З історії виникнення справочинства

Звичайне слово «документ» ми вважаємо рідним, українським. А наспра-

вді в основі слова документ лежить латинське слово doceo, що означає «пояснює, викладає справу». Латинське слово documentum - це абстрактне поняття, яке означає «зразок», «взірець».

Коли ж вперше з’являються документи?

До появи писемності і ділового мовлення засобом спілкування людей між

собою була усна мова, живе слово.

Живе, усне слово мало і має в житті людини велике значення. Воно фік-

сує те, що людина сприймає органами чуття, бачення, слухом, смаком тощо.

Але усна мова мала і має свої обмеження. Перш за все, вона не на довго

затримується в пам’яті. Кожний знає, що дуже важко повторити із слова в слово те, що було сказано навіть хвилину тому. За допомогою усного слова важко надійно закарбувати думки, щоб зберегти їх, а також передати їх на будь-яку віддаль без змін. Таким засобом фіксації і збереження думок, а також передача їх на відстані стала писемність і писемна мова. З моменту виникнення письма з’являлися письмові документи.

Письмо – це система знаків, за допомогою яких фіксується звукова мова.

Виникнення й розвиток письма тісно пов’язані із загальним розвитком суспільства і потребами спілкування між людьми на відстані, з необхідністю зафіксувати державні акти, результати наукових досліджень тощо.

Найдавнішими повідомленнями на відстані були послання.

Письмо у своєму розвитку пройшло ряд етапів: малюнкове, символічне,

ієрогліфічне, складове, алфавітне (Давня Греція ІХ ст. до н.е.)

З середини ХІУ ст. геометричний вигляд букв поступово спрощувався,

писалися вони з нахилом, вживалися скорочення слів. Пізніше з’явився скоропис із заокругленими буквами.

У 1708 р. Петро І провів реформу кирилівського письма – у гражданський

шрифт.

Писемне ділове мовлення на Русі виникло з необхідністю закріпити на

тривалий час правові норми життя, майнові стосунки між тодішніми громадянами, торгівельні й політичні договори з ін. державами. Щоб документ відповідав своєму призначенню, він мусив бути конкретним, зрозумілим, лаконічним.

Найдавнішими пам’ятками руської юридично-ділової писемності, з яких

починається її історія, слід вважати договори київських князів з греками 907,

911, 944 і 971 рр.

На основі традиції східнослов’янського звичаєвого права з пережитками

язичництва у 30-х рр. ХІ ст. при Ярославі Мудрому оформляється оригінальний звід світських законів - «Руська правда».

Найдавніші писані пам’ятки часів Київської Русі сягають середини ХІ ст

(Остромирове Євангеліє). Також велися ділові документи і складалися художні твори («Слово о полку Ігоревім»).

Особливий різновид юридично-ділової писемності Київської Русі стано-

вили руські грамоти. Найдавніші з них, що збереглися до нашого часу, відно-

сяться до початку ХІІ ст.

Без ділової писемності не могло існувати руське феодальне суспільство.

Документи засвідчують про те, що було в минулому – вони справжня

пам’ять людей.

Сьогодні з документами ми зустрічаємося всюди. Зайдіть у навчальний

заклад, лікарню, завод, фабрику – і ви помітите різноманітні документи. На вітрині, дошці оголошень можна побачити повідомлення, накази керівника, списки. Досягнувши 16 років, кожний громадянин отримує паспорт, закінчивши середню школу – атестат, на роботі на кожного працівника заповнюється трудова книжка.

І це зрозуміло. Бо документи стали надійним засобом запису, реєстрації

фактів, явищ, подій.

Ті моделі документів, що є сьогодні, почали з’являтися століття тому, а з

20-х рр. ХХ століття стали невід’ємним атрибутом державного життя. Ми можемо з впевненістю сказати, що іще 10-20 років тому пересічний громадянин не думав, що буде складати угоди з підприємством, контракт з фірмою, писатиме резюме про себе, бути учасником кредитно-розрахункових договорів між юридичними особами та банками, оформляти митні документи тощо.

Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом,

джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Ви маєте кілька документів – офіційних посвідчень: свідоцтво про наро-

дження, паспорт, читацький та студентський квиток, залікову книжку – усе, що підтверджує Вашу належність до певного кола осіб, тобто до читачів бібліотеки саме цього навчального закладу, до студентства тощо. Наявність документа є доказом того, що ми користуємося тими самими правилами, що й інші, маємо такі ж обов’язки, що й люди, які є власниками такого самого документа.

Документ – засіб закріплення різними способами на спеціальному мате-

ріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності.

Спільні риси документів:

1. Кожен документ укладається повноважним органом, або особою відпо-

відно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним. Інформація в документі – повною

і доцільною, формулювання – лаконічним і зрозумілим (не двозначним).

4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого

обов’язкове для всіх.

5. Правильним є документ складений офіційно-діловою мовою.

Саме цим текст ділового документа відрізняється від тексту будь-якого

іншого стилю.