Личная карточка.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2 (для государственного служащего Т-2ГС.), которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Личная карточка:

- заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

- состоит из вопросов и ответов на них;

- используется для анализа состава и учета движения кадров;

- заполняется в одном экземпляре.

Личные карточки заполняются на основании:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу;

- трудовой книжки;

- паспорта;

- военного билета;

- документа об окончании учебного заведения;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- других документов, предусмотренных законодательством;

- сведений, сообщенных о себе работником

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

На граждан, пребывающих в запасе и подлежащих призыву на военную службу заполняется раздел «Сведения о воинском учете» на основании военного билета или временного удостоверения в первом случае и приписного свидетельства – во втором.

Для гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в п.8. раздела II личной карточки в свободной строке делается отметка %

«снят с воинского учета по возрасту»,

«снят с воинского учета по состоянию здоровья».

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.

Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив.

Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы, дело оформляется в соответствии с установленными правилами.