Недопоставка товару (Н-зкз)

Якщо постачальник не поставив весь товар, вказаний в замовленні, то на наступний, після поставки день, в системі «POTAMUS» з’являється замовлення даному постачальнику по недопоставленим позиціям Н-зкз (недопоставка замовлення).Н-зкз допомагає скоротити час при формуванні наступного замовлення даному постачальнику. Н-зкз може бути видаленим, якщо формування нового замовлення на його основі буде недоцільним.

8. Переміщення товару

Виконавці: начальник торгового відділу, завідувач секції, старший продавець, продавець, економіст з фінансової роботи, начальник відділу прийому товару, комірник, обліковець, співробітник СБ

В процесі роботи торгових відділів може виникати потреба у переміщенні товару. В гіпермаркеті є наступні види переміщень:

– внутрішні переміщення (Прм) - зі складу у торгові відділи, з торгових відділів на склад, між відділами маркету (при списанні на внутрішні потреби, тобто переміщення Спс з відділу у відділ)

– зовнішні переміщення (Ппт) – партійне переміщення товару між маркетами компанії.

8.1. Внутрішнє переміщення товару (Прм)

Даний документ дозволяє відслідкувати переміщення товару у межах маркету, з торгового залу на склад та навпаки. Документ Прм формується автоматично при будь-якому русі товару з торгового залу та в торговий зал (при проведенні Пнк, Впс, Ппт).

Прм формується у наступних випадках:

– при проведенні Прибуткової накладної (Пнк) - переміщення продукції із зони прийому товару у торговельний зал;

– при формуванні документу Повернення товару постачальнику (Впс) - переміщення продукції з торговельного залу до зони прийому товару;

– при формуванні документу Партійного переміщення товару (Ппт) – переміщення продукції з одного маркету на інший.

8.2. Зовнішнє переміщення товару (Ппт)

Причини зовнішнього переміщення:

1) клієнт замовив товар, якого немає у достатній кількості в маркеті – оформлюється переміщення потрібної кількості товару з іншого маркету;

2) товар довгий час не продається в одному маркеті (мертвий товар), проте дуже швидко розкуповується в іншому – оформлюється переміщення товару на той, маркет, де товар продається швидше;

3) товар розподіляється центральним офісом з РЦ (логістичного центру) або перерозподіляється вторинним розподілом з магазинів з великим запасом товару.

При будь-якому переміщенні товару формується документ, за яким можна відслідкувати факт переміщення та його напрямок.

Переміщення з маркету-відправника

Для організації переміщення оприбуткованого товару з торгових відділів, начальник відділу в програмі «POTAMUS» формує документ на переміщення – Партіонне переміщення товару (Ппт).

Після формування документу Ппт, начальник відділу або завідуючий секції роздруковує один екземпляр Ппт, дає розпорядження про підготовку товару для переміщення.

Співробітники відділу готують товар до відправлення на інший маркет, забезпечуючи при цьому якісне палетування продукції (для уникнення пошкоджень при завантаженні та транспортуванні товару). На упакованих палетах необхідно зробити умовні позначення (вказати назву маркету, наприклад: «НЛ – Одеса-1».

Після цього необхідно роздрукувати три екземпляри документів Ппт, підписати у начальника відділу прийому товару та директора маркету - відправника. Потім пакет документів передається на склад особі, що відповідає за переміщення.

Три екземпляри документів роздруковуються для:

– обліковця складу (а потім для бухгалтера) маркету - відправника для контролю та відповідного проведення в програмі «POTAMUS»;

– працівника служби безпеки, що контролює процес завантаження товару;

– обліковця відділу «Прийом товару» (а потім для бухгалтера) маркету – отримувача для контролю та відповідного проведення по програмі «POTAMUS».

На кожному етапі даної процедури відповідальна особа ставить відповідну помітку в базі «POTAMUS»:

– начальник відділу-відправника: після підготовки товару та перед друкуванням документів;

– економіст з фінансової роботи маркету - відправника: аналізує доцільність переміщення і ставить помітку у разі схвалення;

– економіст з фінансової роботи маркету - отримувача: підтверджує, що даний товар їм є необхідним;

– економіст з фінансової роботи центрального офісу: знаходячись в головному офісі, контролює міжмаркетові переміщення товару і на початковому етапі дає розпорядження щодо кількості товару, який потрібно перемістити;

– склад-відправник: після завантаження товару і відправлення автомобіля (обов’язково із зазначенням номеру авто та прізвища водія);

– склад-отримувач: після розвантаження та повного прийому товару з перевіркою упаковки, комплектації та якості продукції;

– начальник відділу-отримувача: після прийняття товару зі складу.

При поетапному проведенні документів Ппт автоматично формуються документи ПрИ та ПрВ:

– ПрИ – документ формується при переміщенні товару зі складу маркету - відправника (при партіонних переміщеннях);

– ПрВ – документ формується при переміщенні товару на склад маркету - отримувача (при партіонних переміщеннях).

Начальник відділу складає заявку на перевезення вантажів автомобільним транспортом. Заявку, підписану начальником відділу та комерційним директором, разом з роздрукованим Ппт передають у відділ «Прийом товару». Заявка надсилається електронною поштою у відділ логістики. Один екземпляр з підписом начальника відділу «Прийому товару» залишається в маркеті.

На вимогу начальника відділу «Прийому товару» начальник торгового відділу доставляє зібраний та підготовлений товар у відділ «Прийому товару» в зону передбачуваного завантаження переміщення.

Начальник торгового відділу маркету несе персональну відповідальність за: кількість та якість підібраного товару, цілісність упаковки, фактичну кількість палет, доставку упакованих палет у відділ «Прийому товару» до очікуваного часу прибуття автомобіля, готовність документів (наявність підписів) та фактичну наявність товару. Контроль за кількістю та якістю переміщення проводять представники складу та служби безпеки.

Під час завантаження автомобіля, комірник фотографує товар. Разом з представником СБ пломбує автомобіль, фіксуючи опломбування в ТТН та в «Журналі реєстрації пломб».

Комірник фіксує дані про переміщення в журналі «Переміщення з маркету», в який заноситься наступна інформація:

Обліковець відділу «Прийому товару» на підставі Ппт, яка підписана начальником торгового відділу, комерційним директором, відповідальним комірником та начальником відділу «Прийому товару» в системі «POTAMUS» ставить позначку про у колонці складу відправника, що підтверджує відправку вантажу.

Переміщення в маркет - отримувач

Переміщення товару здійснюється автомобілями ПрАТ «Нова лінія». Після прибуття машина з товаром приймається позачергово незалежно від графіка поставок. Після надання водієм супроводжуючих документів уповноважений комірник вказує місце розвантаження товару.

Вивантаження та прийом товару.

Перед відкриттям машини комірник разом з представником СБ перевіряє цілісність пломби та відповідність її номера до зазначеного в Ппт чи ТТН. Перед початком вивантаження комірник фотографує товар. Отримавши від оператора копію накладної ППТ, комірник проводить вивантаження та прийом товару.

Якщо в процесі прийому товару були виявлені розбіжності між кількістю, зазначеного в Ппт товару і фактичною його кількістю, комірник акуратно перекреслює кількість у бланку і вказує поруч кількість, отриману під час перерахунку. Складається «Акт розбіжностей», в якому вказуються всі розбіжності з даного переміщення. Акт підписують члени комісії, що складається з: комірника, який вів перерахунок товару; працівника торгового відділу, який був присутній при прийомі товару, начальника торгового відділу, співробітника СБ, що підтверджує розбіжності. Акт надсилається факсом у маркет-відправник товару.

Після закінчення прийому товару дані про поставку фіксуються в «Журналі переміщень в маркет», в який заноситься наступна інформація:

Обліковець відділу «Прийому товару» на підставі Ппт, яка належно оформлена відправником, підписана начальником відділу, відповідальним комірником, начальником відділу «Прийому товару» в системі «POTAMUS» ставить позначку у колонці складу – отримувача, що підтверджує отримання вантажу.

!!! Якщо, при перевірці цілісності пломби співробітником СБ та комірником виявлено її порушення або невідповідність до записів у документах, співробітник СБ доводить до відома начальника відділу «Прийому товару» та начальника СБ (або старшого охоронника). На підставі виявленого порушення СБ складає «Акт про порушення цілісності пломби» та в разі виявлення невідповідності до документів проводить службове розслідування.

9. Рівноцінний обмін з постачальником

Виконавці: представник торгового відділу, співробітник СБ, представник постачальника.

Рівноцінний обмін – це процес обміну між торговим відділом та постачальником бракованого, простроченого або некомплектного товару на якісний. Процес обміну контролюється співробітником СБ і супроводжується складанням «Акту рівноцінного обміну». В «Акті рівноцінного обміну» вказується найменування та кількість товару на обмін. Даний акт засвідчується підписами: представника постачальника, співробітника торгового відділу і співробітника СБ, присутнього при обміні. Один примірник акту передається представнику СБ, другий залишається в торговому відділі.