалтерского учета, чел.;

24•8 — месячный фонд времени, ч;

Т₀=5•24•8=960 человекочасов.

Определяем стоимостные затраты при ведении учета вручную по формуле:

С₀=С_ОП(1+К_Н)+С_ЭЛ (57)

где С₀ — стоимостные затраты ведения учета при базисном варианте в месяц, руб.;

С_эл - стоимость электроэнергии, руб.;

С_оп - сумма основной заработной платы работникам учета, руб.;

С_оп=О_i•Р_i (58)

где О_i - среднемесячная заработная плата учетных работников, руб.;

Р_i - численность учетных работников, чел.;

К_н - коэффициент накладных расходов, К_н=0, 3;

С_оп=680•5=3400руб.;

С₀=3400(1+0, 3)=4420 руб.

Далее произведем расчет затрат труда и стоимости при автоматизированной обработке данных на персональных ЭВМ.

Определим трудовые затраты после внедрения АРМ по формуле;

Т₁=Р_i•24•8,

где Р_i - численность основных исполнителей по ведению бухгалтерского учета после внедрения АРМ;

T₁=4•24•8=768 человекочасов.

Определим общую сумму затрат при обработке информации на АРМ бухгалтера:

С₁=С_оп+С_а+С_м+С_нр+С_эл (59)

где С_оп=680•4=2720 руб.;

С_а - сумма ежемесячных амортизационных отчислений по компьютерам, руб.:

С_а=С_к•П_а•¹/₁₂ (60)

С_к - стоимость одного компьютера, руб.;

П_а - процент амортизационных отчислений;

С_м - стоимость вспомогательных материалов (бумага, дискеты, картриджи и порошок для заправки);

С_нр - сумма накладных расходов, составляющая 30% от суммы основной оплаты труда (С_оп), руб.;

С_эд - стоимость израсходованной электроэнергии, равна произведению рабочего времени ПЭВМ на потребляемую мощность и на стоимость 1 кВт/ч;

С_эл=0, 2 кВт•5ч•0, 305 руб.•24 дн.=7, 32 руб.;

С₁=2720+104+85+816+7, 32=3732, 32 руб.

Исходя из произведенного исследования затрат по двум способам ведения учета в хозяйстве можем рассчитать прямую экономию по трудовым ресурсам и экономию в стоимостном выражении от внедрения АРМ бухгалтера.

Прямая экономия по трудовым ресурсам составит:

Т= Т₀-Т₁= 960 - 768=192 человекочасов.

Прямая экономия в стоимостном выражении за месяц:

Э_с= С₀-С₁=4420 - 3732, 32=687, 68 руб.

Прямая экономия в стоимостном выражении за год составит:

Э_пс=Э_с•12=687, 68•12 = 82525, 16 руб.

Кроме того, определим индексы и коэффициенты снижения труда и стоимости обработки при переводе на автоматизированный бухгалтерский учет.

Индекс снижения трудовых затрат:

И_т=Т_о/Т₁=960/768=1, 25

Коэффициент снижения трудовых затрат:

Кт=(Т_о-Т₁)/Т_о•100=192/960•100=20%

Индекс снижения стоимости затрат:

И_с=С₀/С₁=4420/3732=1, 18

Коэффициент снижения стоимостных затрат:

К_с=(С₀-С₁)/С₀•100=687, 68/4420•100 = 16%

Таким образом, при внедрении АРМ бухгалтера трудовые затраты снизились в 1, 25 раза, при этом экономия составит 192 человекочаса в месяц. Снижение стоимости затрат произошло в 1, 18 раза, при этом экономия за месяц составит 4420 руб., или можно сказать, что трудовые затраты снизятся в месяц на 20%, а стоимостные - на 16%.

Экономическая эффективность составит 82525, 16 руб. в год в стоимостном выражении.

При этом существенно повысится качество управления, т.е. учета, планирования, анализа, что приведет к рациональному использованию производственных ресурсов, а соответственно, к экономии материальных, трудовых затрат и снижению себестоимости работ, повышению культуры и производительности труда (табл.7).

Таблица 7 - Экономическая эффективность от комплексной

автоматизации бухгалтерского учета на предприятии