Документні потоки та масиви як результат документогенезу

Цикл - це сукупність взає­мопов'язаних процесів, що утворюють закінчене коло розви­тку. Сутністю функціонування інфосфери є інформаційний обмін: споживання інформації передбачає її повернення після творчої переробки до інформаційного простору. Цей закон споживання інформації зумовлює циклічність функціонуван­ня документа у суспільстві і дозволяє стверджувати, що жит­тєвий цикл документа - це весь шлях, що пройдений від мо­менту виникнення його замислу, через створення, вироблення та розповсюдження документа до користування ним і пере­творення його змісту в новий замисел та новий документ.

Документ - це єдність та протилежність його матеріаль­ної форми та ідеального змісту. Документована інформація, як правило, призначена для її розповсюдження у суспільстві, але документ як матеріальний об'єкт дискретний і його немо­жливо адресувати в усі необхідні пункти інформаційного се­редовища. Збільшити кількість пунктів наявності документа в інформаційному просторі дозволяє його тиражування та роз­повсюдження по комунікаційних каналах від створювачів до користувачів.

Цикл життєдіяльності документа складається з трьох основних етапів: документогенезу; документорозповсюдження; документовикористання.

Кожний етап забезпечується функціонуванням ДП та М, але на різних етапах вони мають різні принципи організації, що зумовлює формування спеціальної інфраструктури системи документних комунікацій, яка включає генезисні, транзи­тні й термінальні документі підсистеми.

ДП осідає у документних масивах та фондах, які обме­жені простором, що займають. Ця обставина змушує прово­дити якісний відбір, профілювання, вилучення фізично та мо­рально застарілих видань. У зв'язку з цим ДФ дзеркально не відбивають ДП, і системоорганізуються за іншими ознаками. Структура ДП у процесі його розповсюдження по різних со­ціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збе­реження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності розміщення, оптимальності використання та ін. Крім формальних вимог приєднуються суб'єктивно-особисті, пов'язані з критеріями відбору докуме­нтів у фонди.

Таким чином, між документовиробництвом та документорозповсюдженням існує споконвічне об'єктивне протиріч­чя, яке зумовлює втрату частини інформації. Система документовикористання ще більше відрізняється від систем документовиробництва та документорозповсюдження. На першо­му місці тут стоїть проблема відбору, суб'єкт підходить до документного фонду вельми вибірково, вибудовуючи доку­менти у своїй ієрархії цінностей, яка не збігається ні з систе­мою документовиробництва, ні з системою документорозповсюдження.

Знання структури життєвого циклу документа сприяє формуванню системного погляду на документування інфор­мації та канали її розповсюдження; розумінню основ переро­бки документованої інформації, процесів її створення, транс­формації і використання, можливостей документно-інформаційного забезпечення будь-якого виду діяльності, ро­лі інформаційного фахівця в організації та корегуванні руху документів у суспільстві. Вільна орієнтація в сучасних техно­логіях збирання, аналітико-синтетичної переробки, пошуку, зберігання, розповсюдження і використання документів до­зволяє застосовувати раціональні прийоми інтенсифікації їх виробництва та функціонування у суспільстві.

Уже зазначалося, що в термінальних ДС створюються, як правило, документні фонди, в яких функціонують внутрі­шні ДП. їх специфіку вивчає документне фондознавство. ДП та М активно функціонують у генезисних та транзитних ДС, що потребує більш детальнішого висвітлення етапів документогенезу та документорозповсюдження.

В широкому розумінні генез - це момент зародження та подаль­ший процес розвитку. Стосовно документа цей етап життєді­яльності передбачає виникнення замислу створення докумен­та, його документне втілення, виробничо-технологічне виго­товлення тиражу та випуск документа у світ. Завдяки цим процесам виникає ДП як основа ДК суспільства.

Документогенез розпочинається з виникнення замислу, формування мети (наприклад, узагальнити попередній досвід розвитку певного явища) та визначення кола питань, які не­обхідно висвітлити у документі. Наступними процесами є збір матеріалів для створення документа, їх осмислення, сис­тематизація та творча обробка.

Найважливішим процесом першого етапу життєвого циклу документа є документування накопиченої інформації - основний спосіб самоорганізації інформаційного простору. Щоб стати доступною членам соціуму, інформація проходить через певні перетворення: смисл - текст - документ. Серед створювачів документів відокремлюють індивідуальних та колективних авторів. Індивідуальний автор - це особа, що створила документ самостійно або спільно з іншими особами. Колективний автор - це організація (установа), що створила документ і має назву, яка дозволяє її ідентифікувати. Колек­тивними авторами виступають органи законодавчої, виконав­чої, судової влади та управління, підприємства, організації, наукові установи, навчальні заклади, творчі спілки, конгреси, конференції, з'їзди та ін.

Автори створюють документи, які публікуються або не публікуються, виникають в результаті управлінської та твор­чої діяльності. Управлінські документи призначені для при­йняття та виконання безпосередніх управлінських рішень. Вони створюються організацією або посадовою особою та оформляються в установленому порядку. Такі документи, як правило, містять первинні вихідні фактичні відомості, що призначені для створення нових, узагальнюючих документів. Більшість з них не тиражується, це зумовлює відносну спро­щеність життєвого циклу управлінського документа. Сутність кожного з процесів життєвого циклу ділового до­кумента, особливості ДП та М, що утворюються в його стру­ктурі, детально вивчаються в межах курсів " Діловодство" та " Документне забезпечення управління".

Результатом творчої діяльності є наукові або художні твори як наслідок особистих спостережень, міркувань, осми­слення пізнання світу. Художня та наукова творчість помітно відрізняються за своїм характером, але мають багато спільних рис. Автор твору мистецтва відтворює світ в образах, учений - аналізуючи факти, їх причинно-наслідкові зв'язки. Резуль­татом наукового пізнання є відкриття законів природи та сус­пільства, збагачення теоретичного знання.

Загальні риси художньої та наукової творчості виявля­ються в їх документному оформленні. Головним у створенні соціально-значимої інформації є процес надання результату творчої праці знакової та матеріальної форм, що забезпечить можливість його адекватного сприйняття членами суспільст­ва. Тексти словесних творів документуються знаками сучас­них систем письма: букв, цифр, умовних позначок та ін. Бага­то інформації фіксується за допомогою графічних або худож­ніх зображень, звукозапису тощо.

Особливості життєвого циклу документа зумовлені не лише характером інформації, що в ньому зафіксовано, але й її матеріальним носієм, яким може бути або речовина, або енергія. Поняття матеріального носія охоплює основу запису, ма­теріал запису інформації та інші компоненти. Знаки нано­сяться на матеріальний носій або речовиною, що відрізняєть­ся від речовини носія (фарбою, чорнилами на папері, полотні та ін.), або способом зміни його фізичної або хімічної струк­тури (вирізування, випалювання, продряпування, перфору­вання, травління, гравірування; фотохімічні, електромагнітні та ін. зміни).

Розмаїття способів втілення накопиченої інформації на матеріальному носії та необхідність її тиражування для ши­рокого розповсюдження у суспільстві зумовили формування різних видів генезисних документних систем, до яких нале­жать видавництва, видавничі організації, редакції засобів ма­сової інформації, фото-кіностудії, студії звукозапису, генера­тори баз і банків даних та ін. Ці підприємства і установи здій­снюють підготовку та випуск у світ потоків видавничої про­дукції, забезпечують контроль за якістю, вірогідністю, цінніс­тю документованої інформації.

Найпоширенішим документом є видання - твір, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, виготовлений друкуванням, тисненням або іншим способом, містить інфо­рмацію, призначену для поширення, і відповідає вимогам державних стандартів, інших нормативно-правових актів що­до видавничого оформлення, поліграфічного і технічного ви­конання. Технологія створення видання складається з додрукарських, друкарських та післядрукарських процесів. На ко­жному з цих технологічних процесів утворюються масиви документів, які є об'єктами видавничої діяльності.

Додрукарські процеси розпочинаються з моменту при­йому видавництвом рукопису від автора та його рецензування. Наступними процесами є наукове, літературне та стилістичне редагування (від лат. гесіаспдз - упорядкований) - процес об­робки редактором авторського твору для його публікації та макетування - складання принципового або повнооб'ємного макета (попереднього зразка) видання, тобто визначення його формату, шрифту та кеглю для тексту і заголовків, способу набору тексту і тону друкарського паперу, ілюстрування ви­дання, проектування його зовнішнього виду: матеріалу та ма­люнків для оправи, книжкових прикрас, ін.

Макет видання втілюється у друкарській формі - носії інформації, призначеному для друкування. Його поверхня мі­стить зображення, що може давати відбиток на папері або ін­шому матеріалі. Друкарська форма може бути плоскою або циліндричною, цільною або складеною, зробленою з дерева, металу, пластику та ін. Друкарську форму виготовляють складанням, яке здійснюється на спеціальному обладнанні і передбачає створення з друкувальних та проміжних елементів форматованих рядків та полос.

У поліграфічній практиці застосовують різні способи виготовлення друкарських форм: ручний, машинний, фото­графічний, лазерний. Наприклад, машинне літеровідливне складання - це процес лиття окремих літер, проміжного ма­теріалу з друкарського сплаву та формування з них форматованих рядків на спеціальних машинах. Лазерне гравіювання -це виготовлення друкарської форми лазерним променем на спеціальному автоматі. При складанні друкарської форми не­обхідно зважати на вид друку: високий, глибокий, плоский. Так, плоский друк - це друк, коли зображення передається на задрукований матеріал з друкарської форми, друкувальні та проміжкові елементи якої розміщені практично в одній пло­щині.

Із впровадженням у поліграфічну справу сучасного об­ладнання та новітніх технологій формні процеси значно удо­сконалюються. Широкого розповсюдження набуває автома­тизоване складання, яке здійснюється на базі комп'ютерної техніки за спеціальними програмами.

Найважливішим серед додрукарських процесів є верс­тання - формування сторінок майбутнього видання зі складе­них рядків, заголовків, ілюстрацій відповідно до макета. Складені по сторінках полоси монтують у друкарську форму і роблять пробний відбиток, який коректується. Коректування - це процес виготовлення та виправлення помилок, неточностей та недоліків, допущених під час підготовки оригіналу для розмноження або виготовлення друкарської форми. За ре­зультатами коректування необхідні виправлення - усунення у складеному тексті помилок, відзначених на коректурному відбитку, а також звірення - перевірка виправлення помилок, відзначених на попередньому коректурному відбитку, та зве­дення - коректування за контрольним відбитком перед роз­міщенням форми в друкарській машині чи перед матрицю­ванням.

З застосуванням у поліграфії комп'ютерного обладнан­ня та автоматизованих технологій значно зменшується пито­ма вага рутинних операцій, удосконалюються традиційні фо­рмні процеси та процеси роботи з рукописами. Основною фо­рмою текстового оригіналу стає дискета, з якої можна одразу виготовити репродукований оригінал-макет - оригінал зі складеними та зверстаними полосами, готовий для друкова­ного відтворювання - виготовлення друкованої форми та на­ступного друку. Комп'ютер, що управляє складальним авто­матом або цифровою друкарською машиною, якщо в нього введений запис з дискети, дозволяє одержати діапозитиви по­лос майбутнього видання або віддруковані його аркуші. Це скорочує виробничий цикл, зменшує трудозатрати, дозволяє розвантажити поліграфпідприємства від додрукарських про­цесів, зосередити їх у редакторів-операторів видавництв.

Найефективніші настільні видавничі системи - апарат­но-програмний комплекс, який поєднує персональну ЕОМ, програми складання, верстання та обробки ілюстрацій, скане­ра та вивідного пристрою. Ці системи дозволяють на письмо­вому столі редактора розмістити одразу і складальний, і верстальний, і репродукційний центри. Такі видавничі системи базуються на комп'ютерах, пов'язаних локальною мережею, зі спеціальним видавничим і графічним програмним забезпе­ченням. Для архівного зберігання ДМ підготовлених оригіна­лів застосовують зйомні оптичні диски, є цифрова фотокаме­ра для оперативного отримання кольорових зображень. При­єднання до робочих станцій дисководів СD-ROM надає можливість використовувати готові бібліотеки графічних і фото­графічних зображень. Лазерні принтери дозволяють отриму­вати оригінал-макети на папері для наступного виготовлень неметалічних офсетних форм (на плівці). За допомогою спеціальних формних автоматів з паперових оригінал-макеті можна протягом 20-30 секунд виготовити недорогі електростатичні або " срібні" друкарські форми на паперовій або поліефірній основі.

Друкарські процеси - це підготовка друкарської маши­ни до друкування та друкування тиражу. Друкування тиражу розпочинається після одержання від замовника одного примі­рника верстки (ксерокопії, рукопису, оригінал-макета чи від­битку) видання, що оформлений до друку - на титульному аркуші, обкладинці є підпис до друку видавця або редактора (для періодичних видань) чи керівника організації. Найновітніші методи виготовлення друкованої продукції - це методи " з комп'ютера на папір". Такий друк здійснюють за допомо­гою цифрової друкарської машини, яка не потребує формних процесів, рідких фарб, оскільки їх замінюють відповідні ко­льорові тонери, а друк є електрографічним. У разі необхідно­сті невеликих тиражів застосовують аркушеві друкарські оф­сетні машини, які забезпечують автоматичний цикл роботи на паперових офсетних формах, зокрема автоматизацію основ­них друкарських процесів: встановлення форми, друк заданої кількості відбитків, зняття форми, змивання офсетного поло­тна.

До післядрукарських процесів виготовлення видання належать брошуровально-палітурні та оздоблювальні проце­си.

Брошуровально-палітурні процеси - комплекс процесів отримання з віддрукованих аркушів готових видань у паліту­рці чи обкладинці. Віддруковані аркуші майбутнього видання проходять такі основні процеси: розрізування і фальцювання (згинання паперових аркушів у певному порядку), комплек­тування книжкового блока з зошитів або аркушів, скріплення скомплектованих зошитів у блок, обрізування книжкового блока та обтискування його кінця, покриття книжкового блока обкладинкою, або виготовлення палітурки та вставлян­ня книжкового блока в палітурку. Готові видання піддають процесам упакування та складування - здавання друкованої продукції на склади - внаслідок цих процесів ДП осідає у ДМ як товар, призначений для реалізації.

Важливим процесом є оформлення видання на випуск у світ. Видавець перевіряє готове видання та дає вказівку виготівникові про розсилку обов'язкових примірників видань. Це здійснюється за рахунок загального тиражу видання, до офо­рмлення видання на випуск у світ, а газет - у день виходу ко­жного номеру. Згідно з " Положенням про порядок друкуван­ня видань" тираж видання слід видавати замовникові після розсилки обов'язкових примірників. За законом України " Про обов'язковий примірник документів" (1999 р.) всі поліграфі­чні підприємства, установи і організації, які мають розмно­жувальну техніку, зобов'язані розсилати обов'язкові примір­ники виготовлених ними нетаємних творів друку безоплатно до оформлення видань на випуск у світ згідно зі списком установ і організацій, які мають право на їх одержання. Не підлягають розсилці обов'язкові примірники службових ви­дань, нетаємної технічної документації на військову продук­цію та бланків. Обов'язкові примірники періодичних видань пересилаються поштовими каналами безплатно в порядку, передбаченому для пересилки службових відправлень Мініс­терства зв'язку України. Розсилка інших видів видань здійс­нюється за кошти видавців, які витрати за розсилку відносять на собівартість друкованої продукції.

Завдяки функціонуванню потоків обов'язкового примі­рника документів здійснюється комплектування та збережен­ня у провідних бібліотеках вичерпного національного документного фонду України як частини світового культурного надбання, державна бібліографічна та статистична реєстрація вітчизняних видань, оперативне інформування про них кори­стувачів.

Однією з головних установ, що має право одержувати безплатний обов'язковий примірник творів друку, є Книжко­ва палата України, яка на його основі здійснює державну біб­ліографічну реєстрацію та централізовану каталогізацію всіх без винятку видів видань, виданих в Україні, а також веде державну статистику друку, яка характеризує динаміку та те­нденції розвитку ДП вітчизняних видань, комплектує та збе­рігає повний і недоторканий фонд Державного архіву друку - головного сховища всіх видань України.

З 1996 р. Книжкова палата України розпочала роботу над створенням інформаційно-бібліографічної системи " Кни­ги в продажу" (книги, що є в наявності на книжковому ринку та що друкуються). Ця система розроблена по аналогії з відо­мою у світі книгорозповсюджуючою системою " Вооks in Print", яка успішно функціонує у високорозвинутих країнах (СІЛА, Великої Британії, Німеччини, Франції) і є організа­ційною основою книжкового ринку. Функціонування автома­тизованої інформаційно-бібліографічної системи " Книги в продажу" передбачає: збір інформації видавців і видання те­матичного плану випуску продукції видавництв України, що планується до випуску у світ; збір попередніх замовлень на книги, передача їх видавцям; збір інформації від видавців і книгорозповсюджувачів про книги, що є в наявності і що друкуються; видання на її основі каталогу " Книги в продажу" в традиційній та електронній версіях. Система виконує інфо­рмаційну, координаційну, рекламну функції і завдяки ком­плексу електронних засобів може оперативно інформувати всі зацікавлені сторони про книговидання в Україні для по­внішого обліку потреб ринку, задоволення читацького попиту та потреб держави.

Крім того, в структурі Книжкової палати створено На­ціональне агентство ISBN, яке присвоює книжковим видан­ням Міжнародний стандартний книжковий номер, що дає можливість ідентифікувати кожне видання, де б воно не зна­ходилось. Для автоматичного зчитування ISBN у світовій ви­давничій практиці широко використовується метод штрихового кодування. Міжнародна асоціація по товарній нумерації - ЕАN - розробила і ввела штрих-код для книг, який склада­ється з коду ISBN і спеціального коду 978 для ідентифікації книг у загальній товарній масі. Штрих-код уявляє собою чер­гування темних і світлих cveu різної ширини, які зчитуються спеціальними електронними оптичними пристроями. На сві­товому книжковому ринку розповсюдження видань без ISBN і штрихових кодів ускладнено, оскільки на їх основі в розви­нених країнах функціонують автоматизовані системи телезамовлення видань, що суттєво вдосконалює процес їх реаліза­ції.

Нині в Україні здійснюється робота по введенню ISBN і системи штрихового кодування, що дозволить повністю ав­томатизувати процес руху документів від моменту їх видання до продажу. Тому в книжковій торгівлі будуть впроваджува­тися системи автоматизації на основі касових комп'ютерних систем, що дадуть можливість оперативно контролювати продаж книг, диференційовано зважати на зміни товарних запасів, автоматично дозамовляти товар від оптовиків чи ви­давництв, забезпечити належний торгово-технологічний про­цес на основі оптимізації функціонування ДП та М.