Срок хранения документов

Для целей налоговых проверок при хранении документов налогоплательщикам нужно руководствоваться следующими правилами.

1. Документы, которые перечислены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень сроков хранения), храним столько лет, сколько указано в Перечне, но не менее четырех лет.

Например, для годовой бухгалтерской отчетности большинства организаций установлен 10-летний срок хранения (ст. 135 Перечня сроков хранения, п. 2.4.2 Указаний по применению данного Перечня).

2. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, если они не указаны в Перечне сроков хранения, храним пять лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

Сроки, указанные в п. п. 1 и 2, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором составлен документ (п. 2.9 Указаний по применению Перечня сроков хранения, п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не более пяти лет, считая с 1 января года, следующего за годом, в котором они в последний раз были использованы для составления бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

3. Прочие документы, которые так или иначе связаны с исчислением и уплатой налогов и могут потребоваться налоговикам, храним четыре года. Основание - пп. 8 п. 1 ст. 23, п. 5 ст. 24 НК РФ.

По общему правилу течение налоговых сроков, установленных в годах, начинается на следующий день после календарной даты (наступления события), которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ).

Мнения по вопросу, какой день считать началом четырехлетнего срока хранения документов, расходятся.

С одной стороны, логично предположить, что, поскольку нормы Кодекса не предусматривают иное, начало срока приходится на день, следующий за датой создания документа.

С другой стороны, поскольку речь идет о документах, используемых при расчете налоговой базы, то обоснованным выглядит исчисление срока с момента окончания налогового периода, в котором документ был использован при исчислении налогов. Ведь расчет налоговой базы не может быть произведен до окончания налогового периода (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Минфин России исходит из второго подхода. Так, в Письме от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83 финансовое ведомство пришло к выводу, что течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовали для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Из правила о четырехлетнем сроке хранения налоговой документации налоговое законодательство предусматривает исключения.

Так, плательщики налога на прибыль должны хранить документы, которые подтверждают понесенные убытки, в течение всего срока уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на сумму убытка (п. 4 ст. 283 НК РФ). Аналогичная норма предусмотрена для налогоплательщиков, которые применяют УСН с объектом налогообложения " доходы минус расходы" (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ), для плательщиков ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ) и для плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).

Также специальный срок хранения документов установлен и для других ситуаций (абз. 4 п. 3 ст. 264, п. 2 ст. 346.42 НК РФ, п. п. 15, 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914).

По смыслу указанных норм истечение особых сроков, которые установлены для хранения соответствующих документов, означает, что их можно " выкинуть".

Однако с этим не согласны многие специалисты. Они считают, что если налогоплательщик после истечения особого срока хранения уничтожит документы, на основании которых, к примеру, переносится соответствующий убыток, то налоговая инспекция не сможет проверить правильность исчисления и уплаты налога в рамках выездной проверки. Ведь выездной проверкой может быть охвачен трехлетний период, который предшествует году вынесения решения о проведении проверки (абз. 2 п. 4 ст. 89 НК РФ).

В связи с этим, по их мнению, к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, которые предусмотрены пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Основанием служит предположение, что отсчитывать четырехлетний срок хранения нужно не с момента составления документа, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток.

К аналогичному выводу приходят и некоторые специалисты в отношении так называемых отложенных расходов (см., например, статью " Исчисление сроков хранения первичных документов по " отложенным" расходам" (" Финансовая газета. Региональный выпуск", 2009, N 40)).

Под этим условным термином понимаются затраты, которые могут быть учтены в расходах не только в периодах, когда понесены, но и в последующих периодах. Например, дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ).

Надо отметить, что такой подход иногда разделяют и суды (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 02.03.2006, 26.02.2006 N КА-А40/785-06).

В то же время существует и судебная практика, которая отвергает его (см., например, Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 N А32-8964/2007-12/190, ФАС Северо-Западного округа от 22.11.2004 N А56-10982/04).

Во избежание неприятностей рекомендуем вам хранить документы, которые участвуют в расчете того или иного налога, ровно столько, сколько нужно, чтобы в случае проведения выездной проверки вы смогли подтвердить перед проверяющими правильность своих расчетов по налогам за три календарных года, предшествующие текущему году.