Елементи тексту

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів вступу, до-

казу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається

привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т.

ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що

супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета

пасивного закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину

тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається прос-

тим, а той, що містить також інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотний

порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ в таких документах відсутній.

За способом викладання матеріалу документи можна поділити на дві ка-

тегорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердже-

ною формою.

Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів у наш час вті-

люється в розробці й застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на

основі якого можуть бути збудовані текст аналогічного змісту, що відповідають

подібним управлінськім ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше збе-

режені основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як

правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних

документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації

до бланку документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення по-

стійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполук

кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документів з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідо-

вності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол).

В описі характеризується явище (предмет, люди, події) перерахуванням

ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому логічні визначення, думки й

умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні види доказів - дедуктивний, коли думка розкривається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.