Составление номенклатуры дел

Документы, регламентирующие управление персоналом

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

- учредительные документы (устав и договор);

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о структурных подразделениях;

- должностные инструкции работникам.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников, при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица - поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел отражающие все документируемые участки работы отдела кадров.

Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок (" «разные материалы"» " «общая переписка"», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.

Отделам кадров рекомендуется вести следующую номенклатуру дел:

1. Руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами).

2. Штатное расписание предприятия.

3. Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия.

4. Приказы по основной деятельности (копии).

5. Приказы о командировании, кратковременных замещениях должностей, поощрениях, наложениях дисциплинарных взысканий.

6. План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии).

7. Протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем предприятия (копии).

8. Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников отдела (копии).

9. Копия годового отчета предприятия по работе с кадрами, представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме).

10. Материалы профессиональной учебы – документы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников, планы, программы и т.д.

11. Переписка с другими организациями по вопросам повышения деловой квалификации.

12. Переписка с другими организациями по вопросам комплектования, использования кадров.

13. Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.

14. Список резервов кадров на выдвижение.

15. График отпусков сотрудников предприятия.

16. Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.

17. Картотека трудовых книжек.

18. Алфавитные карточки персонального учета кадров (форма № Т-2).

19. Журнал учета граждан по вопросам трудоустройства.

20. Акты приема –передачи при смене начальников отдела кадров.

21. Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений.

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.