Аудиторская проверка

Аудиторская проверка - это измеритель достижения целей, поставленных СУБ. Цель Аудита - оценить Систему (не определить КТО ВИНОВАТ, а скорее ПОЧЕМУ ЧТО-ТО НЕПРАВИЛЬНО).

Каждое судно должно приготовится к приему аудиторов. Нет необходимости в специальных приготовлениях, а только в обычных, если:

· парадный трап ухожен и чист, подъемные троса смазаны и подтрапная сетка установлена;

· проходы вдоль трапа ухожены, чисты и предупреждающие таблички вывешены (посторонним вход запрещен; на палубе носи каску и т.д.)

· вахтенный находится у трапа и контролирует посетителей, выясняя цель посещения и информируя об этом вахтенного помощника или соответствующих офицеров;

· все члены экипажа на палубе и в МО работают в защитных касках и рукавицах;

· надстройка внутри: трапы, коридоры, каюты чисты и опрятны; атмосфера на борту судна выглядит рабочей и доброжелательной.

ПОМНИ, ЧТО БЛАГОПРИЯТНОЕ ПЕРВОЕ ВПЕЧАТЛЕНИЕ О СУДНЕ ЯВЛЯЕТСЯ НАЧАЛОМ ХОРОШИХ ОТНОШЕНИЙ МЕЖДУ АУДИТОРОМ И ЭКИПАЖЕМ.

Для начала, аудиторы встречаются с капитаном для уточнения расписания и процедуры проведения аудита: когда, где и как долго аудитор будет работать с тем или иным членом экипажа, и с экипажем, для объяснения целей аудита и его расписания.

Следующий шаг аудита - сбор подтверждений функционирования СУБ Компании на борту. Аудитор должен удостовериться, что документальные свидетельства, а также эксплуатационная готовность судна находится на высоком уровне. Он производит полную проверку документации. Очевидно, что далее последует обычная морская инспекция во время обходов судна.

В сопровождении капитана или старшего помощника, аудитор проверит мостик, помещения, главную и кормовую палубу с тем, чтобы оценить общее состояние судна.

Следующая ступень аудита - интервью, которое включает следующие проверки и вопросы к офицерам:

Старший помощник:

· Как вы производите выверку газоанализатора и где записи результатов выверки?

· Каков план палубных и смазочных работ?

· Как вы производите балластировку судна и где ведете записи?

· Как вы обмениваетесь информацией с береговыми службами?

· Какие выполняются процедуры перед началом инспекции танков?

· Как часто вы осматриваете танки двойного дна, подвесные и бортовые?

· Что гласит руководство по процедурам касательно перерыва между осмотрами танков?

· Как вы проверяете водонепроницаемость судна перед выходом в море и где вы это отмечаете?

· Как вы готовите грузовой план?

· Были какие-либо повреждения судна во время вашей работы или ранее? Как вы это отмечаете?

· Какие проверки вы производите перед ухудшением погоды? Что гласят руководящие документы компании касательно штормовой погоды и где вы это отмечаете?

· Как вы производите утилизацию красок, ветоши, пластика и т.д.?

· Когда вы тируете тросы кранов, вы удаляете старую смазку и как вы ее утилизируете?

· Какие меры по обеспечению безопасности вы предпринимаете перед назначением на работу новых курсантов?

· Каковы ваши обязанности во время бункеровки?

· Утилизация отходов - проверка журнала операций с мусором - распределение мусора.

· Проверка журнала регистрации курсантов (инструктажи, проверки).

Старший механик:

· Опрос по системе планового обслуживания судовых систем. Детальнее разъяснение обслуживания механического и электрооборудования, руководств по плановому обслуживанию; ежечасные, ежедневные, еженедельные, ежемесячные проверки; планируемое и выполненное обслуживание ГД, ДГ, сепараторов, компрессоров и т.д.; циркуляры компании для старшего механика.

· Проверка книги указаний ст.мех. по вахте, действующих инструкций для состава МО, все ли механики расписались в ознакомлении.

· Покажите листы проверок на приход-отход судна, соответствующие записи в журнале. Покажите заполненные акты приемо - передачи дел ст.механиками.

· Покажите инструкцию по проведению бункеровки и листы проверок.

· Обход МО. Вывешенные инструкции должны быть подписаны ст. механиком Цветовая маркировка труб МО в наличии.

· Просмотр разрешений на производство огневых работ.

· Осмотр помещения рулевого устройства, кладовой химии.

· Осмотр льял МО, помещения сепараторов на наличие разлива, протечек топлива.

Второй помощник:

· Как вы содержите коллекцию карт и книг?

· Где на мостике находятся требуемые издания

· Когда вы проверяете судовые навигационные огни?

· Покажите руководства по организации мостика и приема вертолетов.

· Выверните лампу навигационного огня левого борта для проверки сигнализации.

· Покажите листы проверок для мостика.

· Покажите план перехода на текущий рейс.

· Покажите список корректуры карт и книг.

· Покажите последнее Извещение Мореплавателям.

· Какова политика вашей Компании в отношении безопасности и окружающей среды.

· Как вы обновляете лекарства? Покажите список лекарств и сроки годности.

· Где вы храните контролируемые (наркотические) лекарства?

· Кто в вашей Компании является назначенным лицом на берегу?

Третий помощник:

· Как вы проверяете углекислотные и пенные огнетушители?

· Покажите список пиротехники и сроки годности.

· Лампа Алдиса в рабочем состоянии?

· Составлена ли лоцманская карточка для текущего рейса? Покажите расписание по тревогам.

· Покажите журнал обслуживания спасательных средств и противопожарного имущества. Кто обслуживает огнетушители МО?

· Проверка шлюпочных инструкций: покрыты ли они пластиком.

· Каковы сроки годности транспондеров и буев " Человек за бортом"? Проверка сигналов громкого боя.

· У вас есть весы для взвешивания огнетушителей?

· Какова политика компании в отношении безопасности?

Радиооператор (Штурман, отвечающий за эксплуатацию ГМССБ))

Оборудовано ли судно конвенционной системой или ГМССБ?

- Существуют ли какие-либо ограничения судовой радиостанции?

- Где фиксируются проверки шлюпочной радиостанции? Как часто она проверяется? Заполнен ли журнал обслуживания аккумуляторов?

- Визуальный осмотр аккумуляторной, состояние и расположение аккумуляторных батарей.

- Имеет ли радиооператор (2 пом., 3 пом.) сертификат Администрации флага? Если да, то каким образом он его получил?

- Не истекла ли лицензия судовой радиостанции и вывешена ли она в радиорубке?

- Умеют ли офицеры пользоваться аварийным радиооборудованием? Если да, то как часто проводятся обучение?

- Есть ли какое-нибудь доказательство проведения такого обучения?

- Имеются ли отметки о проведении проверок передатчиков, приемников, принтеров? Если да, то как часто производятся проверки?

- Какая система используется на вашем судне: Инмарсат А\В\С\М?

- Заполнен ли ежедневный радиожурнал?

Аудиторское исследование включает в себя производство и проверку объективных свидетельств с использованием плана аудита и соответствующих контрольных листов как руководств. В зависимости от занимаемой должности и ответственности проверяемого, аудитор может нуждаться в сопровождении членом экипажа, который хорошо знает участок проверки. Если проверяемый достаточно опытен, то роль сопровождения сводится к тому, чтобы:

- Разъяснить действие СУБ на проверяемых участках.

- Дать разъяснения в случае трудностей с языком.

- Удостовериться, что проверенные объективные свидетельства правильны.

- Согласовать в точности какие-либо обнаруженные несоответствия.

- Исправить любое недопонимание со стороны аудитора.

Последняя ступень аудита - заключительное собрание со следующей повесткой:

- Отчет об аудите.

- Ограничения аудиторской проверки в отборе проверяемых участков.

- Рассмотрение заявлений о несоответствии.

- Любые Заявления о несоответствии или Рапорта о Замечаниях будут представлены на подпись капитану во время собрания.

- Заключения по результатам аудита.

- Планирование последующих аудитов.

- Эпилог.

По окончании аудита капитан должен переслать его результаты, акты о несоответствии и наблюдений в Компанию. В случае наличия акта означительном несоответствии капитан должен сообщить об этом в Компанию/DPA НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО.

По получении акта о несоответствии, ответственное лицо на берегу разрабатывает корректирующие действия для устранения причины несоответствия.

Капитан выполняет корректирующие действия, по окончании которых он должен письменно уведомить DPA, который в свою очередь пересылает копию акта вместе с подтверждением выполнения корректирующих действий в офис аудитора, чтобы закрыть соответствующий акт, Копия закрытого акта пересылается капитану.

Капитан должен прививать экипажу чувство ответственности по надлежащему выполнению СУБ компании, обучать его как вести себя в присутствии аудитора и отвечать на его вопросы.

5.3 Проверка портовым надзором

Все страны имеют право проверки судов под иностранными флагами, заходящими в их порты чтобы удостоверится, что суда выполняют требования ММО касательно стандартов безопасности и предотвращения загрязнения моря. Таким образом, Портнадзор является инструментом для любой страны чтобы:

- контролировать выполнение стандартов безопасности;

- обезопасить свою территорию от рисков для безопасности и окружающей среды;

- держать суда, не выполняющие требования, вдали от своих берегов.

Инспекторы портнадзора посетят судно без предупреждения и, во-первых, проверят наличие и сроки действия судовых документов. Будут проведены следующие проверки:

- непрерывное обслуживание судна;

- регулярное обучение экипажа действиям в аварийных ситуациях;

- сроки действия дипломов и сертификатов экипажа;

- чистота судна;

- корректное, и вежливое взаимодействие с инспекторами Портнадзора;

- наличие сопровождения инспекторов Портнадзора для разъяснения возникающих вопросов, открывания запертых дверей и т.д.

Если имеются основания предложить, что судно существенно не соответствует Международным Конвенциям, инспектор произведет более тщательную проверку состояния судна и его оборудования.

Капитану будет вручен официальный акт проверки, состоящий из Форм А и В. Форма А содержит описание судна и сроки действия судовых документов. В Форме В указывается перечень обнаруженных недостатков и коды, обозначающие интервал времени, отведенного на устранение каждого недостатка.

Если точно установлено, что судно представляет собой угрозу безопасности и/или окружающей среде, инспектор Портнадзора вправе задержать судно в порту до тех пор, пока соответствующие недостатки не будут устранены. Управление Портнадзора произве­дет проверку устранения недостатков либо самостоятельно, либо привлечет к этому инспекторов Классификационного общества.

Временные интервалы для устранения каждого недостатка обычно даны в кодированной форме в акте проверки и называются они" код действия".

В основном используются следующие коды:

30 = Основание для задержания;

17 = Капитану предлагается устранить недостаток до отхода из порта;

16 = должно быть устранено в пределах 14 дней;

15 = должно быть устранено в следующем порту захода;

10 = недостаток устранен;

40 = следующий порт захода проинформирован;

50 = Администрация флага/консул проинформированы;

70 = Классификационное общество проинформировано.

Статистика недостатков, обнаруженных Портнадзором, показывает, что большая часть недостатков относится к БЕЗОПАСНОСТИ и оборудованию по МАРПОЛ:

- Недостаток или отсутствие частей требуемого оборудования;

- руководства/инструкции не имеются в наличии /не выставлены, как это требуется;

- не обновлены навигационные издания;

- не работает сепаратор очистки нефтесодержащих вод;

- неверность/отсутствие записей в Журнале нефтяных операций и операций с мусором.

В случае проверки судна Портнадзором капитан должен немедленно известить Компанию/ DPA для оказания необходимой поддержки судну в устранении обнаруженных недостатков.