Утрата и восстановление документов

При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. Комиссия по результатам своей работы составляет акт, который утверждает руководитель организации. Это предусмотрено п. 6.8 Положения о документообороте.

Если комиссия приходит к выводу, что документы были утрачены в результате экстремальных обстоятельств (кража, пожар, авария и др.), необходимо иметь подтверждение того, что данное событие имело место. Например, справку органов внутренних дел, государственного пожарного надзора.

Обратите внимание!

Указанный порядок действий предусмотрен для случаев утраты первичных учетных документов. Однако мы рекомендуем следовать ему и при повреждении или утрате других видов документов, поскольку иных правил не установлено.

Добавим, что в случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление и т.п.) организация обязана провести инвентаризацию (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

Действующее законодательство не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы.

В частности, налогоплательщика нельзя привлечь к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если он может подтвердить, что они утрачены по не зависящим от него обстоятельствам.

Примечание

Подробно о неправомерности привлечения к ответственности за неисполнение требования о представлении документов в случае их отсутствия см. раздел " Ситуация: Можно ли оштрафовать налогоплательщика за непредставление документов, которых нет в наличии".

Однако по возможности восстанавливать документы в такой ситуации все-таки стоит. Сам факт, что вы пытались восстановить документы, может стать веским аргументом в случае претензий налоговиков (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 19.01.2010 N А55-10367/2009).

А если вы не можете представить документы без уважительных причин, восстановить потерянные документы просто необходимо. Иначе ни у налоговиков, ни у суда не будет оснований для того, чтобы поверить в правильность ваших расчетов по налогам или освободить от ответственности за их непредставление (см., например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.2009 N Ф04-5161/2009(13429-А46-26), Ф04-5161/2009(20351-А46-26)).

Добавим, что налоговики в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости восстанавливать утраченные документы независимо от причин утраты (Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).

Правила восстановления утраченных документов законодательством не установлены. Поэтому даже если восстановленные документы будут иметь объяснимые недостатки в оформлении (например, в связи с увольнением лиц, которые подписали оригиналы, восстановленные документы будут подписаны другими лицами), то суд, скорее всего, примет их в качестве доказательств вашей правоты (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 20.04.2009 N 4405/09)).