Процедура збору товару на доставку

1. Під час оформлення замовлення диспетчер формує документ Усл, проводить розрахунокз покупцем за послугу доставки та роздруковує акти здачі-прийняття робіт (Усл). Копію документу диспетчер надсилає у торгові відділи для підтвердження факту резервування товару та вчасної передачі товару для завантаження автомобіля.

2. Начальник відділу або інша уповноважена особа формує «Звіт по плануванню доставки» («Звіти»→ «Доставка товару»→ «Планування доставки товару»), роздруковує копії розрахункових документів (Кнк, Рнк, Ррз) та призначає відповідальних за передачу товару по даним документам на склад для завантаження автомобіля.

3. В день доставки відповідальна особа, звіривши зарезервований товар з переліком товару у розрахунковому документі, доставляє товар на склад (в деяких маркетах на склад доставки). Факт прийому-передачі товару в присутності охорони фіксується підписами працівника торгового відділу та водія відділу «Доставки» у журналі обліку замовлених послуг відділу «Доставка».

4. Водій відділу «Доставка» отримує від диспетчера бланк замовлення, розрахункові накладні (Кнк або Рнк), акт здачі - приймання робіт (Усл).

5. Після виконання доставки товару покупцеві, водій повертає акт здачі-прийняття робіт зі своїм підписом та підписом покупця диспетчеру відділу «Доставка».

3. Процедура доставки товару, оплаченого за безготівковим розрахунком

1. Після того, як диспетчер отримав видаткову накладну з відділу безготівкового розрахунку, він має впевнитись в тому, що послуга доставки оплачена по безготівковому розрахунку.

2. Якщо послуга доставки оплачена по безготівковому розрахунку, а сама доставка буде здійснюватись на наступний, або через декілька днів, то диспетчер обов’язково повинен створити Аот згідно відповідної Рнк, з метою уникнення авто відвантаження даного документа.

3. День доставки, диспетчер узгоджує з покупцем по телефону (який залишив покупець, коли заповнював заявку на доставку).

4. Якщо покупець не надав оригінал доручення до дня доставки, то водій обов’язково повинен перед видачею товару представнику покупця, отримати від нього доручення (яке потім передає диспетчеру). Диспетчер передає доручення у відділ безготівкового розрахунку, та розписується в журналі здачі документів.

4. Процедура повернення коштів за доставку

1. Найпоширеніші причини відмови від доставки - це бажання клієнта вивезти товар своїми силами або відмова та повернення коштів від придбаного товару в маркеті.

2. Для оформлення повернення коштів за послугу доставки диспетчером відділу «Доставка» пишеться службова записка на ім’я директора маркету, в якій вказується номер послуги, сума коштів, що підлягають поверненню та причина відмови від доставки.

3. Дану службову записку візують начальник відділу кас, старший охоронник або інспектор служби безпеки. Їхні підписи засвідчують те, що доставка не здійснювалась і товар не вивозився через лінію кас або через склад.

4. Після отримання вищевказаних підписів, службова записка візується директором, або комерційним директором маркету (у разі неможливості — черговим начальником відділу).

5. Диспетчер разом із покупцем направляється до каси повернення коштів, надає касиру каси повернення підписану директором гіпермаркету службову записку. Касир каси повернення, згідно з процедурою повернення коштів, здійснює необхідні дії та повертає кошти покупцю.

!!! Якщо процедура оплати коштів за доставку товару здійснювалася за безготівковим розрахунком, то дана службова записка надається у відділ обслуговування клієнтів, де фахівець відділу проводить повернення коштів за встановленою процедурою.

!!! Доставка здійснюється до під’їзду, без розвантаження товару.

!!! Збір товару на експрес – доставку здійснюється водієм за допомогою працівника торгового відділу.

!!! Відрізний товар згідно законодавства України обміну та поверненню не підлягають.

Продаж товару за безготівковим розрахунком (Счт, Рнк, Воз)

1. Процес продажу товару за безготівковим розрахунком

1. Покупець, який має бажання придбати товар в маркетах ПрАТ «Нова лінія», здійснивши оплату за безготівковим рахунком, повинен вибрати товар в торговому відділі, або надати перелік товарів продавцю відділу.

2. Продавець відділу відкладає (резервує) товар у спеціально відведене (недоступне для клієнтів) місце та виписує внутрішню накладну.

Виписуючи внутрішню накладну, продавець зобов’язаний:

ü перевірити якість товару;

ü перевірити наявність необхідної покупцеві кількості товару в базі даних та візуально переконатися, що дана кількість товару дійсно є наявною в маркеті;

ü відкласти необхідну покупцеві кількість товару.

3. Покупець надає внутрішню накладну з виписаним товаром у відділ обслуговування клієнтів. Фахівець відділу формує Рахунок (Счт). Рахунок на товар виписується лише за наявності у покупця внутрішньої накладної. Мінімальна сума рахунку складає 50 грн. Рахунок дійсний для сплати протягом трьох банківських днів.

У рахунку вказані:

ü банківські реквізити того маркету, куди необхідно перераховувати кошти;

ü адреса маркету;

ü номер та дата виписки рахунку (Счт);

ü перелік товарів, які замовлені покупцем, з артикулами, штрих-кодами, кількістю і сумою до оплати;

ü загальна інформація про умови оплати та отримання товару після оплати рахунку - фактури.

!!! Покупець може зробити авансову проплату на рахунок маркету, не вибираючи при цьому конкретного товару та не резервуючи його. Для цього покупцеві необхідно звернутися у відділ обслуговування клієнтів для отримання рахунку (Счт), в якому вказана загальна назва «Будівельні матеріали» та зазначається сума для оплати. Даний рахунок не має строку давності та не зберігає резерву на товар.

4. Продавець резервує товар на 3 банківські дні (не рахуючи дня виписки Счт) до оплати товару та 3 банківські дні після оплати товару. По закінченню цього строку товар знімається з резерву за погодженням з фахівцем відділу обслуговування клієнтів.

5. Після того, як клієнт оплатив рахунок, перераховані кошти надходять на рахунок маркету приблизно за 3-4 години. Проплата, навіть підтверджена платіжним дорученням з відміткою банку не дає права покупцю на отримання товару у маркеті. Відпуск товару проводиться тільки після того, як кошти надходять на рахунок підприємства. Дані про надходження коштів отримує відділ обслуговування клієнтів у вигляді банківської виписки. У процесі обробки даних проплата відображається у журналі рахунків програми «POTAMUS». Одночасно формується Податкова накладна (Ннк), яка виписується підприємствам, організаціям, державним установам та приватним підприємцям, які є платниками податку на додану вартість (ПДВ). Для отримання податкової накладної покупець (при першому оформленні) повинен надатити у відділ обслуговування клієнтів копію свідоцтва платника ПДВ (при повторному оформленні, якщо не відбулося ніяких змін свідоцтво не потрібне). Податкова накладна виписується повністю на всю суму оплати. Дата виписки Ннк відповідає даті отримання коштів.

!!! Податкова накладна (Ннк) виписується у двох примірниках: один – для бухгалтерії маркету, інший – для покупця.

6.
Для того, щоб отримати товар у торговому відділі покупець має надати продавцеві Видаткову накладну (Рнк). Рнк видається у відділі обслуговування клієнтів на основі оплаченого рахунку-фактури (Счт) та за наявності у покупця оригіналу доручення (з мокрою печаткою підприємства), згідно якого організація – платник довіряє фізичній особі (працівнику підприємства) отримати товарно-матеріальні цінності.

!!! Винятком є оплата за безготівковим розрахунком, яка здійснюється приватним підприємцем чи фізичною особою, що не має печатки. В цьому випадку платник повинен особисто отримувати товар, маючи при собі паспорт та ідентифікаційний код.

!!! Якщо покупець замовляє також доставку товару, то для його зручності, видаткова накладна виписується по факсовій копії доручення, а оригінал доручення покупець повинен віддати при отриманні товару водію, який цей товар йому доставив. Копія доручення приймається тільки у випадку доставки товару.

!!! Видаткова накладна (Рнк) виписується у трьох примірниках: один – для покупця, один – для бухгалтерії маркету, третій – для отримання товару у відділі. Фахівець відділу обслуговування клієнтів на третьому примірнику ставить штамп «Оплачено» та пише № рахунку-фактури, по якому було зарезервовано товар. Видаткові накладні візує своїм підписом начальник відділу обслуговування клієнтів, на них ставиться мокра печатка.

7. Покупець звертається до продавця необхідного відділу, надаючи йому видаткову накладну (Рнк) зі штампом «Оплачено», підписом начальника відділу обслуговування клієнтів та мокрою печаткою.

!!! Поточна дата повинна співпадати з датою видачі видаткової накладної (Рнк). Якщо дата видачі накладної Рнк не відповідає поточній даті, продавцю необхідно направити покупця у відділ обслуговування клієнтів для переоформлення накладної.

!!! Покупець може забрати оплачений за безготівковим розрахунком товар тільки в тому маркеті, в якому був виписаний рахунок та, на розрахунковий рахунок якого, були перераховані кошти. Продавець може ідентифікувати, яким маркетом була видана видаткова накладна, звернувши увагу на № Рнк (на зразку Рнк/NL03, тобто «Нова лінія – Київ, Чабани», та на графу «Місце складання», в якій указана адреса маркету).

!!! Тільки за умови наявності всіх вище перерахованих параметрів, продавець може видати зарезервований товар.

8. Покупець, отримавши товар, проходить на касу. Касир, при повній відповідності наданого товару, тому товару, що вказаний в Видатковій накладній, проводить відвантаження накладної, обравши меню «Відвантаження» (кнопка F4) та просканувавши штрих-код Рнк. При цьому, даний екземпляр (третій) залишається на касі.

9. Якщо з якоїсь причини замовленого та оплаченого покупцем товару не виявилося у відділі, він може забрати товар пізніше, але тільки за умови, що доручення на його отримання ще буде дійсне (або привезти нове доручення). Крім того, можна запропонувати покупцю аналогічний товар на ту ж суму, але лише в тому випадку, якщо доручення виписане на суму, а не на конкретний товар.

!!! Змінити видаткову накладну можна у відділі обслуговування клієнтів, але тільки до її відвантаження на касі.

2. Повернення товару, придбаного за безготівковим рахунком

Якщо товар, придбаний за безготівковим рахунком, з якоїсь причини не задовольняє покупця, він може повернути його. Рішення про прийняття товару приймає представник відділу, де він був придбаний. Для оформлення повернення покупцю необхідно мати видаткову накладну, по якій відпускався товар та паспорт (або інший документ, що посвідчує особу).

Фахівець відділу обслуговування клієнтів оформляє документи на повернення – Накладну на повернення від покупця (Воз), а працівник відділу підтверджує прийняття товару та пише на прибутковій накладній прізвище та ставить підпис. Накладна на повернення друкується разом з заявою від покупця у двох примірниках. Один - залишається у відділі обслуговування клієнтів, по другому – продавець заносить товар у відділ через центральний вхід, де представник служби безпеки ставить свій штамп. Після цього даний примірник накладної на повернення віддається покупцеві, як підтвердження того, що нашим підприємством товар був прийнятий, адже кошти при цьому залишаються на рахунку маркету.

Покупець на суму повернення може придбати інший товар. Для цього він має надати нове доручення від своєї організації.

Якщо ж організація хоче повернути кошти, то представник компанії має надати у відділ обслуговування клієнтів офіційний лист з проханням повернути кошти на рахунок підприємства-платника з печаткою підприємства.

!!! Повернення коштів здійснюється тільки шляхом переведення суми на розрахунковий рахунок компанії-платника та лише за наявності офіційного листа з проханням про повернення коштів.

Робочий процес відділу кас

Перед початком роботи, касир повинен отримати в центральній касі кеш-бокс та розмінну монету.

Для цього касиру необхідно:

2. Отримати кеш-бокс;

3. Отримати розмінну монету/ перерахувати суму розмінної монети (залишок грошових коштів) в кеш-боксі;

Примітка: Сума розмінної монети затверджується наказом по
підприємству і складає 500, 00 грн. для всіх маркетів
нашої компанії.

4. Поставити підпис у видатковому касовому ордері за отримання розмінної монети;

5. Отримати у старшого касира/ начальника відділу/ бухгалтера чекову та контрольну стрічку (за необхідності);

6. Взяти кеш-бокс з розмінною монетою і, в супроводі співробітника служби безпеки, прослідувати для роботи в торгівельну залу.

Запам'ятайте:
виходити з центральної каси і починати роботу з нестачею або надлишком грошових коштів у кеш-боксі ЗАБОРОНЕНО!

В торгівельній залі кожний співробітник маркету, перш ніж приступити до роботи, повинен підготувати своє робоче місце. Це допомагає уникнути суєти, швидко та якісно обслуговувати покупців протягом дня. Тому, до початку роботи, касиру необхідно:

1. Перевірити наявність пакетів у кількості, достатній на дві зміни (необхідну кількість пакетів можна дізнатися у наставника);

2. Перевірити наявність і правильність установки касової стрічки в реєстраторі розрахункових операцій. Кількість касової стрічки має бути розрахована на дві зміни (необхідну кількість стрічки можна дізнатися у свого наставника, старшого касира або начальника відділу).

Примітка: Необхідно уважно стежити за касовою стрічкою. Побачивши червону смужку посередині касової стрічки, необхідно її замінити.

3. Перевірити чистоту робочого місця (зробити його вологе прибирання), справність обладнання та відсутність на касі будь-яких товарів, крім дозволених;

4. Ввімкнути системний блок та монітор;

5. Перевірити цілісність пломб на касовому апараті;

6. Ввімкнути реєстратор «Марія-301 МТМ» (на початку робочого дня ключ реєстратора знаходиться в положенні «0»);

7. Обрати обліковий запис та ввести необхідний пароль для запуску системи;

8. Дочекатися старшого касира/ начальника відділу, який сформує Х-звіт та зробить службове внесення розмінної монети.

9. Повернути ключ реєстратора у положення «Р»;

10. Перекласти розмінну монету із кеш-боксу у грошовий ящик каси;

11. Відкрити загорожу каси;

12. Ввімкнути детектор валют;

13. Ввімкнути світловий касетон.

Матеріали та канцелярське приладдя, які повинні знаходитись

на робочому місці або в кеш-боксі касира

На касі не повинні знаходитись особисті речі та готівка (при перевірці, у разі виявлення особистих грошей, вони вилучаються і оприбутковуються в центральну касу як надлишок готівкових грошових коштів, що є порушенням законодавства і тягне за собою штрафні санкції).

Робоче місце касира

1 - монітор (екран для відображення введеної інформації);

2 - детектор валют;

3 – клавіатура;

4 - грошовий ящик;

5 - банківський POS-термінал;

6 - сканер штрих-коду;

7 - фіскальний реєстратор (реєстратор розрахункових операцій, РРО);

8 - транспортерна стрічка (транспортер)

2. Порядок роботи на касовому апараті

З усіма процесами, пов’язаними з роботою касира за касовим апаратом, працівник відділу кас знайомиться під час свого стажування у наставника та керівника. Крім того, всі бізнес – процеси детально описані в «Книзі касира». Саме з цих джерел новий співробітник може отримати інформацію про способи розрахунку з покупцями та правила проведення розрахункових операцій, їх особливості.

2.1. Основні транзакції, які здійснює касир:

2.1.1. Оплата наявного на касі товару

Реєстрація штрих-коду товару на фіскальному реєстраторові може відбуватися двома способами: сканування штрих-коду або ручне введення штрих-коду чи артикулу товару.

Всі товари, що продаються у маркеті, повинні реєструватися в касовому модулі системи «POTAMUS» шляхом зчитування штрих-коду товару сканером. Інша форма реєстрації продажів товарів можлива тільки в разі відсутності технічної можливості сканування штрих-коду товару. В випадку, якщо касир не може зчитати сканером штрих-код товару (пошкоджена наклейка, витерта і т.д), штрих-код, або артикул товару вводиться вручну.

Яким би способом касир не реєстрував штрих-код товару, він повинен звірити інформацію про товар, що з’являється на екрані монітора (назва товару, одиниці виміру, розмір, колір, комплектація, модель, кількість) з параметрами товару, що сканується.

В разі виявлення будь-яких порушень (невідповідність артикулу, неправильний штрих-код, немає залишку в базі), касир обов’язково фіксує інформацію в програмному комплексі «POTAMUS». Про всі інші види невідповідностей касир інформує старшого касира або начальника відділу кас.

Касир несе відповідальність за ідентифікацію товару. Крім назви товару, він повинен перевірити і інші його параметри:

Кількість – детальний перерахунок товару та введення необхідної кількості під його штрих-кодом;

Вигляд, модель – якщо існує можливість, порівняти товар з зображенням на упаковці, або з описом на моніторі.

Розмір – якщо існує можливість контролю по даним, вказаним на упаковці (довжина, ширина, глибина); по РРз, або порівняти з описом на моніторі каси.

Колір – якщо існує можливість, перевірити по упаковці або порівняти з описом на моніторі каси.

Комплектація – якщо товар складається з багатьох елементів, потрібно перевірити його комплектацію по супроводжуючих документах: технічний паспорт, схема і т.д.

Остаточну перевірку будь-якого товару можна провести, зв’язавшись із продавцями відділу.