Бухгалтерские документы и регистры синтетического и аналитического учета

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующим, надлежаще оформленным документом.

Бухгалтерский документ — это подтверждение в пись­менной форме факта совершенной операции по исполнению бюджета.

Посредством документов осуществляются предвари­тельный контроль за поступлением доходов и правильным расходованием государственных средств, а также последу­ющий контроль и ревизия исполнения бюджета. Поэтому четкое и своевременное заполнение документов по опера­циям, связанным с исполнением бюджета, является обяза­тельным требованием правильного ведения бухгалтерского учета.

В финансовых органах по исполнению бюджета в на­стоящее время применяются следующие бухгалтерские до­кументы: выписки банков, годовая роспись с покварталь­ным распределением доходов и расходов, платежные пору­чения на перечисление средств из местного бюджета распо­рядителям средств, справки о доходах, поступивших на текущий счет, мемориальные ордера, уведомления по взаимным расчетам, справки об изменении плановых ассигнований и размеров финансирования по бюджету, распоря­жения, указания, относящиеся к исполнению бюджета и смет расходов, отчеты распорядителей средств об исполнении смет расходов по бюджету, заключение о возврате доходов и другие документы.

Бухгалтерские документы, применяемые в финансовых органах, заполняются на пишущей машинке в двух или более экземплярах, а при отсутствии пишущей машинки — шариковой ручкой под копирку. Чеки заполняются только чернилами или шариковой ручкой.

Документы должны иметь все необходимые реквизиты, при этом не разрешаются помарки и подчистки, а также не оговоренные в установленном порядке исправления. В че­ках, платежных поручениях и других денежных докумен­тах исправления вообще не допускаются. Документы, не отвечающие этим требованиям, считаются недействитель­ными.

Бухгалтерские документы по перечислению, переводу и выдаче денежной наличности, документы расчетного и кре­дитного характера подписываются начальником финансо­вого органа (заведующим) и главным бухгалтером финан­сового органа или их заместителями. Без этих подписей документы считаются недействительными.

Бухгалтерские документы, поступающие в бухгалтерию финансового органа, тщательно проверяются с целью уста­новления правильности их составления и законности отра­жаемых в них операций, а также точности арифметических подсчетов и вычислений. Затем они обрабатываются, т.е. группируются по однородным признакам. На проверенные и принятые к учету документы ежедневно составляются бухгалтерские проводки, которые оформляются мемори­альным ордером за один день (ф. № 274) или ф. № 381 (по банковским операциям). В течение месяца ежедневно отра­жаются все операции по соответствующим субсчетам. В мемориальном ордере указываются операции по дебету и кредиту субсчета 011 " Текущий (основной) счет местного бюджета", операции по взаимным расчетам, списанным кассовым расходам, средствам, направленным на расходы, остатков бюджетных средств, и другие операции, не отно­сящиеся к движению денежных средств по текущему счету местного бюджета за месяц.

Мемориальный ордер составляется по мере совершения операций и подписывается главным бухгалтером.

Учетные регистры. На основании мемориального орде­ра и прилагаемых к нему документов производятся записи в соответствующие регистры бухгалтерского учета (бухгал­терские книги, накопительные ведомости и др.).

Учетными регистрами при ручном ведении учета по ис­полнению местных бюджетов служат бухгалтерские книги; Журнал Главная(ф.№ 1-ф); текущих счетов распорядителей ассигнований и кассовых расходов (ф. № 3-ф); расчетов с другими бюджетами (ф.№ 4-ф); доходов (ф. № 5-ф). Эти книги применяются в местных финансовых органах.

Бухгалтерские книги, как правило, открываются на один год. Книги на предстоящий год должны быть подготовлены не позднее 31 декабря. На них проставляются наименование финансового органа, ее название и отчетный год. Все листы нумеруются и на обороте последнего листа, за подписью главного бухгалтера, делается запись: " В настоящей книге пронумеровано (прописью).... листов". До открытия в книге соответствующих счетов предварительно рассчитывается, сколько потребуется листов для записи операций по данному счету. При этом исходят из количества операций, предпола­гаемых в текущем отчетном году. В начале книги помещается оглавление, где перечисляются наименования счетов и номера страниц, с которых начинаются записи. Такое оглавление приводится во всех книгах, кроме Журнала-Главной, так как записи в ней делаются в хронологическом порядке. В книге доходов (ф. № 5-ф) в оглавлении перечисляются все виды доходов, поступающих в бюджет, т.е. указываются раздел, глава, параграф бюджетной классификации, наименование каждого вида доходов и номер строки книги, присвоенной каждому виду доходов.

Записи в книгах делают чернилами или шариковой ручкой без помарок и подчисток не позднее следующего дня после совершения операций. Не допускаются никакие при­писки над и под строками, а также в пробелах между записями. Текст записей должен быть кратким и ясным.

Книга Журнал-Главная предназначена для синтетиче­ского учета, остальные книги — для аналитического учета.

По окончании каждого месяца в бухгалтерских книгах по каждому счету подводятся итоги оборотов и выводятся остатки на начало следующего месяца.

Хронологический учет предусматривает запись опера­ций в порядке их совершения. Систематическая запись обеспечивает группировку операций по соответствующим синтетическим счетам.

При открытии книги на новый год на первой строке записываются суммы остатков по счетам синтетического учета согласно заключительному балансу за истекший год, принятому вышестоящим финансовым органом. Суммы актива баланса записываются в дебет, а суммы пассива - в кредит соответствующих счетов. Остатки на начало года по отдельным синтетическим счетам используются для конт­роля за правильностью записей в книгах аналитического учета.

Текущие записи в книгу Журнал-Главная производятся на основании мемориальных ордеров. Первые три графы являются журналом, в котором мемориальные ордера реги­стрируются в хронологическом порядке. В них записыва­ются дата операций, номер мемориального ордера и сумма по ордеру. В остальных графах сгруппированы операции по синтетическим счетам отдельно по дебету и кредиту каждого счета, обозначенным в мемориальном ордере. При этом в мемориальный ордер записывают все операции за день с таким расчетом, чтобы в Журнале Главной их раз­местить по одной строке. В случае сложной проводки запись суммы по всем корреспондирующим счетам ведется также по одной строке. Общий итог суммы дебетовых записей должен равняться общему итогу сумм кредитовых записей по этой строке, а также сумме, указанной в графе " Сумма по ордеру".

По окончании месяца в книге подсчитываются общие итоги оборотов за данный месяц по графе " Сумма по мемориальному ордеру", а также по дебету и кредиту каждого счета. При этом сумма оборотов за месяц по дебету всех счетов должна быть равной сумме оборотов по кредиту; всех счетов. Равенство итогов оборота дебета и кредита за отчетный месяц вытекает из правила двойной записи опе­раций по счетам. Вместе с тем сумма оборотов за месяц по всем счетам, как по дебету, так и по кредиту должна быть равна общей сумме оборотов графы " Сумма по мемориаль­ному ордеру".

После итога оборотов за месяц в книге второй строкой записываются остатки на 1-е число следующего месяца. Итоги дебетовых и кредитовых остатков на начало нового отчетного месяца должны быть одинаковыми, так как они представляют собой итоги актива и пассива нового баланса. Подсчет итогов оборотов за месяц и остатков на начало следующего месяца в Журнале-Главной исключает необхо­димость составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета, поскольку ее показатели полностью отражаются в Журнале-Главной.

После записи в книгу Журнал-Главная операции на основании мемориального ордера с приложенными первич­ными документами разносятся в книги аналитического уче­та. По окончании каждого месяца в этих книгах подсчиты­ваются итоги оборотов по каждому счету и выводятся остатки на начало до следующего месяца.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей и составления бухгалтерского баланса ежемесячно по обо­ротам каждой группы счетов аналитического учета, объединяемых соответствующим синтетическим счетом 01, 05, 06, 07, составляются оборотные ведомости. В них по строке " Итого" переносятся данные из аналитических счетов. Обо­ротные ведомости служат для обобщения бухгалтерских записей и проверки правильности записей на счетах синте­тического и аналитического учета.

Мемориальный ордер и прилагаемые к нему документы подбираются за каждый месяц в определенном порядке, а при незначительном количестве документов — за три месяца и брошюруются в одну папку.

Показанные в оборотных ведомостях и книге доходов (ф.№ 5 ф) итоги сверяются с итогами книги Журнал-Главной. Итоги по дебету и кредиту и остатки каждого синте­тического счета должны совпадать с итогами оборотов и остатками по всем счетам аналитического учета, относя­щимся к соответствующему синтетическому счету.

Основанием для составления бухгалтерского баланса могут служить лишь суммы остатков, выведенные в оборот­ных ведомостях по счетам аналитического учета и сверен­ные с данными книги Журнал-Главная.

После окончания отчетного года и составления заклю­чительного баланса книги бухгалтерского учета закрывают­ся путем подведения итогов по каждому синтетическому и аналитическому счету. При этом в соответствующих книгах выводится остаток по каждому счету.

В новом отчетном году бухгалтерские книги открывают­ся переносом сумм остатков в полном соответствии с запи­сями в книгах за истекший год.

Способы исправления ошибочных записей. Ошибки, допущенные в записях, исправляются в установленном порядке.

Если обнаружена ошибка за данный отчетный период и ее исправление не требует изменения мемориального ордеpa, то вся сумма зачеркивается тонкой чертой и над ней в случае необходимости проставляются правильные данные. Одновременно на полях страницы за подписью главного бухгалтера делается оговорка " Исправлено".

Если ошибки обнаружены после того, как данные мемо­риального ордера занесены в книги, они исправляются или дополнительной бухгалтерской проводкой, или способом " красное сторно". При способе " красное сторно" составляют­ся две бухгалтерские статьи: ошибочная статья повторяется красными чернилами, а правильная — черными. При выве­дении итогов суммы, написанные красными чернилами, вы­читаются из сумм, зафиксированных черными чернилами.

Дополнительные бухгалтерские проводки по исправле­нию ошибок, а также статьи, записываемые способом " крас­ное сторно", оформляются мемориальными ордерами, в которых помимо обычных реквизитов делается ссылка на дату бухгалтерской статьи, исправленной данным мемори­альным ордером.

При использовании средств вычислительной техники применяются специальные носители информации.

Хранение документов, книг, отчетности. По окончании каждого отчетного месяца все мемориальные ордера вместе с относящимися к ним документами подбираются по поряд­ку номеров и подшиваются в папки. При незначительном количестве документов их подшивка в одну папку может производиться за 3 месяца. На папках (делах) подписыва­ются наименование райфинотдела, название и порядковый номер папки (дела); отчетный период — год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов (прописью), находящихся в папке (в деле).

Отчеты распорядителей средств, уведомления об изме­нении размеров финансирования, а также отчеты по финан­сированию капитальных вложений и других мероприятий хранятся в отдельных папках.

Бухгалтерские документы и книги, оборотные ведомо­сти, балансы и отчеты со всеми приложениями к ним должны храниться в строгом порядке в запирающихся шкафах под ответственность главного бухгалтера и лица, им назначенного. Документы за истекший год хранятся в бухгалтерии финансового органа отдельно от документов за прошлые годы.

Сроки хранения бухгалтерских документов установле­ны Перечнем документов и материалов, образующихся в деятельности Министерства финансов Республики Бела­русь, областных, городских, районных финансовых орга­нов, утвержденным Министерством финансов и Главным архивным управлением при Совете Министров.

План счетов текущего учета финансовых органов по исполнению бюджета

В финансовых органах текущий учет операций по ис­полнению бюджета ведется по двойной системе в соответ­ствии с единым планом счетов учета исполнения Государственного бюджета Республики Беларусь, утвержденному Приказом Министерства финансов Республики Беларусь № 299 от 14.12.1998г. «Об утверждении ИНСТРУКЦИИ по бухгалтерскому учету исполнения местных бюджетов исполнения местных бюджетов в финансовых органах».

План счетов — это систематизированный перечень сче­тов текущего бухгалтерского учета, необходимых для отра­жения операций по исполнению бюджета.

• План счетов для текущего бухгалтерского учета испол­нения бюджета включает семь разделов:

I. Денежные средства

II. Расходы

IV. Доходы

V. Ссуды выданные и полученные

VI. Расчеты

VII. Средства переданные и полученные

IX. Результаты

Каждый раздел содержит один счет первого порядка, объединяющий группу однородных счетов второго порядка. Счетам присвоены определенные номера (шифры). Шифры счетов первого порядка двузначные — с 01 по 09. Счета второго порядка имеют трехзначный шифр, первые две цифры которого указывают порядковый номер счета пер­вого порядка и третья — порядковый номер счета второго порядка внутри данного счета первого порядка.

Учет операций по забалансовым счетам ведется внеси­стемно, т.е. без составления мемориальных ордеров.

Счета 051, 061, 071 применяются лишь в областных финансовых управлениях.

При оформлении бухгалтерских проводок мемориаль­ным ордером должны соблюдаться установленные счета и их шифры. Внесение изменений или дополнений в план счетов текущего учета не разрешается.

Учет операций исполнения сметы расходов на содержа­ние аппарата финансового органа ведется по отдельному плану счетов, разработанному для бюджетных учреждений (рассматривается в разделе 2).

План счетов текущего учета исполнения местных бюджетов