Загальні вимоги до створення тексту службового документа

ТЕКСТ ЯК ОСНОВА ДІЛОВОГО (СЛУЖБОВОГО) ДОКУМЕНТА

1. Загальні вимоги до створення тексту службового документа.

2. Змістова композиція тексту.

3. Лінгвістична композиція.

Загальні вимоги до створення тексту службового документа

Підготовка – найважливіший етап у створенні документа. Слід дотримуватися основних принципів при укладанні текстів службових документів. Серед них – об'єктивність, що виражається у реальному відображенні дій, констатацій фактів, які відбулися чи відбуваються. Службові документи оформляються переважно від імені юридичної особи – установи або її структурного підрозділу, тому суб'єктивно-оцінювальна модальність має бути зведена до мінімуму. Більшість службових документів пишуться від третьої особи. Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю особистих моментів у оцінюванні фактів, певних виробничих ситуацій у викладі, зокрема, у доборі лексики, синтаксичній будові.

Логічна послідовність викладу досягається тісним логічним зв'язком усіх компонентів документа, чітко виявленими причинно-наслідковими зв'язками між фактами, причому ці зв'язки можуть виражатися у межах одного речення чи у цілому тексті. Крім того, логічна послідовність може реалізуватися іншими типами зв'язків: протиставленням (вираженим сполучниками проте, однак), логічним підкресленням черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, у результаті), конкретизацією певного місця у тексті (наприклад, зокрема, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на окремі пункти.

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння складники думки мають у тексті своє словесне вираження. Повним називають той документ, зміст якого вичерпує усі обставини, пов'язані з питаннями, що порушуються.

Точність, ясність викладу передбачають одночасність розуміння змісту документа, уникнення двозначності. Доцільно дібрані слова і вирази, які найбільш економно і водночас повно передають думку, сприяють конкретності викладу. Ясність тексту визначається правильністю його композиційної структури, відсутністю логічних помилок, чіткістю формулювань; передбачає уникнення суперечностей. Текст слід вважати ясним, якщо при першому його сприйнятті адресат зрозумів той смисл, який був закладений у нього автором.

Переконливість – надзвичайно важлива риса службових документів: аргументовано, доказово викладений зміст документа може пришвидшити прийняття управлінського рішення, створити умови для налагодження співробітництва тощо. Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням думки, доказовістю матеріалу. Точністю у доборі фактів і цифрових даних.

Лаконічність викладу досягається продумуванням послідовності усіх етапів викладу змісту, добором аргументів. Лаконічним вважається документ, у якому немає зайвих слів, повторень, плутанини в деталях.

Нормативність мовних засобів, які вживаються у текстах службових документів. Мовне оформлення має відповідати нормам сучасної української літературної мови. Головна вимога – зрозумілість – забезпечується вживанням загальновідомих слів, офіційних термінів, унормованих у словниках, довідниках.