Личное дело

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

- личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

- характеристики или рекомендательные письма;

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор;

- копия приказа о приеме на работу.

Наряду с перечисленными документами, в личное дело включаются некоторые специфические виды документов, со- а провождающие прием на работу определенных категорий специалистов, например:

- список научных трудов и изобретений;

- выписка из протокола заседания совета института (для 1 преподавателей вузов);

- выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом).

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копия свидетельства о браке и т.д.); характеризующие деловые, политические и личные качества работника (характеристики, отзывы, листок учета краткосрочных зарубежных командировок и т.д.).

Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения (справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.). Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

При подготовке личного дела к передаче в архив в конец| дела помещается заверительная надпись, которая составляется | на листе-заверителе дела, имеющем установленную форму. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

00.00.0000

документов дела №

Образец оформления внутренней описи личного дела