Учет кассовых операций

Для осуществления своей деятельности предприятиям рыбной промышленности необходимы денежные средства. Денежные средства организации образуются при продаже готовой продукции, товаров, от оказания услуг, а также в виде поступлений от операций с ценными бумагами и т.д.

Денежные средства относятся к наиболее ликвидной части оборотных активов организации. В состав денежных средств организации включают остатки в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на банковских расчетных, валютных и ссудных счетах, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках, переводов в пути и прочее. В широком смысле к денежным активам относятся также вложения в легко реализуемые ценные бумаги и требования на получения денежных средств.

Основной задачей бухгалтерского учета денежных средств является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Учет денежных средств должен основываться на следующих основных принципах:

1) свободные денежные средства должны храниться только в банке, и их выдача и использование осуществляются в соответствии с целевым назначением;

2) платежи производятся в безналичном порядке после отгрузки продукции, выполнения работ и оказания услуг или одновременно с ними; предварительная оплата допускается лишь в случаях, предусмотренных законодательством и учетной политикой организации;

3) платежи производятся с согласия плательщика или по его поручению; без согласия - только в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

4) платежи производятся за счет собственных или заемных средств плательщика;

5) списание со счета денежных средств в объеме, достаточном для удовлетворения всех предъявляемых к организации требований, осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание;

6) недостаточность денежных средств на счете организации для удовлетворения всех предъявляемых к ней требований обуславливает списание этих средств путем применения установленной очередности платежей.

Учет денежных средств на предприятиях рыбной промышленности основан на системе нормативных документов РФ, регулирующих данный вопрос. При этом важно понимать, что учет денежных средств включает как операции по кассе, так и операции на банковских и прочих счетах. В рамках данного раздела ограничимся учетом кассовых операций, поскольку учет операций на банковских счетах рассмотрен отдельно.

Основными нормативными документами по учету наличных денежных средств являются:

1. Закон РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» - устанавливает требования к контрольно-кассовой технике, порядок и условия ее регистрации и применения, а также определяет обязанности организаций, применяющих данную технику;

2. О формах бухгалтерской отчетности организаций: приказ Министерства финансов от 22.07.2003 г. №67н – применяется в части требований по группировке и детализации данных о движении наличных денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части требований по составлению отчета о движении денежных средств;

3. Порядок ведения кассовых операций в РФ: утвержден решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 г. № 40;

4. Положение «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ»: утверждено постановлением Центробанка РФ от 05.01.1998 г. № 14-П (в редакции указания ЦБ РФ от 31.10.2002 № 1201-У) - применяется в части порядка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопросов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчетно-кассовом обслуживании;

5. Положение «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ»: утверждено постановлением Центробанка РФ от 09.10.2002 г. № 199-П - применяется в части, касающейся организации порядка банками приема денежной наличности и ее выдачи организациям;

6. Указание Центробанка РФ от 22.06.2007 г. № 1842-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», согласно которому расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100000 рублей;

7. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций и результатов инвентаризации»;

8. Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: утверждены приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 г. № 49 - устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов;

9. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н – устанавливает наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка) для отражения хозяйственных операций.

Руководствуясь вышеперечисленными документами, предприятия осуществляют кассовые операции, которые представляют собой операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов.

Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные деньги и денежные документы в соответствии с порядком осуществления кассовых операций в РФ должны храниться в кассе - специально оборудованном помещении в сейфе.

При осуществлении кассовых операций необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. Соблюдение лимита остатка кассы. Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме трех рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).

2. Использование наличной выручки. Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.

3. Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами. Согласно указанию Центробанка РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» данный предел составляет 100000 рублей по одной сделке. По договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами данное ограничение не применяется.

4. Применение контрольно-кассовой техники. При продаже продукции, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в соответствующий государственный реестр.

Для учета кассовых операций на предприятиях рыбной промышленности применяются типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций и результатов инвентаризации», обобщенные в таблице 14.

Таблица 14

Формы первичной учетной документации по учету кассовых операций

В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и др. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и т.д. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (ф. № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги – отчет кассира (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Все первичные кассовые документы могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами. Основанием для заполнения автоматизированных форм бухгалтерского учета кассовых операций служат отчеты бухгалтера - кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в машинограмме соответствует количеству сданных кассиром отчетов.

Схема ведения кассовых операций представлена на рисунке 7.

Рис. 7. Схема ведения кассовых операций

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.

К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие:

- помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты;

- в помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен;

- наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора);

- помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами;

- не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации;

- при транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной;

- в случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность;

- разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации в течение пяти лет.

Для учета наличия и движения наличных денежных средств на рыбопромышленных предприятиях используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др. На первом субсчете к счету 50 «Касса» учитываются наличные деньги организации. Если организация производит операции с наличной иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной валюты. На втором субсчете к счету 50 «Касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах отделений связи и транспортных организаций, этот субсчет открывается при необходимости для удаленных касс организации. На третьем субсчете к счету 50 «Касса» учитывают денежные документы, хранимые в кассе.

Типовая корреспонденция счетов по учету кассовых операций представлена в приложении 4.

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами (один раз в год накануне составления годовой бухгалтерской отчетности), а также при смене кассира на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Результаты такой проверки оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

Дт 50 «Касса»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт 50 «Касса»

и одновременно:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае, если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

Иногда в финансово-хозяйственной деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.). Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом:

Дт 57 «Переводы в пути»

Кт 50 «Касса» - сделан денежный перевод;

Дт 51 «Расчетные счета»

Кт 57 «Переводы в пути» - зачислены деньги на счет в банке.

В кассе могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К денежным документам относятся документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и т.д.).

К денежным документам не относятся:

1) документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);

2) ценные бумаги (учитываются на счете 58);

3) бланки строгой отчетности (трудовые книжки и др. - учитываются на счете 006);

4) выкупленные у акционеров акции (счет 81).

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет. Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером). В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам, а синтетический - на третьем субсчете к синтетическому счету 50 «Касса». По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов.

В бухгалтерском учете движение денежных документов отражается следующим образом:

- принятие на учет денежных документов, приобретенных за наличный и безналичный расчет: Дт 50-3 - Кт 71, 50, 76;

- выдача денежных документов подотчетным лицам (авиабилеты, проездные билеты): Дт 71 - Кт 50-3;

- денежные документы выданы работникам организации (путевки): Дт 73 - Кт 50-3. Если работникам выдаются путевки бесплатно: Дт 84 (субсчет «Фонд потребления») - Кт 50-3;

- использование денежных документов при отправке корреспонденции (почтовые марки): Дт 26 - Кт 50-3;

- передача денежных документов филиалам или другим внутренним подразделениям: Дт 79 - Кт 50-3;

- при проведении инвентаризации денежных документов выявлена недостача: Дт 94 - Кт 50-3.

Рассмотрим порядок учета денежных документов на примере.