И восстановление документов

Порядок хранения бухгалтерской документации определен в п. п. 6.1 - 6.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 < 1> (далее - Положение о документообороте). Его можно использовать и для организации хранения прочих документов налогоплательщика, которые имеют отношение к исчислению и уплате налогов.

--------------------------------

< 1> Положение о документообороте применяется в части, в которой оно не противоречит нормам Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ и других нормативных правовых актов, принятых в соответствии с этим Законом.

Обратите внимание!

Документы можно хранить и в электронном виде. Однако при этом вы должны обеспечить, чтобы они были подписаны электронно-цифровой подписью уполномоченных лиц с соблюдением требований п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ. Такие разъяснения дал Минфин России в Письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314.

Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение организации или индивидуального предпринимателя к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета по п. 1 или п. 2 ст. 120 НК РФ. А в случае искажения налоговой базы организации (предпринимателю) грозит доначисление налогов, пеней и штрафа по п. 3 ст. 120 или ст. ст. 122, 123 НК РФ в зависимости от квалификации правонарушения.

Примечание

О том, как разграничиваются правонарушения, предусмотренные п. 3 ст. 120 и ст. 122 НК РФ, см. разд. 8.2.3 " Налоговая ответственность при представлении уточненной декларации (расчета) в ходе камеральной проверки".

Нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, которое привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов или хотя бы одной статьи бухгалтерской отчетности на 10% и больше, влечет наложение на должностное лицо организации административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание!

Вопреки расхожему мнению за хранение бухгалтерской документации отвечает не главный бухгалтер, а руководитель организации (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

В то же время руководитель может передать свои полномочия сотруднику организации. Передача оформляется внутренним приказом (распоряжением).

В этом случае уполномоченный сотрудник также будет отвечать за недостатки хранения документации.

Отметим, что индивидуальный предприниматель не может быть привлечен к ответственности, которая установлена ст. 15.11 КоАП РФ (ст. 15.3 КоАП РФ).

Примечание

О том, что следует предпринять при утрате документов, см. разд. 20.1.2 " Утрата и восстановление документов".