Вступ. Документно-інформаційні потоки та масиви: сутність і значення

ТЕОРІЯ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ

Конспект лекцій з курсу ВСТУП

Проблеми, які в умовах інформатизації мають вирішувати фахівці документно-комунікаційної сфери, зумовлені необхідністю поєднати різноманітні носії інформації та механізми доступу до них у єдину нерозривну систему документних ресурсів та послуг. Це потребує знань про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документно-інформаційних потоків та масивів (ДІП та М).

Об’єкт курсу - сутність, ознаки, властивості та структуру ДІП та М, закономірності їх розвитку, методи аналізу та оцінки. Курс є логічним продовженням дисципліни " Документознавство", основні положення посібника базуються на ідеях Ю.М. Столярова, Г.Ф. Гордукалової, Н.М. Кушнаренко, Г.М. Швецової-Водки та ін.

Головна мета курсу - надати студентам теоретичні знан­ня про особливості ДІП та М як штучно створеної підсистеми доку­ментно-інформаційних комунікацій суспільства, яка набуває у процесі розвитку елементів самоорганізації з власними законами функціонування. Тому структура курсу передбачає такі завдання:

- розкриття ос­новних категорій предметної галузі " документно-інформаційні потоки та маси­ви";

- надання знань про можливості структурування ДІП та М за різ­ними ознаками;

- набуття навичок виділення однорідних мікропотоків документів та моніторингу їх розвитку;

- орієнтування у характе­рних проявах закономірностей росту, розсіювання-концентрації, старіння, фрагментарності й дублювання; опанування історико-генетичних підвалин еволюції ДІП та М як елементів соціальних комунікацій суспільства.

Особливості подачі матеріалу зумовлені наявністю тісного зв'язку змісту з курсами " Документознавство", " Документологія", " Соціальні комунікації", " Інформатика", " Книгознавс­тво" та ін.

РОЗДІЛ І. ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ ПОТОКИ ТА МАСИВИ ЯК СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

Вступ. Документно-інформаційні потоки та масиви: сутність і значення

Головною умовою існування та розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність. Без спілкування, обміну інформацією між індивідами не можливі інтелектуальна ево­люція людства, розвиток виробництва, спадкоємність суспі­льних відносин, збагачення соціальної пам'яті, нові досяг­нення матеріального і духовного життя. Сучасні дослідники соціогенезу доводять, що соціальна комунікація - це глибин­ний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогресу будь-якого виду суспільного устрою.

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація (ДК) - процеси і засоби обміну інфо­рмацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забез­печує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. ДК ви­никла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.

Існує декілька підходів щодо глобального характеру ДК. Так, закон документаційного супроводу соціальних комуні­кацій, сформульований Ю.М. Столяровим, доводить, що ко­жна соціальна комунікація обов'язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документними, оскільки кожен з них зайнятий або виробницт­вом, або транспортуванням, або одержанням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам та ін. Наприклад, органи державної влади - це соціальний інститут по виробленню законодавчих документів, банківська сфера також суто документна інституція, оскільки всі фінансові операції супроводжуються документами та ін.

Тенденції глобального розповсюдження документів знайшли відбиття в новітніх метатеоріях, які вводять до наукового обігу поняття " документне середовище ноосфери (сфери розуму)", " документальна пам'ять ноосфери", " інфосфера" та ін. Автори цих понять доводять, що простір, в якому функціонують документи, постійно розширюється. Докумен­ти дедалі активніше " завойовують" не лише наземний прос­тір, але й підземний, водний, навколоземний, космічний. Це відбувається внаслідок постійного розширення масштабів пі­знавальної діяльності людей, перш за все на основі інформа­ції, набутої при проведенні інструментальних досліджень по­верхні, надр та атмосфери Землі, океанів, космосу, мікросві­ту.

Поширенню середовища функціонування ДК сприяє та­кож інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони су­часного суспільного життя - виробництво, кредитно-фінансову сферу, постачання, управління, науку, освіту та зумовлює зростання обсягів техніко-економічної, фінансової, технологічної, наукової, іншої документованої інформації, що циркулює в межах підприємств та організацій, між ними та між різними країнами. Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розпо­всюджування інформації постійно розширюють документне середовище ноосфери та збагачують документі ресурси сус­пільства.

Функціонування ДК передбачає постійний рух докуме­нтів по комунікаційним каналам від комуніканта (створювача документованої інформації) до реципієнта (споживача доку­ментованої інформації). Рух документів у процесі їх вироб­ництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік (ДП). ДП - це сукупність роз­поділених у часі і просторі документів, які рухаються по ко­мунікаційним каналам від створювачів та виробників до ко­ристувачів. За А.В. Соколовим, канал - це абстрактний шлях, по якому " рухаються документи. Він забезпечує розповсю­дження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам. Наприклад, канали доступу до опублі­кованих документів - це документоторговельні установи, бі­бліотеки, передплатні агентства, органи науково-технічної інформації та ін. Окремий канал може деякий час не діяти, однак ДП рухається постійно.

Найфундаментальніша дефініція ДП належить Г.Ф. Гордукаловій, яка визначає документний потік як вибіркове відображен­ня у формі документів результатів соціальної діяльності членів су­спільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та ін. види діяльності.

Термін " документний потік" мав декілька етапів стано­влення. На початку XX століття, коли основним видом опуб­лікованого документа була книга, М.А. Рубакін увів до нау­кового обігу поняття " книжковий потік". Зворот з терміном " документний" вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих докуме­нтів. У 1960-ті роки, через бурхливий розвиток інформатики виникли та почали вживатися як синоніми терміни " інформа­ційний потік", " документальний потік", " документально-інформаційний потік". У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та роз­ширення значення поняття " документ" привели до введення у науковий обіг терміна " документний потік" у широкому його значенні.

Терміни " документний" та " документальний" мають рі­зне змістовне навантаження. За Ю.М. Столяровим, " докумен­тний" - тобто " складається з документів", або має безпосере­днє відношення до документа як до фізичного об'єкта, а " до­кументальний" означає " підтверджений документом, достові­рний". Але й нині в багатьох спеціальних виданнях як сино­німи вживають прикметники " документний" та " документа­льний". Наприклад, " Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям" (1995 р.) визначає термін " первинний документальний потік" як організовану чисель­ність первинних документів, що функціонують (створюються, розповсюджуються та використовуються) у соціальному се­редовищі. Таке визначення потоку змістовно відповідає тер­міну " документний", саме його необхідно використовувати відносно багатьох явищ і процесів, опосередкованих докуме­нтом, - фондів, масивів, комунікації та ін.

Функціонування ДК у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС), що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання. Пе­рший досвід класифікації цих систем належить Ю.М. Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та виробляють документи - авторські колективи, наукові, на­вчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інфо­рмації, типографії, теле- та радіокомпанії, студії звукозапису, фото та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів на оптичних дисках та ін.), транзитні {транспортують та розповсюджують документи - передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документ в, документоторговельні установи, поштові відділення, кур'єрські служ­би, провайдери комп'ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організують вико­ристання документів - архіви, бібліотеки, органи НТІ, інфо­рмаційні фірми, музеї, аудіо та відеотеки, власники комп'ютерних серверів та ін.).

Проходячи через названі документні системи, ДП ство­рює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тим­часові слабоструктуровані сукупності документів, що підля­гають подальшому трансформуванню (відбиранню, перероз­поділу, та транспортуванню) - це документні масиви (ДМ). Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплекту­ються відповідно до завдань документної системи по обслу­говуванню користувачів документованою інформацією - це документні фонди (ДФ). Тобто документні масиви створю­ються, як правило, в генералізаційних та транзитних ДС, а документні фонди - в термінальних ДС.

Донедавна поняття " потік" та " масив" документів ви­вчалися головним чином у контексті інформатики та бібліо­графознавства. Потік визначався як найрухоміша частина ма­сиву документів або як активна частина інформаційних ре­сурсів суспільства. Потік та масив відрізняли переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву -відносна статика. Поняття " масив" та " фонд" документів ви­користовувалися як синоніми. Документознавчий підхід по­требує детальнішого визначення цих понять, їх змістовного розмежування, встановлення співвідношення між ними.

Фонд - це фундаментальніше утворення, ніж масив. Те­рмінологічно поняття " фонд" означає " основа", " фундамент". Масив - це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшо­го перетворення. Фонд - це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістов­ними або формальними видами розстановок та ін. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково-пошуковому апа­раті.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють доку­ментні ресурси (ДР) - сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства» ДЕ забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим ви­дом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. ДР поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюджуванню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні ДП, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та корис­тування ними. Особливості функціонування внутрішніх ДП вивчаються в межах документного фондознавства.

На функціонування документних ресурсів країни впли­ває багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних ак­тах, що регламентують розвиток та використання документ-но-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства, перш за все - на документне забез­печення вирішення стратегічних завдань соціального та еко­номічного розвитку держави.

За роки незалежності України прийнято близько 20 за­конодавчих актів щодо вдосконалення процесів формування національних документних ресурсів. Найважливішими з них є закони України " Про інформацію" (1992 р.), " Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні" (1992 р.), " Про науково-технічну інформацію" (1993 р.), " Про державну таємницю" (1994 р.), " Про захист інформації в автоматизованих системах" (1994 р.), " Про національний архівний фонд і архі­вні установи" (1994 р.), " Про бібліотеки і бібліотечну справу" (1995 р.), " Про видавничу справу" (1997 р.), " Про Завдання Національної програми інформатизації до 2000 р." (1998 р.), " Про обов'язковий примірник документів" (1999 р.) та ін.

Крім загальнодержавних актів прямої дії на функціону­вання документно-комунікаційних систем впливають багато законодавчих актів опосередкованої дії, а також не лише вну­трішні, але й зовнішні економічні та соціально-політичні змі­ни, перш за все - світові тенденції створення глобальних комп'ютерних мереж і технологічні досягнення в галузі нові­тніх інформаційних технологій.

На порозі XXI століття визначним фактором розвитку ноосфери стає інформація, тому в наш час найважливішим завданням є створення інформаційної інфраструктури суспі­льства, тобто мережі взаємопов'язаних документно-комунікаційних установ та каналів зв'язку між ними. Органі­заційна інфраструктура документної комунікації має вироб­ничі та невиробничі компоненти. До виробничих компонентів належать видавнича, поліграфічна, документоторговельна справи, засоби зв'язку (традиційна та електронна пошта, те­лекомунікації, спеціальні мережі передачі даних типу Телетекс, Відеотекс та ін.). Невиробничі компоненти інфраструк­тури - це система підготовки кадрів для організації створен­ня, розповсюджування та користування документними ресур­сами, система адміністративного керівництва документними комунікаціями, система наукового та технологічного забезпе­чення документних комунікацій (алгоритми та програми фу­нкціонування технічних засобів), сукупність систем збору, зберігання, обробки, пошуку та надання користувачам доку­ментованої інформації.

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складо­вої інфраструктури документних комунікацій знижує ефекти­вність функціонування ДП та М та темпи доведення інфор­мації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні опти­мальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних за­собів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації. Нині необхідно розширювати за­соби обчислювальної техніки та електрозв'язку для передачі даних і теледоступу до віддалених документних ресурсів, створювати повнотекстові бази даних та центри автоматизо­ваного інформаційного пошуку, впроваджувати нову техніку виготовлення та доставки копій документів користувачам

Документні потоки та масиви - це складні явища і ви­значити їхню сутність безпосередньо, тобто шляхом практич­ного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях ви­вчення складних явищ - послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв'язків між ними та функцій кожного елемен­та. Таке структурування явищ можливе завдяки застосуванню системного підходу.

Відокремлення будь-якої системи з зовнішнього середо­вища можливе лише теоретично, тобто умовно, оскільки фак­тично система не може існувати ізольовано від зовнішнього середовища. Основні ознаки системи - елемент, структура, зв'язок, функція. Згідно з теорією системного підходу будь-яка система конструюється з обмеженої кількості елементів, що пов'язані між собою метою функціонування. Проста сис­тема - це сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукупностей, то кожна з них набуває ранг підси­стеми, а вся система стає складною.

На загальнотеоретичному рівні ДП та М - це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття " сис­тема" - відносне, як і поняття " елемент". Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсис­темою або самостійною системою зі своїми елементами та зв'язками, а система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ як система - це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає еле­ментом більш загальної системи - документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто ви­значити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем.

Система утворюється тоді, коли між елементами вини­кають зв'язки. Вони створюють структуру системи, забезпе­чують її цілісність. У ДП та М як системних об'єктах зв'язки характеризуються багатоаспектністю: є елементарні зв'язки між документами (як змістовні, так і формальні - мовні, хро­нологічні, видавничі, територіальні та ін.); зв'язки між група­ми документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви (наприклад, відокремлювати потоки та масиви періодичних видань, патентної документа­ції, ділових документів, технічної літератури тощо); зв'язки між документними потоками й масивами та зовнішнім сере­довищем.

За напрямом розрізняють прямі й зворотні зв'язки. ДП та М виникають в процесі установлення прямих та зворотних зв'язків між створювачами та користувачами документів. Су­купність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомо­гою документів.

Будь-яка система відокремлюється у зовнішньому сере­довищі для виконання конкретної функції. Функціонування здійснюється для досягнення конкретної мети, це робить сис­тему доцільною. Кожний структурний компонент системи виконує свою власну функцію. Функції розвиваються на ліні­ях зв'язків між компонентами системи. Так. ДП виконує фун­кцію руху документів у суспільстві, забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів, а функція ДМ - кумулювання, впорядкування доку­ментів, забезпечення можливості їх зберігання та викорис­тання споживачами.

Масштаби системного розглядання ДП та М можливі на мікро-, мезо- та макрорівнях. Так, на мікрорівні ДП як систе­му детально охарактеризувала Г.Ф. Гордукалова, визначивши родоутворюючим елементом потоку - документ, а головною системотворною ознакою - зв'язок документів у потопі за змі­стом. Цей зв'язок зумовлений тим, що не існує документа, семантично не зв'язаного з попередніми елементами потоку. Щоб створити такий документ, слід описати принципово но­вий об'єкт, який вивчено невідомими раніше методами у но­вій для людства системі понять. Створення будь-якого нового документа певної тематики здійснюється на основі вивчення, аналізу, обробки попередніх документів.

На макрорівні ДП із системних позицій розглянув К.Б. Гельман-Виноградов, визначивши його як ту частину документного середовища ноосфери, що рухається.

Основи розгляду ДП та М на мезорівні першим заклав Ю.М. Столяров, запропонувавши класифікацію соціальних ін­ститутів з документознавчих позицій, поділивши їх на генералізаційні, транзитні, термінальні документні системи, визначивши ДП та М як результат виробництва і розповсюдження докумен­тів. Цей підхід дозволяє запропонувати таке розуміння систем­ності явищ, що вивчаються:

ДП та М як мезосистема - це сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації.

Зовнішнє середовище, що впливає на ДП та М як систе­му безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через та­кі основні фактори:

• економічний - рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціо­нування документно-комунікаційної сфери, безробіття та ін.;

• політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;

• науково-технічний - етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рі­вень комп'ютеризації та ін.;

• соціокультурний - звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність насе­лення;

• демографічний - густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні про­цеси та ін.;

• природничо-екологічний - розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної си­туації та ін.

Зовнішнє середовище прямого впливу - це державні ор­гани, виробники, розповсюджувачі та користувачі докумен­тів, джерела фінансування процесів створення, розповсю­дження, кумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє се­редовище непрямого впливу - це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинни­ки міжнародного середовища. Наприклад, аналіз даних нау­ково-статистичного довідника " Преса Української РСР: 1918 - 1973 рр." свідчить про вплив на розвиток ДП та М соціаль­но-політичних факторів. У роки Другої Світової війни ДП книг і брошур УРСР зменшився за обсягом у 5 разів, а в окремі роки складав лише 3 - 4 % від довоєнних років. У періоди політичної стабільності ДП неухильно зростав - у 1970-ті ро­ки середньорічний обсяг ДП книг і брошур удвічі перевищу­вав аналогічні показники 1950-х років. Стосовно ДП друкованих творів образотворчого мистецтва - його середньоріч­ний обсяг у 1970-ті роки порівняно з 1950-ми роками збіль­шився утричі.

Нині в Україні, у зв'язку з економічною нестабільністю, кількісні показники річного обсягу ДП книг та брошур за на­звами та тиражем знаходяться на рівні 1928 - 1929 рр. Але з проголошенням Україною суверенітету кількість загальнодер­жавних газет у період з 1994 по 1996 рр. зросла у 4 рази. Комер­ціалізація суспільства наочно виявилася у розвитку ДП реклам-но-інформаційних газет - за період з 1992 по 1996 роки їх ДП зріс у 39 разів. Одночасно ДП приватних газет розвивався не стабільно - у 1992 р. виходило 309 назв, а у 1996 - 136.

Ці дані свідчать про системний характер ДП та М, що дійсно мають прямі та зворотні зв'язки з зовнішнім середо­вищем, які безпосередньо чи опосередковано впливають на їх розвиток.