Расчеты с подотчетными лицами по банковским картам

Организация может перечислять денежные средства подотчетным лицам на банковские карты. При этом могут использоваться как личные банковские карты сотрудников, так и корпоративные банковские карты.

Использование личных банковских карт сотрудников

Для перечисления денежных средств под отчет на личную банковскую карту работник должен сообщить в бухгалтерию организации банковские реквизиты своей карты. Возможно перечисление как рублевых, так и валютных сумм.

Перечисление денежных средств работнику на личную банковскую карту оформляется документом «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчётнику».

Сотрудник с помощью карты оплачивает товары и услуги, а также может снимать наличные. На совершенные расходы сотрудник составляет авансовые отчеты и представляет их в бухгалтерию (аналогично расчетам наличными).

В документе «Авансовый отчет» в случае расчетов с подотчетным лицом с использованием банковских карт на закладке «Авансы» указываются банковские платежные документы («Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер на списание денежных средств»). В печатной форме АО-1 подотчетные суммы, получен­ные по безналичному расчету, показываются отдельной строкой.

Использование корпоративных банковских карт

Для расчетов с подотчетными лицами через корпоративные банковские карты организация должна открыть в банке специальный карточный счет, получить у банка необходимое количество платежных карт, «привязанных» к этому счету и выдать эти карты сотрудникам. Возможно также открытие нескольких карточных счетов (например, отдельный счет для каждой карты). Владельцем карты при этом является организация, а держателем карты -конкретный сотрудник (как правило, карты именные, и совершать операции по ним может только один конкретный человек). Карточные счета могут быть как рублевыми, так и валютными.

Сотрудник, получив карту, может с ее помощью оплачивать товары и услуги, а также снимать наличные.

Денежные средства на карточных счетах учитываются на отдельных субсчетах счета 55 «Специальные счета в банках».

В отличие от обычного банковского счета, все операции по расходу денежных средств с карточного счета считаются выдачей под отчет сотруднику - держателю корпоративной банковской карты.

Перечисление денежных средств на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты отражается документом «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перевод на другой счет организации».

Зачисление кредита на специальный карточный счет оформляется документом «Платежный ордер на поступление денежных средств» с видом операции «Расчеты по кредитам и займам».

Для отражения оплаты услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета (денежные средства перечисляются с расчетного счета организации), используются документы «Платежное поручение исходящее» (или «Пла­тежный ордер на списание денежных средств») с видом операции «Прочий расход».

Расход денежных средств держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг или на другие цели, оформляется документом «Платежный ордер на списание денежных средств» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику».

На все совершенные по карте расходы сотрудник составляет авансовые отчеты и представляет их в бухгалтерию.

В документе «Авансовый отчет» в случае расчетов с подотчетным лицом с использованием банковских карт на закладке «Авансы» указываются банковские платежные документы («Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер на списание денежных средств»). В печатной форме АО-1 подотчетные суммы, получен­ные по безналичному расчету, показываются отдельной строкой.