Порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей..

При приеме наличных денег кассиры (лица, на которых возложены обязанности кассира) обязаны проверять их подлинность и платежность.

При определении подлинности наличных денег кассиры (лица, на которых возложены обязанности кассира) руководствуются требованиями законодательства, справочной и методической литературой по определению подлинности денежных знаков, информацией, размещенной на официальном сайте Национального банка в глобальной компьютерной сети Интернет, официальными материалами и оперативной информацией органов внутренних дел.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются по формам первичных учетных документов, установленным в соответствии с законодательством.

Прием наличных денег юридическими лицами, имеющими право не использовать кассовое оборудование, платежные терминалы, осуществляется по приходным кассовым ордерам и (или) другим приходным документам.

Подтверждением приема наличных денег являются:

квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1;

другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Выдача наличных денег из касс юридических лиц, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится по:

расходному кассовому ордеру формы КО-2;

платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие (справку, подтверждающую) их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости.

Выдача юридическими лицами наличных денег своим работникам может производиться по удостоверению, выданному данным юридическим лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, выдавшего удостоверение.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в штате юридического лица, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям).

Выдача наличных денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по платежной ведомости.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, либо лицу, указанному в доверенности, при предъявлении им ранее указанных документов.

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя наличных денег бухгалтером, учиняется запись «По доверенности», указываются фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) лица, которому доверено получение наличных денег.

Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир учиняет запись «По доверенности».

В случае если доверенность выдана на разовое получение наличных денег, она прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

В случае если доверенность выдана на получение наличных денег в течение определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, хранится у юридического лица.

Разовые выдачи наличных денег на оплату труда, выплату алиментов, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдача нескольким лицам наличных денег на оплату труда, выплату алиментов, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям.

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, работникам юридического лица производится как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных карточек.

Порядок выдачи денежных средств под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы.

Юридические лица выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет:

не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица;

не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица;

до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу.

Юридические лица выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в размерах, определяемых руководителем юридического лица или лицом, им уполномоченным, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, установленного законодательством.

Лица, получившие наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.

Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу работником лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения или по почте (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма).

Лица, получившие денежные средства под отчет, осуществляют их расходование на цели, определенные руководителем юридического лица, в соответствии с законодательством. Передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в том числе с использованием корпоративных карточек, а также использование корпоративных карточек другими лицами не допускается.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), является

кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов; и другие установленные законодательством документы..

Допускается использование личных денежных средств физических лиц для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах юридического лица, с которым указанные физические лица состоят в трудовых отношениях.

Физические лица, израсходовавшие наличные деньги в интересах организаций, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня их приобретения, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения или по почте (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма) для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, производится в порядке и размерах, установленных законодательством.

Работники, получившие денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных (личных) карточек, обязаны представить в бухгалтерскую службу юридического лица отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки (их копии, заверенные руководителем юридического лица) или выписку по карт-счету и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу работником лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения или по почте (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма).

При использовании корпоративной (личной) карточки исключительно для получения наличных денег работник представляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

При использовании корпоративной (личной) карточки частично для проведения безналичных расчетов, частично для получения наличных денег работник представляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юридического лица или лицом, им уполномоченным) или выписки по карт-счету и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

При использовании корпоративной (личной) карточки для осуществления безналичных расчетов работник представляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юридического лица или лицом, им уполномоченным) или выписки по карт-счету и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В случае если работнику под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, выдавались наличные деньги, работник обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В случае если денежные средства выдавались работнику под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, частично наличными, частично посредством зачисления денежных средств на карт-счет с использованием корпоративной (личной) карточки, отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юридического лица) или выписки по карт-счету и иных документов представляется работником в следующие сроки:

не позднее 3 рабочих дней (работниками подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющими отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, при условии, что выданные под отчет с использованием корпоративной (личной) карточки денежные средства расходовались работником только в наличной форме;

не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, при условии, что выданные под отчет с использованием корпоративной (личной) карточки денежные средства расходовались в безналичной форме либо как в наличной, так и в безналичной форме.

Возврат неиспользованных сумм денежных средств, полученных под отчет, осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах.

При использовании личной карточки неизрасходованная сумма наличных денежных средств, оставшаяся в распоряжении работника, а также неизрасходованная сумма денежных средств, оставшаяся на карт-счете работника, должны быть возвращены работником юридическому лицу путем внесения денежных средств в кассу либо осуществления работником банковского перевода на счет юридического лица.

При использовании корпоративной карточки неизрасходованная работником сумма денежных средств остается на карт-счете юридического лица.

В случае если выданная под отчет сумма денежных средств полностью либо частично получалась работником наличными деньгами с использованием корпоративной карточки, оставшаяся у работника неиспользованная сумма денежных средств должна быть возвращена работником юридическому лицу путем внесения денежных средств в кассу либо осуществления работником банковского перевода на счет юридического лица.

Выдача работнику юридическим лицом наличных денег под отчет (перечисление денежных средств на карт-счет) на расходы, связанные со служебными командировками, без представления полного отчета по ранее выданным данному работнику суммам денежных средств не допускается.

Но в период нахождения работника в одной служебной командировке юридическое лицо, направившие работника в служебную командировку, может дополнительно перечислять на карт-счет юридического лица либо на карт-счет работника при использовании им личной карточки денежные средства для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой, без представления полного отчета данного работника по ранее перечисленным на карт-счет суммам денежных средств, предназначенных для расходования в данной служебной командировке.

Юридические лица выдают наличные деньги на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов, как правило, в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций – в течение 5 рабочих дней).

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов кассир должен:

в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать запись «Депонировано»;

составить реестр депонированных сумм;

в платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал» и ставится подпись раздатчика. Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости не допускается;

заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости;

записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег.

Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк на 4-й и 6-й рабочий день соответственно. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

Бухгалтер юридического лица производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, не допускается.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир обязан проверить:

на приходном кассовом ордере наличие подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

на расходном кассовом ордере, платежной ведомости наличие подписей руководителя юридического лица, главного бухгалтера, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса или лиц, ими уполномоченных;

правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего (справку, подтверждающую) личность получателя;

наличие документов, подлежащих приложению.

В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру, индивидуальному предпринимателю, частному нотариусу для надлежащего оформления.

Кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера только после приема или выдачи наличных денег.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются бухгалтером, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом.

Типовые формы первичных учетных документов по оформлению кассовых операций КО-1 «Приходный кассовый ордер», КО-1в «Приходный кассовый ордер», КО-2 «Расходный кассовый ордер», КО-2в «Расходный кассовый ордер» (далее – ордера КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в) заполняются следующим образом.

Ордера КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в заполняются как вручную, так и с помощью технических средств.

Ордера КО-1, КО-1в заполняются при поступлении в кассы наличных денег соответственно в белорусских рублях и иностранной валюте.

В строке «Принято от» указываются фамилия, собственное имя и отчество (если таковое имеется) физического лица, от которого принимаются наличные деньги, а также наименование организации в случае, если лицо действует по доверенности от ее имени. В строке «Основание» указывается основание (вид, источник) поступления наличных денег. В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые документы (при их наличии).

В подтверждение факта приема наличных денег выдается отрывная часть ордеров КО-1, КО-1в – квитанция к ним, заверенная печатью (штампом).

Ордера КО-2, КО-2в заполняются при выдаче из кассы наличных денег соответственно в белорусских рублях и иностранной валюте.

В строке «Основание» указывается основание выдачи наличных денег. В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые документы (при их наличии). В строке «Предъявлен документ» указываются данные о документе, удостоверяющем (подтверждающем) личность физического лица, которое получает наличные деньги.

В случае наличия прилагаемого к ордерам КО-2, КО-2в документа (заявление, счет и др.) с разрешительной надписью руководителя его подпись на ордерах КО-2, КО-2в не требуется.

По усмотрению руководителя юридического лица приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу могут быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, который используется для учета движения наличных денег по целевому назначению.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера либо один на приходные и расходные кассовые ордера.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться посредством программно-технических средств. Выходная форма «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» составляется за соответствующий день и должна содержать данные учета движения наличных денег по целевому назначению.

Ссылки

Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций»

Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185

Декрет Президента Республики Беларусь от 30.06.2000 № 15 «О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным Банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц»

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 03.06.2011 № 704 (с изм. и доп.) «О некоторых вопросах переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте»