Кадровый учет

Сведения о кадрах в информационной базе «1С: Бухгалтерии 8» разделены по смыслу.

Для хранения информации общего характера о работнике, не связанной с выполнением конкретных должностных обязанностей (паспортные данные и т.д.) предназначен справочник «Физические лица».

Для хранения информации, связанной с выполнением должностных обязанностей (организация, подразделение, должность, табельный номер), используется регистр сведений «Сотрудники организаций».

Сведения об условиях оплаты труда хранятся в регистре сведений «Плановые начисления работников организации» (меню «Зарплата» - «Плановые начисления работников организаций»).

Информация о кадрах вводится с помощью документов. Первоначальный ввод информации осуществляется документом «Прием на работу» (меню «Кадры» — «Прием на работу в организацию»).

Прием на работу в организацию проводится с соблюдением ограничений, вытекающих из трудового законодательства РФ: одно и то же физическое лицо может быть оформлено работником нескольких организаций, но основное место работы у него может быть лишь в одной из них; в других же организациях работник должен быть оформлен как внешний совместитель.

При этом внутреннее совместительство должно быть предварительно разрешено соответствующей установкой учетной политики организации, доступной через меню «Предприятие» — «Учетная политика» — «Учетная политика (по персоналу)».

В форме учетной политики по персоналу указывается признак упрощенного учета налога на доходы физических лиц (НДФЛ). При установке флажка «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный» принимается, что начисленный НДФЛ всегда равен удержанному, без строгого соблюдения требований законодательства. Такой подход упрощает формирование отчетности на предприятиях, где заработная плата выплачивается регулярно и без задержек. Сведения для начисления заработной платы, налогов и взносов

В документе «Прием на работу» на закладке «Начисления» указываются сведения, необходимые для начисления зарплаты, в частности:

· размер — сумма, которая будет предложена как результат начисления после заполнения документа «Начисление заработной платы»;

· вид расчета — вид начисления, который содержит заданный способ отражения в учете суммы, начисленной работнику, с указанием способов налогообложения. Вид расчета выбирается из списка «Начисления организации» (меню «Зарплата» «Начисления организаций»).

Для каждого элемента списка указывается:

· способ отражения в бухучете (элемент справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете»;

· код вида дохода для отчетности по НДФЛ (элемент справочника «Доходы НДФЛ», доступного также из меню «Зарплата» - «Учет НДФЛ и ЕСН» - «Доходы НДФЛ»);

· способ отражения зарплаты в учете ЕСН (элемент справочни­ка «Доходы ЕСН», доступного также из меню «Зарплата» - «Учет НДФЛ и ЕСН» - «Доходы ЕСН»);

· отражение в учете страхования от несчастных случаев (облагается или не облагается);

· вид начисления по ст. 255 НК (подпункт статьи) — способ отражения в налоговом учете.

Для заполнения сведений о физическом лице из формы документа «Прием на работу» следует открыть форму элемента справочника «Сотрудники организаций», а из нее форму элемента справочника «Физические лица» нажатием на гиперссылку «Более подробно о физическом лице». В этой форме следует заполнить все поля, поскольку соответствующие сведения необходимы в последующем для правильного формирования отчетности по НДФЛ и взносам в ПФР.

Сведения, необходимые для правильного исчисления НДФЛ, вводятся в отдельной форме, вызываемой кнопкой «НДФЛ» командной панели формы элемента справочника «Физические лица».

К этим сведениям относятся:

· вычеты — данные, необходимые для автоматического расчета стандартных вычетов, на которые имеет право физическое лицо согласно законодательству (на само физическое лицо согласно подпунктам 1—3 пункта 1 ст. 218 НК РФ, на детей согласно подпункту 4 пункта 1 ст. 218 НК РФ; причем вычеты согласно подпунктам 3 и 4 пункта 1 ст. 218 НК РФ, предоставляются в том случае, когда совокупный доход физического лица не превысил 20000 руб. — соблюдение этого условия контролируется автоматически.

· данные с предыдущего места работы (указываются на закладке «Доходы на предыдущих местах работы») необходимы для контроля совокупного дохода физического лица в течение отчетного периода.

В разделе «Применение вычетов» на закладке «Вычеты» указывается организация, в которой работник будет использовать вычеты.

Из документа «Прием на работу» можно распечатать соответствующий бумажный документ — «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» по форме № Т-1.