Порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег.

Юридические лица отражают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге.

Кассовую книгу вправе не вести юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения в соответствии с законодательством и ведущие учет в книге учета доходов и расходов.

Кассовую книгу вправе вести все подразделения юридического лица. Необходимость ведения кассовой книги подразделениями юридического лица определяется руководителем юридического лица. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Основанием для записей в кассовую книгу являются оформленные в соответствии с законодательством приходные и расходные кассовые ордера, а также иные документы. Так, для юридических лиц, применяющих упрощенную систему налогообложения в соответствии с законодательством и ведущих учет в книге учета доходов и расходов, при получении наличных денег в обслуживающих банках основанием для осуществления записей в кассовую книгу по усмотрению руководителя юридического лица или лица, им уполномоченного, являются приходные кассовые ордера либо корешки чеков из чековых книжек для получения наличных денег.

В случае сдачи наличных денег самостоятельно в обслуживающий банк либо работникам служб инкассации для юридических лиц, применяющих упрощенную систему налогообложения в соответствии с законодательством и ведущих учет в книге учета доходов и расходов, основанием для осуществления записей в кассовую книгу по усмотрению руководителя юридического лица или лица, им уполномоченного, являются:

расходные кассовые ордера;

квитанции к объявлению на взнос наличными, оформленные в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Национального банка по организации кассовой работы в Национальном банке, банках;

препроводительные ведомости, оформленные в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Национального банка по организации кассовой работы в Национальном банке, банках;

другие документы, применяемые банками для оформления операций приема наличных денег в соответствии с локальными нормативными правовыми актами банков.

В случае принятия решения подразделением юридического лица о ведении кассовой книги прием и выдача наличных денег оформляется приходными и расходными кассовыми документами.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).

Исполнение записей в кассовой книге начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист необходимо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Итого по странице» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Осуществление записей в кассовую книгу осуществляется кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Режим рабочего времени кассы определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).

Бланк отчета кассира до конца операций за день не отрывается.

В строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченных по платежной ведомости на оплату труда.

Записи в кассовой книге ведутся до полного использования листов кассовой книги.

В период выдачи наличных денег остаток наличных денег в кассе выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым ордерам либо иным документам. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

В аналогичном порядке записи в кассовую книгу учиняются при выплате по платежным ведомостям стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов.

Ведение кассовой книги допускается с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется выходная форма «Отчет кассира». Названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня и иметь одинаковое содержание.

В последней выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно быть автоматически напечатано общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку в выходной форме «Вкладной лист кассовой книги».

Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке в течение года и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и печатью юридического лица.

Оприходование наличных денег юридическим лицом означает документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам, другим приходным документам, с использованием кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов в день совершения операции и учинение в этот же день кассиром соответствующих записей в кассовой книге, товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), регистрах бухгалтерского учета, книгах учета на конец рабочего дня (смены) либо показаний денежных оборотов в книге кассира.

Документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам, другим приходным документам, с использованием кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов в день совершения операции и неосуществление кассиром соответствующих записей в кассовой книге, товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), регистрах бухгалтерского учета, книгах учета либо показаний денежных оборотов в книге кассира в день совершения операции являются несвоевременным оприходованием наличных денег юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом.

Сдача наличных денег юридическому лицу его подразделениями, расположенными вне места нахождения юридического лица, должна осуществляться в срок, установленный юридическим лицом. Осуществление записей в кассовую книгу осуществляется кассиром в день оформления приходных кассовых ордеров по факту приема наличных денег от подразделений, уполномоченных лиц.

Сдача наличных денег юридическому лицу его подразделениями, уполномоченными лицами, с нарушением установленного срока расценивается как факт несвоевременного оприходования в кассу наличных денег.

Недостача наличных денег отражается в бухгалтерском учете и подлежит взысканию в соответствии с законодательством.

Излишки наличных денег подлежат оприходованию и отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством.

Главный (старший по должности) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег по установленной законодательством форме, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица, подразделения. Количество листов в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения.

Книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег применяется для учета наличных денег, выданных главным (старшим по должности) кассиром из кассы юридического лица, подразделения другим кассирам, а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям главному (старшему по должности) кассиру. Книгу учета принятых и выданных кассиром наличных денег ведет главный (старший по должности) кассир. При необходимости перечень показателей книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег может быть расширен, форма ее – изменена.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим по должности) кассиром о полученном авансе и принятых наличных деньгах по произведенным операциям под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег.

Выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений раздатчикам для последующей выплаты ими оплаты труда, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов производится под отчет:

по расходному кассовому ордеру каждому раздатчику. При этом записи в кассовой книге либо в других регистрах бухгалтерского учета производятся на основании каждого расходного кассового ордера;

по платежной ведомости с указанием всех раздатчиков с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Запись в кассовой книге либо в других регистрах бухгалтерского учета производится по одному расходному кассовому ордеру на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости.

Раздатчики выдают наличные деньги по расходным кассовым ордерам либо по платежной(ым) ведомости(ям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя

По истечении установленного срока в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставится штамп или учиняется запись: «Депонировано», составляется реестр депонированных сумм, в платежную ведомость вносится запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, суммы сверяются с общим итогом по платежной ведомости, учиняется запись: «Деньги по ведомости выдал», заверенная подписью раздатчика.

Раздатчики представляют отчет об израсходованных суммах и возвращают неиспользованные наличные деньги в кассу юридического лица, подразделения по приходному кассовому ордеру, выписываемому на каждую возвращенную сумму.

Руководители юридических лиц обязаны обеспечить сохранность наличных денег в кассе, а также при доставке их из банка (в банк).

Юридические лица обязаны принять меры по обеспечению сохранности транспортируемых крупных сумм (в тысячу и более раз превышающих размер базовой величины) самостоятельно либо совместно со службами инкассации банков, специализированными подразделениями Министерства внутренних дел Республики Беларусь, с иными организациями в соответствии с законодательством и заключенными договорами.

Все наличные деньги юридических лиц могут храниться в кассах в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.

Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в замочных скважинах металлических шкафов, сейфов, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к дубликатам ключей, и хранятся у лиц, ответственных за сохранность ценностей. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю, частному нотариусу необходимо сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры к немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа.

Не допускается хранение в кассах наличных денег, принятых без использования кассового оборудования, платежных терминалов или приходных документов, формы которых установлены законодательством.

Перед открытием кассы, металлических шкафов, сейфов кассир обязаны осмотреть сохранность печатей, замков, дверей и оконных решеток, убедиться в исправности охранной, тревожной, пожарной сигнализации (в случае их наличия).

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей, решеток или неисправности охранной сигнализации кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю юридического лица. Руководитель юридического лица сообщает о происшествии в органы внутренних дел, и принимают меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. Руководитель, главный бухгалтер или лица, их замещающие, а также кассир после получения согласия сотрудников органов внутренних дел проверяют наличие в кассе наличных денег.

Проверка наличия в кассе наличных денег должна быть проведена до начала операций по приему и выдаче наличных денег из кассы юридического лица. По результатам проверки составляется акт произвольной формы, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами. Один экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй – остается у юридического лица, в случае наличия договора страхования третий экземпляр акта отсылается в страховую организацию, в случае наличия вышестоящей организации четвертый экземпляр акта отсылается в вышестоящую организацию.

Не допускается передоверие кассиром, раздатчиком выполнения порученной работы другим лицам.

Юридические лица, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника.

Не допускается исполнение руководителями, бухгалтерами, работниками юридического лица, пользующимися правом подписи кассовых документов, обязанностей кассира, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которое можно возложить обязанности кассира. Возможность возложения обязанностей кассира на отдельных работников определяется юридическим лицом самостоятельно.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, по иной уважительной причине) находящиеся у него под отчетом наличные деньги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии из лиц, назначенных руководителем юридического лица.

Результаты пересчета и передачи наличных денег отражаются в акте произвольной формы, в котором делается отметка об отсутствии кассира при проведении пересчета и передачи наличных денег.

В случае если пересчет наличных денег и других ценностей невозможен, касса закрывается и опечатывается без пересчета наличных денег.

Не позднее следующего рабочего дня со дня опечатывания кассы пересчет наличных денег осуществляется лицом (лицами), назначенным (назначенными) руководителем юридического лица в присутствии руководителя и главного бухгалтера юридического лица или комиссии, назначенной руководителем юридического лица, в количестве не менее 3 человек.

В сроки, установленные руководителем юридического лица, но не реже одного раза в квартал, проводится внеплановая инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе, в соответствии с общими правилами, установленными в Инструкции по инвентаризации активов и обязательств.

Ссылки

Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций»