Довідково-інформаційні документи

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження біографічних, юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств і видається на вимогу останніх для пред’явлення у межах організації чи в іншій установі. За призначенням довідки поділяються на службові (засвідчують обставини і факти з діяльності організацій, установ) й особисті (засвідчують факти з життя і діяльності окремих громадян).

Довідка складається з таких реквізитів: 1) назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа; 2) повна назва установи, організації або підприємства – автора документа; 3) дата; 4) індекс;
5) місце видання; 6) назва виду документа; 7) текст (містить прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка, дані про її роботу, посаду, навчання тощо; призначення довідки; 8) підписи службових осіб; 9) печатка.

Про довідку див.:

Ділова українська мова / За ред. О.Д.Горбула. – К, 2002. – С. 72-73.

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери... – К., 2002. – С. 66-67.

Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – Х., 2002. – С. 85-87.

Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. – К.,
2002. – С. 61-64.

Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. – К., 1999. – С. 198.

Сучасні ділові папери / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – К., 2001. – С. 83-84.

Шевчук С.В. Ділове мовлення. – К., 2003. – С. 224-226.

Приклад довідки

Міністерство освіти і науки України

Івано-Франківський економічний інститут

27.03.03 №5-ОС м. Івано-Франківськ

Довідка

Видана Козакевич Христині Григорівні про те, що вона навчається на І курсі Івано-Франківського економічного інституту за спеціальністю “Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності”.

Видано на вимогу гімназії № 1 м. Івано-Франківська.

Ректор (підпис) П.Ю.Яковенко

Секретар (підпис) О.І.Попович

(печатка)

Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації про ситуацію, що склалася, про певні факти, події, про виконання окремих завдань, службових доручень.

Реквізитами доповідної записки є: 1) адресат; 2) адресант; 3) назва виду документа; 4) заголовок до тексту (при потребі); 5) текст;
6) відмітка про наявність додатка (якщо він є); 7) дата; 8) підпис.

Про доповідну записку див.:

Ділова українська мова / За ред. О.Д.Горбула. – К, 2002. – С. 72-73.

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери... – К., 2002. – С. 67-68.

Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – Х., 2002. – С. 87-90.

Погиба Л.Г. та ін. Складання ділових паперів. – К., 2002. – С. 70-71.

Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. – К., 1999. – С. 198.

Сучасні ділові папери / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – К., 2001. – С. 85-86.

Шевчук С.В. Ділове мовлення. – К., 2003. – С. 226-228.

Приклад доповідної записки

Деканові економічного

факультету професорові

Василенку Івану Петровичу

доцента кафедри „Облік і аудит”

Коваля Степана Васильовича

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що студенти групи МО-15 не з’явилися на заняття з політекономії 12.03.03. Прошу вжити належних заходів до студентів групи МО-15.

12.03.03 (підпис)

Звіт – документ, що містить відомості про результати діяльності закладу, організації, установи або службової особи за певний час.

До реквізитів звіту належать: 1) назва виду документа; 2) заголовок до тексту; 3) текст (вступ, основна частина, висновки); 4) відмітка про наявність додатка (при потребі); 5) дата укладання; 6) підпис автора документа; 7) печатка.

Про звіт див.:

Ділова українська мова / За ред. О.Д.Горбула. – К, 2002. – С. 74-75.

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери... – К., 2002. – С. 70.

Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – Х., 2002. – С. 94-95.

Погиба Л.Г. та ін. Складання ділових паперів. – К., 2002. – С. 74-76.

Сучасні ділові папери / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – К., 2001. – С. 90-91.

Шевчук С.В. Ділове мовлення. – К., 2003. – С. 233-235.

Приклад звіту

Звіт

про виробничу практику

студентки ІІІ курсу спеціальності “Фінанси”

Івано-Франківського економічного інституту

Яковчук Ольги Іванівни

Практику проходила з 01.07.02 по 19.07.02 на Арматурному заводі м. Івано-Франківська. На заводі були створені належні умови для проходження практики. Працівники заводу мають великий стаж роботи, високу фахову кваліфікацію. Завод достатньо забезпечений відповідними засобами виробництва.

Протягом усього перебування на заводі мала змогу отримувати консультації від спеціалістів. За час практики провела 5 досліджень, 3 з яких залікові, що були проаналізовані керівником практики. Брала участь в обговоренні та аналізі 2 досліджень інших практикантів. Зібрала необхідний матеріал для написання курсової роботи “Перспективи економічного розвитку Арматурного заводу”.

Успішному проведенню практики значною мірою сприяли ділова творча атмосфера, товариський мікроклімат на заводі, доброзичливе ставлення до студентів-практикантів.

До звіту додаю:

1. Характеристику-відгук.

2. Розробку-план проведеного дослідження.

3. Перспективний план економічного розвитку заводу на 2003 рік.

09.09.02 (підпис)

(печатка)

Огляд – це різновид довідки, яка складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсумки за певний період. Специфіка огляду полягає в тому, що він містить аналіз діяльності не однієї, а декількох установ.

Реквізитами огляду є: 1) назва виду документа; 2) заголовок до тексту; 3) текст (вступ, основна частина і висновки); 4) дата складання; 5) підпис; 6) печатка.

Про огляд див.:

Сучасні ділові папери / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – К., 2001. – С. 84-85.

Приклад огляду

Огляд

про дотримання порядку ведення

трудових книжок за станом на І півріччя 2002 року

керівниками підприємств м. Івано-Франківська

Згідно з планом роботи на І півріччя 2002 року юридичним відділом перевірено дотримання порядку ведення трудових книжок.

Перевіркою встановлено, що на більшості підприємств м. Івано-Франківська трудові книжки заповнюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 “Про трудові книжки працівників”. Але виявлено і певні порушення щодо порядку ведення трудових книжок на таких підприємствах м. Івано-Франківська, як м’ясокомбінаті, молокозаводі. На цих підприємствах трудові книжки заповнювалися пізніше тижневого терміну з дня прийняття на роботу працівників, допускалися закреслення раніше внесених неточних записів у розділі “Відомості про нагородження”.

12.10.02

Старший юрисконсульт (підпис) А.І.Петров

(печатка)

Посвідчення – документ, який засвідчує особу й посаду того, хто виконує службове доручення, окреслює його повноваження, місце й термін виконання. Посвідчення бувають таких видів: посвідчення особи, посвідчення про надання громадянинові визначених повноважень, посвідчення про відрядження.

До реквізитів посвідчення входить: 1) назва виду документа;
2) заголовок до тексту; 3) текст (зміст посвідчення, термін дії, підстава для видання); 4) дата складання; 5) підпис відповідальної особи;
6) печатка.

Про посвідчення див.:

Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. – К.,
2002. – С. 106.

Приклад посвідчення

Посвідчення

про відрядження

Степанова Наталія Романівна, кандидат економічних наук, доцент кафедри “Менеджмент і маркетинг” Івано-Франківського економічного інституту, відряджається у Тернопільський фінансово-економічний інститут з метою запозичення досвіду, методів впровадження й використання найновіших наукових досягнень у галузі економіки.

Термін відрядження “10” днів з “7” квітня 2003 року.

Підстава: наказ № 21 від 31.03.03.

Дійсне за пред’явленням паспорта і посвідчення викладача.

07.04.03

Ректор (підпис) П.Ю.Яковенко

(печатка)

Пояснювальна записка – це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника. Інколи пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа, тобто є вступом до якогось документа.

Реквізитами пояснювальної записки виступають: 1) адресат;
2) адресант; 3) назва виду документа; 4) заголовок до тексту (при потребі); 5) текст; 6) відмітка про наявність додатка (якщо він є);
7) дата; 8) підпис.

Про пояснювальну записку див.:

Ділова українська мова / За ред. О.Д.Горбула. – К, 2002. – С. 72-73.

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери... – К., 2002. – С. 68-70.

Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – Х., 2002. – С. 89-91.

Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. – К.,
2002. – С. 72.

Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. – К., 1999. – С. 199.

Сучасні ділові папери / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – К., 2001. – С. 87-88.

Шевчук С.В. Ділове мовлення. – К., 2003. – С. 227-229.

Приклад пояснювальної записки

Деканові економічного

факультету професорові

Токарчуку Олегу Вікторовичу

студентки групи Ф-13

Юрченко Світлани Іллівни

Пояснювальна записка

Я не з’явилася на заняття в університет 10.02.03 у зв’язку з тим, що затрималася на екскурсії в Києві.

12.02.03 (підпис)

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень. У протоколах відображаються усі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в процесі обговорення. Крім того, протокол – це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Протокол складається з таких реквізитів: 1) назва виду документа, його номер; 2) заголовок до тексту; 3) дата проведення заходу; 4) текст (прізвища, ініціали керівників зібрання; кількість присутніх і відсутніх; порядок денний, розгляд питань, що виносяться на обговорення);
5) відмітка про наявність додатка; 6) підписи (голови і секретаря).

У господарській діяльності використовується протокол розбіжностей до договорів – документ, який складають у разі виникнення суперечки з приводу тексту договору і доданої до нього специфікації.

Витяг з протоколу – це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізитами витягу з протоколу є: 1) назва виду документа, його номер; 2) заголовок до тексту; 3) дата проведення заходу; 4) текст (відмітка про присутніх, розгляд питання, що виноситься на обговорення); 5) підписи (голови та секретаря); 6) печатка.

Про протокол та витяг з протоколу див.:

Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі україн. мови. – К., 1999. – С. 136-139.

Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови. – К., 2002. – С. 172-176.

Ділова українська мова / За ред. О.Д.Горбула. – К, 2002. – С. 86-90.

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери... – К., 2002. – С. 86-89.

Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – Х., 2002. – С. 100-106.

Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. – К., 2000. – С. 63-65

Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. – К.,
2002. – С. 107-111.

Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. – К., 1999. – С. 193-196, 218.

Сучасні ділові папери / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – К., 2001. – С. 103-105.

Шевчук С.В. Ділове мовлення. – К., 2003. – С. 229-233.

Приклад протоколу

Протокол № 5

загальних зборів студентів І курсу

Івано-Франківського економічного інституту

від 25 грудня 2002 року

Голова: Карпенко М.С.

Секретар: Терещенко Р.В.

Присутні: професор Мойсеєнко Л.П., професор Гаврилюк В.І., доцент Івасюк К.О., доцент Панченко С.Є., доцент Кіндратюк Г.Н., асистенти Сторожук Т.Л., Литвин Б.Ф., Бойченко У.Я., студенти І курсу.

Відсутні: студенти групи ОА-12.

Порядок денний

І. Підготовка студентів до успішного закінчення навчального семестру.

ІІ. Проведення захисту студентських курсових робіт.

ІІІ. Організація академнаставниками виховних заходів зі студентами під час зимових канікул.

І. СЛУХАЛИ:

Мойсеєнко Л.П. інформував про успішність студентів протягом першого навчального семестру, про їх підготовку до залікової та екзаменаційної сесії.

ВИСТУПИЛИ:

Івасюк К.О. внесла пропозицію зробити усі заліки диференційованими і проводити заліки та екзамени у письмовій формі.

Сторожук Т.Л. Асистент запропонувала не допускати до сесії студентів, які мають заборгованість, поки вони її на ліквідують.

УХВАЛИЛИ:

1. Проводити заліки й екзамени у письмовій формі, заліки зробити диференційованими.

2. Не допускати до сесії студентів, які не ліквідували заборгованість з певних предметів.

ІІ. СЛУХАЛИ:

Гаврилюк В.І. повідомив про стан написання курсових робіт зі спеціальних предметів студентами І курсу.

ВИСТУПИЛИ:

Панченко С.Є. вніс пропозицію захищати курсові роботи за секціями відповідно до спеціальностей, з яких пишуться курсові проекти.

Литвин Б.Ф. запропонував не допускати до сесії студентів, які не виконали і не захистили курсової роботи.

УХВАЛИЛИ:

1. Проводити захисти курсових робіт за секціями.

2. Не допускати до сесії студентів, які не захистили курсового проекту.

ІІІ. СЛУХАЛИ:

Кіндратюк Г.Н. розповіла про план проведення виховних заходів зі студентами І курсу на зимових канікулах.

ВИСТУПИЛИ:

Бойченко У.Я. запропонувала організувати для кращих студентів екскурсії до Києва та Львова, а також провести ряд заходів, які стосуються життя і діяльності інституту.

УХВАЛИЛИ:

1. Організувати на зимових канікулах екскурсії до Києва і Львова.

2. Провести виховні заходи, приурочені життю і діяльності інституту.

Голова зборів (підпис) М.С.Карпенко

Секретар (підпис) Р.В.Терещенко

Приклад витягу з протоколу

Витяг з протоколу № 7

засідання кафедри “Фінанси”

від 20 листопада 2002 року

Присутні: завідувач кафедри професор Вишневський О.М., професор Кирилів Д.Ю., доценти Коломієць К.Л., Семенюк Б.Р., асистенти Гончарук І.В., Пилипчук Я.Т., аспірант Черненко Н.Ф., лаборант Підгірський А.С.

СЛУХАЛИ:

Вишневський О.М. вказав на необхідність затвердження теми кандидатської дисертації “Державний бюджет України“ Черненка Н.Ф. у зв’язку зі вступом його до аспірантури.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації “Державний бюджет України“ Черненка Н.Ф.

2. Призначити науковим керівником кандидатської дисертації професора Вишневського О.М.

Завідувач кафедри (підпис) О.М.Вишневський

Секретар (підпис) А.С.Підгірський

(печатка)