Часть I. Глава 2. Функции управления

Глава 2. Функции управления

2.1. Функция планирования

2.2. Функция организации

2.3. Функция мотивации

2.4. Функция контроля
Приложение 1

Краткое содержание главы

1. Функции управления являются общими для любых организа­
ций независимо от характера выполняемой деятельности.

2. При выполнении каждой функции управления решаются
определенные задачи.

3. Для управления организацией необходимо выполнение всех
функций в комплексе.

4. Человеческий фактор является основным ресурсом органи­
зации.

Ключевые слова

Планирование, организация, мотивация, контроль, стратегичес­кое планирование, компетенция, полномочия.

В. А. Розанова

Глава 2. Функции управления

Функция планирования

В психологии управления выделяются следующие управленче­ские функции:,

1. Планирование.

2. Организация.

3. Мотивация.

4. Контроль.

За каждой их них стоит сложная работа менеджера с людьми.

1. Функция планирования.

Планирование (стратегическое) — это одна из важнейших функ­ций управления, обеспечивающая основу для всех управленческих функций. Другие функции управления: организация, мотивация и контроль ориентированы на выполнение стратегических планов /3/.

Стратегические планирование — набор действий и решений руководства, приводящих к разработке специфических стратегий, направленных на помощь в достижении целей организации. Осоз­нание организационных стратегий — определенная деятельность, предусматривающая постоянное развитие мышления менеджеров для выработки в дальнейшем более совершенных стратегических направлений и повышения профессионализма в управлении /1/.

Наиболее существенным при планировании является выбор цели организации. Если организации имеют широкую разветвленную струк­туру, то для них необходимыми являются широко сформулированные цели. Для того чтобы цели способствовали эффективной деятельнос­ти организации, они должны соответствовать ряду требований. Во-первых, они должны быть конкретными и измеримыми.

Началом, выполнения функции планирования является, поста­новка целей. Эта функция управления имеет несколько этапов:

1. Выбор цели.

2. Определение исходных предпосылок для предстоящего при­
нятия решений.

3. Поиск и определение альтернатив для принятия решений.

4. Выбор наилучшей альтернативы среди имеющихся.

5. Исполнение плана /1/.

Часть I. Глава 2. Функции управления

При выполнении функции планирования, как правило, принима­ются эффективные решения. В основе принятия таких решений лежит действие двух важных факторов:

а) выбор самой лучшей альтернативы,

б) учет возможностей исполнителей принимаемого решения /1/.

Этими факторами определяется качество решения. Принятие решения исполнителями также является существенным фактором, влияющим на эффективность решения^Эффективное решение мо­жет быть выражено условно формулой:

Эффективность решения = Качество решения х Принятие его исполнителями

Выполнение одной из целей не должно мешать выполнению дру­гой цели, что подтверждено практикой менеджмента. Планирова­ние исключает выполнение незапланированных действий, посколь­ку они могут быть нецеленаправленными и неадекватными поставленной цели.

Об эффективности плана судят по размерам того вклада, кото­рый он вносит в осуществление целей и задач организации, за исключением нежелательных последствий, возникающих в некото­рых случаях при формулировании его и выполнении.

При осуществлении функции планирования учитываются сле­дующие требования:

1. Устранить отрицательный эффект неопределенности и изме­
нения.

2. Сосредоточить внимание на основных задачах этого этапа.

3. Составить бюджеты.

4. Облегчить контрольную функцию управления.

При выполнении функции планирования реализуется принцип принятия обязательств, который рассматривается с учетом гибкос­ти самого планирования для уменьшения риска потерь (финансо­вых, материальных и др.).

Для достижения целей организации требуется взаимодействие целого ряда факторов, как внутриорганизационных, так и психоло­гических. Сложное соотношение их в процессе работы организа­ции дает возможность получить положительный результат. Практи-

В. А. Розанова

ка зарубежного менеджмента показывает, что руководители доста­точно успешно используют структурные (организационные) факто­ры, в то время как готовность применять психологические, связан­ные с действием человеческого фактора, остается низкой. Ниже приводим схему действия обоих видов факторов (см. рис. 1).

 

Планирование

Эта функция управления включает выбор це­лей организации, а также определение полити­ки, программ, действий и методов их достиже­ния. По существу планирование обеспечивает основу принятия интегрированных решений. Р. Джонсон, Ф. Каст и Д. Розенцвейг считают, что планирование в предпринимательстве — это интегрирующая деятельность, направленная на достижение мак­симальной эффективности организации как системы в соответствии с ее целями /3/.

В понятие плана, как определенного заранее направления дей­ствий входят три основных момента:

Часть I. Глава 2. Функции управления

1. Ориентация на будущее.

2. Необходимое действие.

3. Элемент, указывающий на определенное лицо или организа­
цию, имеющие отношение к планированию и выполнению
плана.

ПРОЦЕССЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИИ НЕ ОТДЕЛИМЫ ДРУГ ОТ ДРУГА.

Важным является то, что планирование — это основное сред­ство, с помощью которого предприятие, как подсистема, может при­спосабливаться к изменяющейся обстановке во внешней экономи­ческой среде.

Именно планирование отличает социальную организацию от про­чих открытых систем.

СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД к планированию требует от руководства признания, что способность к творческой деятельности не явля­ется чертой отдельной личности, ее можно приобрести, посколь­ку она во многом зависит от условий, существующих внутри са­мой организации.

Значение четкого определения целей для последующего плани­рования состоит с том, что эти цели обеспечивают:

1) основу для единообразного и интегрированного планирования
на всех уровнях организации;

2) предпосылки для последующего, более детального планирования;

3) основу для выполнения других функций управления;

4) основу для мотивации поведения людей, понимания ими зна­
чения выполняемой работы для достижения поставленных целей;

5) основу для четкого распределения ответственности и для децент­
рализации детального планирования по нижестоящим подразделениям;

6) основу для координации различной, часто взаимопротиворечи­
вой деятельности функциональных подразделений.

В. А. Розанова

2.2 Функция организации

В свое время А. Файоль говорил об организации как об одной из функций управления: " Организовать предприятие — значит снаб­дить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сы­рьем, оборудованием, деньгами, персоналом" /6/.

Если сравнивать управление и организацию, то можно отметить, что управление, как совокупность скоординированных мероприя­тий, направленных на достижение определенной цели организа­ции, является динамическим, т.е. изменяющимся процессом. Что касается организации, то это есть статика дела, или " анатомия" предприятия (по В.И. Терещенко). Причем управление и организа­ция не существуют отдельно друг от друга.

Самым распространенным организациями являются: предприя­тие, завод, фабрика, фирма, банк, концерн, акционерное общество, корпорация и др.

Пирамидальная структура организации, имеющая несколько уровней управления, име­ет важную особенность: направленность сверху вниз. Все участники этой организации не имеют равных статусов. В условиях деятельности линейной организации имеет место сильная централизация власти.

Основной принцип эффективной формальной организации — это наличие единства цели. Сотрудничество исполнителей в дости­жении поставленных целей является залогом эффективности рабо­ты организации.

В отличие от формальной организации, неформальная орга­низация — это стихийно созданная структура внутри формаль­ной организации, основой создания которой являются эмоцио­нальные и иные факторы. Ее отличает наличие осознанной общей цели деятельности и отсутствие формального лидера.

По П. Друкеру, организационная деятельность — это про­цесс, посредством которого руководитель устраняет неразбе­риху, конфликты между людьми и создает внутриорганизаци-онную среду, пригодную для осуществления совместной деятельности /4/.

Часть I. Глава 2. Функции управления

I

Организация четким осуществлением деятельности как самим ме- как функция неджером (руководителем), так и его подчиненны- управления ми. Исходными предпосылками выполнения функ­ции организации являются следующие факторы:

а) учет руководителем своих возможностей (потенциальных и
реальных), а также имеющихся резервов (материальных, людских);

б) учет возможностей своих исполнителей;

в) правильная расстановка персонала.

Необходимым условием выполнения функции организации явля­ется правильное общение руководителя с исполнителями. Процес­сы управления и организации деятельности всего персонала и ру­ководителей не могут существовать изолированно друг от друга, органически переплетаясь между собой.

В каждой организации работа разделяется на составляющие час­ти, поэтому для успешности ее работы необходима координация действий. Деятельность по координации работы других людей и составляет сущность управления.

Для того чтобы организация могла выполнить свои цели, ее зада­чи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. По этой причине управление является важней­шей деятельностью в организации.

Во всех организациях, за исключением малых, управление зани­мает очень много времени, и поэтому оно вычленяется в особый вид деятельности. J|

Общее для всех организаций — это то, что они нуждаются в управлении. Большинство'сложных организаций имеют гори­зонтальное разделение тр^уда.

\ /

Классическим образцом горизонтального Горизонтальное

^г разделениятруда являются: производство,

разделение труда ~, „

^{r FJ} финансы и маркетинг. Это основные виды

В. Л. Розанова

щих специфические конкретные цели. Такие подразделения в боль­шинстве случаев называют отделами, службами и т.п.

Подразделения, как и сама организация, состоят из групп людей (чаще всего их называют " малыми" или " рабочими" группами). Их деятельность сознательно направляется и координируется для дос­тижения общих целей организации.

Большие и сложные организации состоят из более мелких, связан­ных между собой и включающих в себя неформальные группы, возни­кающие часто спонтанно на основе общности индивидуальных целей. Это — самая древняя, исторически впервые возникла в армиях

древних государств в связи с возмож­ностью эффективно управлять огра­ниченным числом подчиненных. ЛСУ

(линейная структура управления) строится по производственно-тер­риториальному принципу единоначалия и полной компетенции.

КОМПЕТЕНЦИЯ — это круг полномочий. ПОЛНОМОЧИЯ - это права и обязанности.

В промышленном объединении этому соответствует структура про­изводственных объектов по схеме: объединение — предприятие — цех — участок — бригада. Руководитель каждого объекта осуществляет еди­ноличное руководство подчиненными. Сам он подчиняется руководите­лю вышестоящего уровня управления. Он обладает полномочиями в пределах своего объекта по всему комплексу управленческих функций.

Информация передается только сверху вниз по вертикали. Мо­дель такой структуры представлена на рис. 2, где: I' — начальник, II и III — подчиненные одного уровня и начальники другого уровня, IV — подчиненные.