Подготовка и проведение пресс-конференции

Пресс-конференция – важнейшее средство связей с общественностью, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов.

1. Выбор даты и времени конференции. Возможны некоторые варианты:

· Пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;

· если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиями в культурной и спортивной жизни и т.д.).

Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию во вторник, среду или четверг не ранее 10: 00 и не позже 15: 00. Как правило, ее назначают на 11: 00 или 14: 00.

2. Выбор подходящего помещения. Оно не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в бизнес-центрах отелей, местных пресс-клубах, общественных зданиях, расположенных в неудаленных от представителей СМИ районах.

Необходимо проверить наличие:

· соответствующего количества стульев;

· места для размещения TV-камер;

· микрофона;

· стойки для микрофона на платформе;

· электропитания (розетки для TV-оборудования);

· стола регистрации представителей СМИ и выдачи печатных материалов;

· стола и стульев для докладчиков;

· пепельниц;

· стендов (при необходимости);

· минеральной воды для участников (желательно).

3. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции. Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата хотя бы за 7 дней до пресс-конференции. Они содержат:

· тему;

· полное имя основных докладчиков;

· небольшое количество подробностей, необходимых для того, чтобы убедить редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить пресс – конференцию отпало;

· дату, место проведения, время и продолжительность пресс-конференции;

· полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.

4. Подготовка текстов докладов. Тексты всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали. Для каждого представителя прессы также готовится пресс-кит, содержащий соответствующую информацию.

2. Накануне пресс-конференции:

- проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;

- уточняются порядок и содержание выступлений;

- делаются телефонные звонки-напоминания представителям СМИ, чье присутствие предполагается;

- составляется и тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы.

6. В день проведения пресс-конференции. Все приготовления должны быть закончены по меньшей мере за 30 минут. У входа установлены столы для регистрации; журналисты проходят регистрацию, получают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал.

Докладчики рассаживаются на определенном возвышении; перед ними поставлены таблички с именами и должностями (надписи сделаны крупным шрифтом и видны с задних рядов).

Сотрудники, задействованные в пресс-конференции, должны иметь беджи – нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации, которую они представляют.

Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Председательствующий делает выступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

После выступления докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ.

По просьбе представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью.

7. По окончании пресс-конференции, как правило, для ее участников организуется неофициальная часть.