Особливості функціонування документних потоків та масивів на етапах документорозповсюдження та документовикористання

Значення документорозповсюдження важко переоці­нити - завдяки функціонуванню систем транспортування та постачання документів вони мають змогу рухатися в інфор­маційному середовищі, знаходячи адресатів.

На етапі документорозповсюдження особливе значення слід приділяти захисту матеріальної та інформаційної складо­вих документа, тому що в умовах розширення доступу до до­кумента зростає імовірність його пошкодження чи втрати в цілому або окремих його частин (додатків, екземплярів то­що), їх розкрадання, несанкціонованого ознайомлення та копіювання документа, його підміна з метою фальсифікування або приховування факту втрати (крадіжки), порушення прав автора та ін.

Ефективна система захисту документа повинна включа­ти правові, організаційні, технічні заходи. Правові заходи пе­редбачають прийняття законів, що захищають права власника на документовану інформацію та документ як товар, форму­вання механізму відповідальності за інформаційне піратство та шпигунство. Організаційна підсистема захисту документа - це заходи управлінського та обмежувального характеру, що примушують персонал та користувачів дотримуватися правил роботи з документами обмеженого доступу, використовувати спеціальні технології документування та використання інфо­рмації, яка є державною, службовою або комерційною таєм­ницею. В межах цих заходів слід забезпечувати належне об­ладнання приміщень, їх протипожежну безпеку, охорону те­риторії, транспорту, регламентацію перепусткового режиму, ідентифікування персоналу та вантажів, ін.

Підсистема технічного захисту поєднує як засоби зміц­нення матеріальної складової документа (оправлення, конве­ртування, ламінування тощо), так і різноманітні засоби захис­ту інформаційної складової документа, серед яких розрізня­ють апаратні та програмні. До апаратних належать: засоби захисту технічних каналів витоку інформації, що виникають при роботі ЕОМ, засобів зв'язку, копіювальних апаратів та ін. приладів; засоби виявлення пристроїв технічної розвідки та ін. До програмних засобів захисту інформаційної складової документа належать парольний доступ, криптографічні мето­ди захисту (шифрування тексту документа при передаванні його по каналах зв'язку). При захисті електронних докумен­тів від несанкціонованого доступу широко використовують також новітні сучасні досягнення: компресування - стиснен­ня документованої інформації з її подальшим розпаковуван­ням за допомогою конкретного алгоритму; стеганографія - приховування документованої інформації у мультимедійних файлах графіки, відео та музичних фрагментах.

Мета розповсюдження видавничої продукції - доведен­ня її до споживачів через торговельну мережу або іншими способами. Безоплатне розповсюдження видавничої продук­ції може здійснюватися з науковою, культурно-просвітницькою, благодійною, рекламною метою тощо через дарунки, обов'язковий примірник, документообмін.

Крім безплатних способів розповсюдження видавничої продукції може здійснюватися через її реалізацію (продаж) у роздрібній та оптовій торгівлі. При цьому способі розповсю­дження ДП утворюються між видавництвом, що випускає книги та цілою низкою установ: оптові бази, рекламні агентс­тва, книжкові магазини, які об'єднує спільна мета - допомог­ти читачам придбати необхідні документи, а собі забезпечити максимум прибутку. Ці установи є власниками значних за об­сягом ДМ - основи їх виробничої діяльності.

Реалізація видавничої продукції в умовах ринку зале­жить від ефективності маркетингової діяльності - комплексу видів діяльності видавництва щодо виявлення потреб потен­ційних користувачів та їх задоволення.

Рекламування видавничої продукції - це найважливіший процес, від якого залежить майбутній шлях документів. З ме­тою створення оптимальних умов для книгообороту в Україні видавці та книгорозповсюджувачі, зацікавлені в реалізації своєї книжкової продукції, повинні використовувати націона­льний каталог " Книги в продажу" як засіб просунення товару на книжковий ринок та його рекламу. Важливо, щоб книга мала ISBN, наявність якого максимально спрощує пошук та замовлення потрібного видання.

Рекламування видань здійснюється також через телеба­чення та радіомовлення, виставки та ярмарки друкованої продукції, прайс-аркуші та каталоги видавництв, спеціальні видання: газети " Нові видання України", " Книжковий клуб", " Літературна Україна", " Книжное обозрение" " Книготорго­вий бюллетень", журнали " Палітра друку", " Поліграфіст", " Бібліотечний вісник", " Вісник Книжкової палати", " Літопис книг", " Каталог періодичних видань України", каталог " Кни­ги поштою" та ін.

Здавання тиражів видань до книготорговельної мережі або замовникові оформлюється приймально-здавальними до­кументами або розпискою в одержанні друкованої продукції книготорговельною організацією чи замовником. Рух готової книжкової продукції до споживача розпочинається, як зви­чайно, з оптової книжкової торгівлі. її завдання - з най­меншими затратами і в максимально стислі строки доставити випущені видання роздрібним книготорговельним підприємс­твам. На цьому напрямі слідування книжкового потоку доку­менті масиви утворюються в оптових структурах видав­ництв, центральних оптових фірмах, регіональних оптових підприємствах, а потім у різноманітних підсистемах роздріб­ної торгівлі. Ці структури належать до транзитних документних систем, які є посередниками між виробниками та користувачами видань. Діяльність транзитних документних систем активно впливає на виробництво документів, прискорюючи або стримуючи його розвиток.

Оптові підприємства вивчають попит і кон'юнктуру книжкового ринку, збирають замовлення роздрібних підпри­ємств згідно з ними закуповують книжкову продукцію у по­стачальників, здійснюють рекламно-інформаційні заходи, транспортно-експедиційні роботи. Відповідно до своїх функ­цій вони мають оптові бази і склади, власні транспортні засо­би. Без налагодженої оптової торгівлі книжковий ринок не може працювати ефективно.

Стара система оптової книжкової торгівлі в Україні, яка була основана на централізованому плануванні, адміністрати­вному розміщенні тиражів, економічно необґрунтованих ці­нах відійшла в минуле. Це усунуло перешкоди на шляху роз­витку підприємницької ініціативи, ліквідувало необхідність розповсюджувати книги, що не користуються попитом.

Динамічного розвитку останнім часом набула книжкова торгівля " Книга - поштою", яка складає 10% загального това­рообігу, а по окремих видавництвах - до 40% - 50% тиражу книг. Цей канал книгорозповсюдження дозволяє використо­вувати переваги поштового експедування одиничних екземп­лярів або невеликого комплекту видань, забезпечує операти­вність їх доставки в регіони, можливість вручення замовлен­ня безпосередньо індивідуальному покупцеві. Економічні розрахунки свідчать, що витрати на оплату поштових тарифів складають в середньому 35% вартості видання і фактично у 1, 5-2 рази менше торгових націнок посередників, які доста­вляють книги у віддалені райони іншими шляхами. У зв'язку з цим особливо вигідний поштовий продаж коштовних ви­дань, оскільки тут транспортні витрати складають 10 - 15% вартості видання. Переваги поштового каналу можуть вико­ристовуватися для розповсюдження малотиражної (500 -1000 прим.) і спеціальної науково-технічної літератури, ви­дань мовами етнічних меншин.

Останнім часом поширюються власні книжкові магази­ни при видавництвах, які ведуть за готівку роздрібну та дрібнооптову торгівлю книжковою продукцією. їх ДМ майже по­вністю відбивають асортимент видавництва, формуючись з його ДП.

Спеціальним каналом розповсюдження книг є мережа бібліотечних колекторів. Бібліотечний колектор - це спеціалі­зоване книготорговельне підприємство, призначене для пла­номірного постачання бібліотек з урахуванням їхнього типу, культурно-економічного профілю регіону, національного складу населення.

До 1990-х рр. обласні бібліотечні колектори були осно­вним джерелом документопостачання бібліотек, зокрема ма­сових, забезпечуючи їм до 80% нових надходжень. Товаро­обіг бібколекторів складав близько 20% загального книготор­гового обігу країни. Серед функцій бібліотечних колекторів обслуговування діючих бібліотек згідно з укладеним догово­ром; вивчення потреб бібліотек і надання пропозицій видав­ничим та книготорговим підприємствам щодо видання та пе­ревидання необхідної літератури; надання методичної та кон­сультаційно-бібліографічної допомоги бібліотекам та ін.

Централізована система документопостачання бібліо­тек, основана на бібколекторах, мала свої переваги, забезпе­чуючи можливість замовлення та отримання більшої частини необхідної літератури через один канал, що спрощувало тех­нологію комплектування. Але це була жорстка система, що контролювала репертуар та обсяги надходжень до бібліотеч­них фондів, не завжди зважаючи на інтереси бібліотек. Часто книготорги збували через бібколектори нереалізовані залиш­ки непотрібної бібліотекам літератури.

У ринкових умовах бібліотечний колектор уже не може існувати як установа, в основі діяльності якої не закладено раціонального економічного механізму. З виникненням кон­куренції з боку посередницьких комерційних фірм та приват­них бібколекторів, які гнучко реагують на потреби бібліотек, пропонуючи їм широкий перелік якісних послуг, державні бібколектори почали виходити з підпорядкування книготоргам, набуваючи юридичну самостійність та змогу перебудо­вувати свою роботу на принципах економічної зацікавленос­ті.

Крім універсальних установ документоторговельна ме­режа має в своїй структурі профільні підприємства, що спеці­алізуються на розповсюдженні картографічних, ізографічних, аудіовізуальних документів. Наприклад, науково-виробниче підприємство " Картографія" реалізує свою продукцію через власні спеціалізовані магазини.

Періодичні видання розповсюджуються через державне підприємство " Преса" та Українське державне підприємство поштового зв'язку " Укрпошта", що забезпечують організацію передплати, збір замовлень на газети і журнали та функціону­вання регіональних експедиційних підприємств, які згідно з графіком приймають тиражі у видавців та здійснюють їх до­ставку передплатникам. Ще один канал розповсюдження пе­ріодики - роздрібна торгівля з лотків, розносна та розвізна торгівля.

Електронні документи мають суттєві особливості, що впливають на структуру їх життєвого циклу, технології ство­рення, розповсюдження та використання. Комп'ютерні технології обробки даних у сукупності з техно­логіями електронних комунікацій впроваджують нові механі­зми роботи з документом, які не лише розширюють можливо­сті швидкого доступу, економічності, інформаційної ємності, скільки перетворюють саму сукупність інформаційних про­цесів у цієї галузі. Так, з фізичної точки зору компоненти еле­ктронного документа можна територіально розділити. Роз­биття на компоненти визначається базисними форматами, які використовують при електронному зберіганні об'єктів різних видів (текстових, графічних, аудіо, відео та ін.).

Гнучкість електронного надання інформації забезпечу­ється тим, що з тією або іншою структурою даних можуть бути співвіднесені відповідні програми обробки. Між різними компонентами електронного документа формуються зв'язки, що індукують семантичні мережі типу динамічних гіпертекстів. Такі специфічні особливості електронних документів як інтегрованість, гнучкість та інтерактивність (наявність діало­гового режиму користування документами) дозволяють кори­стувачам працювати з ними в режимі маніпулювання даними, здійснювати колективне створення документів на основі ав­томатизованих робочих місць, поєднаних засобами комуніка­ції.

Специфіка електронного документа відбивається на всіх етапах його життєвого циклу, впливаючи на функціонування ДП та М. Так, на етапі створення електронного документа здійснюється розробка родової логічної структури документа, його макетної структури, стилів показу. В процесі макетуван­ня документа створюється специфічна макетна структура, яка може використовуватися процесом зображення для показу документа в прийнятній для людини формі на носії показу. Сам процес макетування складається з автоматичного ство­рення конкретної макетної структури для документа і розмі­щення вмісту базових логічних об'єктів у блоках.

Можливості безпаперової обробки та користування еле­ктронним документом часто дозволяють уникнути процесу його друку та традиційного транспортування по каналах роз­повсюджування. Для введення документа в обіг достатньо розташувати його на серверу, зареєструвати у пошукових си­стемах і забезпечити можливість віддаленого доступу до до­кумента через телекомунікаційні мережі. Використання тех­нологій електронної доставки породжує потоки електронних документів, що функціонують між власниками та користува­чами електронних документних ресурсів. Організація масивів електронних документів як основи цифрових бібліотек дає змогу знизити витрати часу на опублікування, пошук і доста­вку документа, розширити аудиторію потенційних користу­вачів.

Таким чином, до транзитних документно-комунікаційних систем, що забезпечують розповсюдження видавничої продукції, належать не лише традиційні системи транспортування документів (експедиційні підприємства), оптові та роздрібні торговельні установи, пошта, але й центри електронної доставки документів, електронна пошта, глоба­льні комп'ютерні мережі та інші засоби забезпечення дистан­ційного доступу до віддалених БД. Характерні ознаки транзи­тних документних систем: інтенсивне, динамічне, безперерв­не змінювання складу документних масивів; призначеність для короткочасного зберігання документів з моменту їх над­ходження до моменту їх збуту.

Транзитні документні системи - стабільне джерело по­повнення термінальних докумен­тних систем, до яких належать власні та суспільні бібліотеки, органи науково-технічної інформації, архіви, музеї. Вони призначені для кумуляції, тривалого або постійного зберігання документів з метою надання їх у користування споживачам інформації, забезпечення наступного етапу життєвого циклу документа - документовикористання.

Необхідною умовою документовикористання є прави­льна організація документних фондів, тобто створення умов, які б забезпечували рух, пошук і зберігання документів у те­рмінальних документних системах. Наданню документа ко­ристувачам передують такі важливі процеси: відбір, замов­лення, приймання, облік, наукова та технічна обробка, роз­міщення і зберігання. Зміст цих процесів детально вивчається в межах документного фондознавства.

Форми надання документів у користування різноманіт­ні. Основні з них: видача для вивчення у читальному залі; ви­дача для тимчасового користування за межами документної установи; дистанційний доступ; копіювання документів; експонування цінних документів у музеях, відділах рідких книг наукових бібліотек, проведення екскурсій.

Інтенсивність функціонування внутрішніх ДП у документних фондах термінальних документних систем, рівень відповідності їх складу потребам користувачів вимірюються кількісними показниками: документовидача, читаність, обо­ротність. Ці показники є основними критеріями оцінки якості документних фондів, орієнтованих на задоволення поточних інформаційних потреб користувачів (більшість публічних та спеціальних низових бібліотек, органів НТІ, служб документаційного забезпечення управління).

Так, оборотність (О) визначається відношенням кілько­сті видач (В) документів за певний час (наприклад, протягом року) до загального обсягу фонду (Ф): О = В: Ф. Оборотність дає змогу з'ясувати, скільки разів у середньому видавався кожний документ користувачам. Цей показник може бути за­гальним (фонд в цілому) і частковим (окремі види докумен­тів, мова, галузь знання тощо). Оптимальний показник оборо­тності свідчить про високий ступінь відповідності складу фо­нду інформаційним потребам користувачів. Так, для фонду місцевих публічних бібліотек є оптимальним, коли 0=2, тоб­то протягом року кожний документ фонду було видано в се­редньому два рази.

Термінальні документні системи, що призначені для до­вічного зберігання окремих категорій документів (музеї, центральні державні та відомчі архіви, національні та центра­льні бібліотеки-депозитарії), оцінюють якість своїх докумен­тних фондів не за інтенсивністю їх використання у певний період, а за рівнем повноти кумулювання в них профільних документів.

Технологія організації та правила користування доку­ментами залежать від типу документної установи та видів до­кументів. Найсуворіші вимоги існують при організації досту­пу користувачів до музейних предметів, архівних документів, документів з грифом обмеження доступу (" для службового користування", " секретно", " комерційна таємниця" та ін.). У наукових бібліотеках розроблені спеціальні правила користу­вання рідкісними та цінними виданнями, дисертаціями, пері­одичними виданнями, що придбано за валюту. Видання, що існують у єдиному примірнику, видають в користування ли­ше у читальному залі.

Роз'яснення та контролювання правил користування до­кументами - це важливі процеси, що мають свої особливості в різних типах термінальних документних установ. Так, для роботи у читальному залі архіву потрібно мати допуск - його дає керівник архіву на підставі письмового клопотання уста­нови або суспільної організації, яке діє по існуючих правилах протягом року. Копії та виписки, зроблені відвідувачами чи­тального залу архіву, можуть бути перевірені його співробіт­никами стосовно їх співвідношення тематиці досліджень та оригіналам архівних документів. Видача архівних справ у тимчасове користування організаціям оформляється спеціа­льним актом, який підписують керівник архіву й організації-одержувача.

Серед термінальних документних систем найдемократичніші правила користування документами та форми їх кон­тролю існують у бібліотеках. Вони є найдоступнішими документними установами суспільства.

Використання документа - це сенс та результат його життєвого циклу. Після замовлення документ розшукують у фондосховищах, доставляють та видають користувачеві. На­ступні процеси - це сприймання інформаційної складової до­кумента, її розуміння, засвоєння, фіксація, аналіз та синтез, перетворення набутої інформації у новий замисел і новий до­кумент.

Нові документи, що поповнюють документні потоки й масиви, збагачують суспільні знання, але об'єктивно знижу­ють інформаційну цінність документів попередніх років. То­му більшість документів, що користуються попитом протягом певного часу (від 3 до 15 років), вважаються застарілими та вилучаються з фондів, призначених для задоволення поточ­них інформаційних потреб. Кілька примірників найцінніших видань передаються на депозитарне зберігання, інші можуть реалізовуватися населенню через канали книжкової торгівлі. Нереалізовані населенню видання, застарілі неопубліковані документи, а також управлінські документи, що не пройшли експертизу цінності і не прийняті на постійне зберігання у державні архіви, підлягають утилізації - переробленню з ме­тою використання як сировини.

Таким чином, життєвий цикл документа забезпечується функціонуванням ДП та М, що формуються у спеціалізова­них документно-комунікаційних системах, зорієнтованих на виробництво документів (генезисні документні системи), їх транспортування та розповсюдження (транзитні документні системи), організацію зберігання з метою використання спо­живачами інформації (термінальні документні системи).

Завдання для самоперевірки:

1. Довести наявність циклічності функціонування
документа.

2. Охарактеризувати документогенез як почат­ковий етап життєвого циклу документа.

3. Визначити транзитні документні системи, що забезпечують етап документорозповсюдження.

4. Навести у вигляді блок-схеми послідовність ос­новних процесів етапу документовикористання.

5. Визначити особливості життєвого циклу до­кумента у різних видах термінальних документних сис­тем.