November 1999

Деловая переписка.

Значение письма в современных деловых отношениях трудно переоценить. Поэтому навык написания делового письма очень важен.

Когда необходим письменный отчёт о какой-либо информации, письмам отдаётся предпочтение по сравнению с телефонными звонками.

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и в правилах их составления. Текст необходимо разбивать на абзацы. Если текст объемный, то следует разбить его на два-три абзаца. При написании писем все чаще используется «открытая (свободная) пунктуация», т.е опускание знаков препинания после сокращений, на конвертах, а также во всех пунктах делового письма, за исключением основного текста.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке, который может быть отпечатан в типографии, а также введен в память компьютера и распечатан через принтер.

Каждому реквизиту отведено на бланке определенное место.

Реквизит №1: название и эмблема организации-автора

В коммерческих организациях в качестве эмблемы используется зарегистрированный торговый знак (торговая марка фирмы). Располагается эмблема на верхнем поле бланка над серединой названия фирмы.

Наименование организации располагается в центре верхней части листа и должно соответствовать требованиям нормативных и учредительных докуметов

GLOBAL INTERFACE GROUP. INC,

Реквизит №2: справочные данные об организации-авторе (The Letterhead)

Под наименованием фирмы указывают справочные данные, которые включают в себя индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов и факсов, адрес электронной почты и WWW – страницы в интернете.

Vales Avenue, Riverdale,

N.Y.10471 U.S.A.

Tel 718-796-6787 * Fax 718-796-6788

Реквизит №3: ссылки для использования в последующей корреспонденции (The Reference Line)

Ссылка на индекс полученного письма и индекс самого письма оформляются как один реквизит на левом поле бланка сразу же после справочных данных об авторе.

Your Ref.: ICL/RH Ваш индекс: ICL/RH

Our Ref.: SM/JB/101 Наш индекс: SM/JB/101

SM – инициалы автора

JB – инициалы секретаря

Номер письма

Реквизит №4: дата составления письма (The Date)

При составлении дат не рекомендуется использовать сокращения или цифровые обозначения, поскольку можно легко совершить ошибку в расшифровке даты. Дело в том, что даты в Великобритании и Америке пишутся по-разному.

13 June 2009 – Британский вариант

June 13, 2009 – Американский вариант

Как правило, дата располагается на одном уровне с реквизитом №3 на правом поле бланка.

November 1999

Реквизит №5: внутренний адрес (адрес получателя) (The Inside Address)

Указывается слева столбиком. В первой строке пишется имя и фамилия получателя. Если имя получателя неизвестно, в адресе указывается должность. После этого:

-название фирмы

-номер дома, название улицы

-город и почтовый индекс

-страна