Відповідальні за здійснення моніторингу

Важливо в здійсненні моніторингу визначити, хто здійснюватиме його загалом чи виконуватиме окремі елементи. Можливі такі варіанти:

1. Внутрішній моніторинг здійснюють працівники організації чи програ­ми. Такий варіант має свої переваги та недоліки. Перевагами є те, що працівники гарно обізнані з ситуацією, мають змогу швидко знайти необхідну інформацію та розв’язати проблему. До недоліків відносять можливе упередження та бажання показати кращі показники, склад­ність отримати реальні показники для порівняння, брак професіо­налізму щодо володіння методиками моніторингу;

2. Зовнішній моніторинг – здійснюють зовнішні структури чи експер­ти, яких можна розділити на незалежних і тих, що представляють керівні органи, уповноважені провадити моніторинг. Недолік цього варіанту полягає в обмеженому розумінні специфіки й особливос­тей внутрішньої ситуації. Перевага – висока професійність, незаці­кавленість у викривленні об’єктивних даних, бажання допомогти з поліпшенням ситуації;

3. Змішаний моніторинг – здійснюється із залученням як зовнішньої, так і внутрішньої експертизи і є, можливо, найдоцільнішим. Поєднання знання внутрішньої ситуації з професіоналізмом щодо застосування методів моніторингу може привести до виявлення й аналізу багатьох прихованих моментів реалізації програми, професійних висновків і рекомендацій щодо шляхів поліпшення ситуації.

Важливим кроком у розробленні системи моніторингу є складання спис­ку всіх зацікавлених у реалізації програми сторін. Хто ті люди, які користа­тимуть з реалізації окремих заходів чи програми загалом? Чиїм інтересам вона може зашкодити? Визначення зацікавлених сторін, окремих індивідів та організацій важливе для того, щоб урахувати думки всіх, хто так чи інак­ше відчує на собі результати впровадження програми.

Аналіз зацікавлених сторін дає змогу визначити інтереси різних груп і знайти шляхи залучення підтримки тих, хто позитивно оцінює можливі на­слідки програми, з одного боку, та управляти ризиком, який спричинюють не зацікавлені в програмі сторони. Такий аналіз має велике значення для визна­чення реальних потреб у розвитку. Тому наступним важливим кроком є про­ведення зустрічей з ними з метою визначення їхніх інформаційних потреб. Необхідно також пам’ятати, що з розвитком програми інформаційні потре­би можуть змінюватися, а отже, має змінюватися інформація, яку збирають і аналізують. Залучення зацікавлених сторін до розроблення системи моніто­рингу сприяє визначенню саме тієї інформації, яку використовуватимуть, та зменшенню необґрунтованих витрат.

Зацікавленою стороною є особа, організація, група осіб чи організацій, які зацікавлені в результатах програми (незалежно від того, позитивні ці результати для них чи негативні), а також ті, які самі можуть впливати на програму та її реалізацію в позитивному чи негативному розумінні цього слова.

Загалом можна виділити три основних типи зацікавлених сторін, а саме:

1) основні зацікавлені сторони – це ті, хто можуть істотно вплинути на програму чи можуть бути важливими для успіху проекту, зокрема партнер з реалізації програми тощо;

2) першочергові зацікавлені сторони – це ті особи чи групи осіб, які так чи інакше відчують на собі результати програми (позитивні чи негативні). В програмі, пов’язаній з будівництвом нових доріг, першочерговими зацікавленими сторонами, які можуть мати позитивний ефект від програми, будуть мешканці прилеглих територій, чиї ділова активність і життєвий рівень підвищаться за рахунок їх використання. А зацікавленими сторонами, які матимуть негативний ефект, можуть бути ті селянські господарства, по землях яких пройде дорога;

3) другорядні зацікавлені сторони – це всі інші особи чи інституції, які можуть мати опосередковані інтерес чи роль у програмі (заході). В програмі, пов’язаній з удосконаленням системи надання первинної медичної допомоги, до цієї категорії можуть потрапити адміністративні працівники медичних закладів та міністерства охорони здоров’я, члени відповідних громадських організацій та інші.

На практиці відмінність між типами зацікавлених сторін може бути не дуже чіткою, тобто вони можуть частково збігатися.

Аналіз зацікавлених сторін проводиться при розробленні та реалізації програм, щоб виявити таке:

1) інтереси всіх зацікавлених сторін, зокрема потреб в інформації;

2) потенційні конфлікти інтересів та ризики, які можуть ставити під сумнів успіх програми;

3) можливості, на які можна покладатися при реалізації програми;

4) групи, яких залучатимуть до участі на різних етапах розроблення та реалізації;

5) шляхи вдосконалення програми та зменшення, чи бажано ліквідації, впливу можливих негативних наслідків на вразливі групи населення.

Аналіз слід проводити відносно кожної із зацікавлених сторін без винятку залежно від їх можливого залучення до того чи іншого заходу. Водночас у випадках, коли зацікавлених осіб багато і це може негативно вплинути на процеси розроблення та впровадження системи моніторингу й програми загалом, необхідно визначатися щодо практичності такого охоплення. При цьому важливо не допустити деформування процесу аналізу, що може поставити під загрозу життєздатність та успіх проекту в тому випадку, якщо законні інтереси чи сумніви зацікавлених сторін не будуть враховані лише через певні труднощі. В таких випадках може бути доречно розширити та продовжити планувальний етап розроблення системи моніторингу.

Важливим завданням моніторингу є документування його процедур і результатів. Передусім цей обов’язок лежить на тих, хто безпосередньо займається впровадженням програми, відповідає за збір та опрацювання даних.

Але синтез отриманих результатів моніторингу мають здійснювати керівники програми чи організації.

Для збору та фіксування інформації щодо моніторингу окремих заходів, дій і короткотермінових результатів на рівні безпосередніх виконавців проекту бажано розробити стандартизовані форми. У кожному конкретному випадку ці форми мають відбивати специфічну суть проекту, його задачі та очікувані результати. Моніторинговий звіт цього рівня міститиме інформацію про зміни в показниках, що свідчитиме про впровадження програми згідно з планом або про відхилення від планових показників. Крім того, щоб забезпечити читабельність звіту, він має бути стислим з основним фокусом на якісних висновках від спостережень, а не кількісних показниках. Базуючись на аналізі даних та причинах відхилення від планових показників, моніторинговий звіт цього рівня має пропонувати шляхи розв’язання проблем і виправлення ситуації.

На рівні керівництва програми чи організації відбувається ознайомлення зі звітом та його детальне й предметне обговорення з авторами з метою уточнення можливих підходів щодо виправлення ситуації.

Моніторингові звіти й дані, отримані в результаті здійснення моніторингу, накопичуються задля подальшого аналізу та вдосконалення програми.