Презентации

Одним из важнейших средств PR являются презентации – представления фирмы, товара или услуги.

Основные условия проведения презентации:

1. Сообщение новой информации о предмете презентации.

2. Информация об организации должна иметь общественно значимый смысл.

3. Во время презентации должна быть установлена и укреплена связь с аудиторией.

4. Презентация должна способствовать решению экономических проблем фирмы.

Основные принципы организации презентаций:

1. Четкое формулирование целей.

2. Разработка программы презентации в соответствии с поставленными целями. Программа (план, сценарий) презентации должна быть четко расписана под цели, поставленные перед проведением мероприятия.

3. Достаточное время для подготовки. Составление плана подготовки презентации.

4. Создание организационного комитета по подготовке презентации.

5. Компенсация расходов на подготовку и проведение презентации. Презентация – средство PR, требующее значительных затрат. Поэтому высоко ценятся идеи, позволяющие в какой-либо мере компенсировать расходы. Это могут быть различные лотереи, аукционы, продажа сувениров и др.

При подготовке презентации необходимо:

1. Составить список приглашенных.

2. Тщательно продумать, какие представители СМИ будут включены в список приглашенных.

3. Составить списки выступающих (в соответствии с разработанной программой презентации) и заранее оповестить их об этом.

4. Подготовить технические средства, необходимые выступающим: слайдо – проекторы, микрофоны, компьютеры и т.д.

5. Подготовить раздаточные материалы.

6. Продумать оформление помещений, включая объявления и указатели в вестибюлях, на лестницах и т.д.

7. Назначить рабочую группу для встречи и регистрации гостей; провести необходимый инструктаж.

8. Решить транспортные вопросы (возможно, кто-то из числа наиболее важных для данного мероприятия приглашенных сможет приехать при условии, если его привезут и увезут на машине; выяснение и решение этих вопросов также относится к компетенции PR-службы;

9. Продумать демонстрационную часть. Что необходимо показать гостям? Нужна ли экскурсия по фирме? Если нужна, следует подготовить необходимые помещения и персонал.

10. Пригласить фотографа и видеооператора.

11. Обеспечить рабочую группу беджами и визитными карточками.

12. Приготовить сувениры.

13. Организовать неофициальную часть.

Отдельно следует выделить следующие аспекты приглашения гостей:

1. В соответствии со списком приглашенных, не позже чем за 7 – 10 дней, рассылаются или парсонально вручаются приглашения. За несколько дней до мероприятия сотрудник PR-службы еще раз обзванивает приглашенных и просит подтвердить приглашение.

2. Если на презентацию приглашены гости из других городов, следует согласовать бронирование и организовать их проживание в гостинице. При необходимости для этой группы гостей подготовить постоянных сопровождающих из числа сотрудников PR-службы.