Види документів визначаються за кількома ознаками.

1. За змістом інформації: документи з адміністративних питань, бухга-

лтерського обліку, кадрових питань, фінансово-кредитних операцій, комерційні

документи, документи зовнішньо-економічної діяльності.

2. За походженням: офіційні (службові) – ті, що створюються організаці-

єю чи службовою особою та особисті – засвідчують особу або її права,

обов’язки, службовий або соціальний стан.

3. За призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних

органів.

4. За місцем виготовлення: внутрішні (створюються всередині організа-

ції, підприємства і тут же функціонують) і зовнішні (що надійшли від інших

установ, надіслані в інші установи).

5. За напрямом проходження: вхідні (що надійшли ззовні для розгляду й

виконання) і вихідні (що надсилаються в інші установи, організації).

6. За способом (формою) виготовлення: типові (складаються завчасно і є

текстом-зразком для індивідуальних: типові правила, інструкції); трафаретні

(частина тексту видрукувана на бланку, частина вписується при його заповнен ні); індивідуальні (створюються щоразу наново за довільною формою).

7. За ступенем складності: прості (містять одне питання) і складні (міс-

тять два або більше питань).

8. За ступенем гласності: звичайні, для службового користування, таємні

(секретні).

9. За терміном виконання: звичайні (документи, термін розгляду яких ви-

значено чинним законодавством, адміністрацією) і термінові (виконуються терміново або у строк, спеціально визначений керівником).

10. За стадіями виготовлення: чорнові (робота автора над текстом), оригі-

нали (належним чином оформлений перший примірник документа), копії (точне відтворення оригіналу; різновиди копій: відпуск – повна копія відправленого оригіналу; витяг – копія, що відтворює частину документа; дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу).

11. За строками зберігання: постійні, тимчасові (до 10 років), тривалі

(понад 10 років).

12. За структурними ознаками: стандартні (документи, в яких може бути

передбачено не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей) і нестандартні (документи, в яких

можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу залежить від конкретного змісту, ситуації та обставин ділового спілкування).

13. За способом фіксації: письмові, графічні (малюнки, графіки, схеми,

плани), фото-, кіно-, фонодокументи.

14. За юридичною силою: справжні (документи видані в установленому

законом порядку; розрізняють: дійсні – що мають на даний момент юридичну

силу) і недійсні – що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення

строку договору) і підроблені (у зміст документа вносять неправильні відомості, роблять виправлення тощо).