Реінжиніринг бізнес-процесів

Одна з нових концепцій розвитку бізнесу і управління базується на системі реінжинірингу бізнес-процесів, створеній в 90-х роках XX сторіччя і прийнятої на озброєння багатьма провідними компаніями світу.

Основоположником терміну “реінжиніринг” вважається Майкл Хаммер. За його визначенням, реінжиніринг – це фундаментальне переосмислення і радикальне перепроектування бізнес-процесів з метою досягнення істотного поліпшення якості функціонування.

Реінжиніринг бізнес-процесів – це сукупність методів і засобів, призначених для кардинального поліпшення основних показників діяльності підприємства шляхом моделювання, аналізу і перепроектування існуючих бізнес-процесів. Реінжиніринг бізнес-процесів застосовується при необхідності радикальних змін, що передбачає створення цілком нових, ефективніших бізнес-процесів на підприємстві без урахування їх старої організації.

Визначення реінжиніринг бізнес-процесів містять в собі три ключові характеристики: “істотне поліпшення”, “радикальне перепроектування” та “бізнес-процес”, розкриття їх змісту приводить до розуміння суті реінжинірингу.

а) Істотне поліпшення – це не просто підвищення певного параметру підприємства або покращання роботи окремої ланки організації на визначений відсоток, це якісний перехід до нового рівня ефективності бізнесу, здійснення прориву в ефективності функціонування підприємства.

б) Радикальне перетворення означає звернення до першопричин речей, тобто реінжиніринг – це не поліпшення існуючого положення речей, не проведення косметичних заходів та часткових змін, не перетасування вже існуючих систем функціонування організації, це відмова від того, що було раніше, новий винахід того, як робота повинна бути виконана.

в) Бізнес-процес являє собою групу взаємозалежних завдань, що спільно створюють цінність для споживача. Споживачу однаково, яким чином всередині підприємства організовано виконання тих або інших завдань, – для нього важлива тільки та цінність, яку він одержує у вигляді продукту і послуг підприємства.

Отже, зміст реінжинірингу побудований на системі докорінних перетворень в організації. Його суть – це насамперед моделювання організації, а потім зміна цієї моделі під рішення конкретних поточних та перспективних завдань, частіше за все шляхом рішучого відрубування нераціональних ланок та функцій. Такий підхід дає можливість радикального поновлення отримання результату за рахунок створення нових технологій бізнес-процесів. Реінжиніринг базується на використанні сучасних інформаційних технологій для досягнення нових ділових цілей. Рушійною силою реінжинірингу є розуміння потреб клієнта підприємства, тобто погляд на підприємство з позиції клієнта. Такий підхід дуже часто призводить до проектування цілком нових процесів, які раніше не існували в організації.

Основною метою реінжинірингу бізнес-процесів вважається забезпечення виживання підприємства в екстремальній ситуації, різке прискорення його реакції на зміни у вимогах споживачів. Завданнями реінжинірингу бізнес-процесів є:

– суттєве підвищення ступеня задоволення споживача, постійна орієнтація на його поточні і майбутні потреби;

– значне покращення процесу управління якістю;

– радикальне скорочення тривалості виробничого циклу, докорінне зменшення кількості процесів та їх вартості, різке зниження витрат часу на виконання функцій;

– підвищення ролі рішень та ініціативи кожного окремого працівника, організація групової роботи;

– різке зниження кількості працівників;

– забезпечення прискореного впровадження нових технологій;

– забезпечення адаптації підприємства до функціонування в умовах інформаційного суспільства і “суспільства знань”.

Досягнення поставлених цілей забезпечує набір організаційних, методичних та інформаційних компонентів реінжинірингу, серед яких:

1) стратегія фірми, орієнтована на перспективні потреби клієнта;

2) новий набір бізнес-правил або бізнес-процедур, який дозволить знизити витрати, зменшити час прийняття рішень;

3) нова організаційна структура управління;

4) нові умови праці персоналу, нові обсяги прав та ресурсів робітників;

5) новий підхід щодо отримання інформації від споживачів;

6) забезпечення функціонування всіх попередніх процедур та структур за допомогою інформаційних систем та новітніх інформаційних технологій.

Наслідки реінжинірингу бізнес-процесів полягають у такому:

– відбувається перехід від функціональної структури підрозділів до горизонтальної, яка дозволяє вирішити проблему неузгодженості або протиріч між цілями діяльності різних функціональних підрозділів;

– робота виконавця стає багатоплановою; відбувається ріст розмаїтості роботи виконавця, що само по собі може стати значним фактором мотивації його праці;

– замість контрольованого виконання завдань працівники самостійно приймають рішення і вибирають можливі варіанти досягнення цілей; виконавці повинні не чекати вказівок згори, а діяти за власною ініціативою в рамках своїх значно розширених повноважень;

– змінюються вимоги до підготовки працівників: від короткострокових курсів до професійної освіти; у зв'язку з багатоплановістю і змінюваністю робіт перебудованих процесів підприємству необхідно піклуватися не тільки про проведення курсів, ціль яких навчити, як виконувати деяку роботу або як управляти окремою ситуацією, але і про безперервну і широку освіту своїх працівників;

– змінюється оцінка ефективності роботи й оплати праці: від оцінки діяльності до оцінки результату; після проведення реінжинірингу команда процесу відповідає за його результати, і в цьому разі підприємство може виміряти ефективність роботи команди й оплатити її відповідно до отриманого результату;

– змінюється критерій просування на посаді: від ефективності виконання роботи до здатності виконувати роботу; у нових умовах варто чітко розмежувати просування співробітника по службі й ефективність його роботи; просування по службі є функцією від здібностей співробітника, а не від ефективності його роботи;

– метою виконавця стає задоволення потреб клієнта; реінжиніринг вимагає від працівників зміни позиції: робота для клієнта, а не для начальника;

– змінюються функції менеджерів: від контролюючих до тренерських; ускладнення робіт виконавців приводить до того, що менеджер менше контролює хід виконання процесу; команда процесу цілком відповідає за його результати, а керуючий вплив на виконавців з боку менеджерів мінімізується; функції менеджера змінюються, вони складаються не з видачі керуючих і контролюючих впливів, а з допомоги членам команди в рішенні проблем, що виникли при виконанні процесу;

– організаційна структура нового підприємства стає більш горизонтальною, більш плоскою, що дає змогу орієнтувати організацію не на функції, а на процеси: усувається велика кількість рівнів управління;

– змінюються адміністративні функції; одним з наслідків реінжинірингу є зміна ролі вищого керівництва; зменшення рівнів управління наближає керівництво до безпосередніх виконавців і клієнтів; керівники в таких умовах повинні ставати лідерами, що прикладом сприяють зміцненню переконань і цінностей виконавців.

Проект з реінжинірингу бізнесу, як правило, включає такі чотири етапи:

1. Розробка образу майбутнього підприємства: на цьому етапі підприємство будує картину того, як варто розвивати бізнес для досягнення стратегічних цілей.

2. Аналіз наявного бізнесу: проводиться дослідження підприємства і складаються схеми бізнес-процесів його функціонування в даний момент.

3. Розробка нового бізнесу: розробляються нові та змінені процеси, а також необхідна для них інформаційна система, виконуються тестування нових процесів.

4. Впровадження нового бізнесу: новий проект впроваджується в бізнес.

Успішний реінжиніринг бізнес-процесів потребує:

– єдності виконавців та лідерів, що проводять зміни;

– якісного управління персоналом і персоналу, залученого до енергійних дій по внесенню змін;

– бізнес-процесів, що мають виходи, відповідні цілям клієнтів і цілям бізнесу;

– інформаційних технологій як умови радикальних змін, що йдуть назустріч потребам реалізувати реінжиніринг бізнес-процесів.

Оскільки управління бізнес-процесами є досить складним інструментом, що вимагає перебудови всієї системи управління підприємством, ламання стереотипів, що роками складалися, управління і зміни корпоративної культури, впровадження такого інструмента не може бути проведене без ретельно розробленого плану організаційних змін. Необхідно також усвідомити, що реінжиніринг, починаючись із перепроектування бізнес-процесів, цим не закінчується. Він має набагато глибший вплив на всю бізнес-систему. Проектування бізнес-процесів визначає кваліфікацію працівників, що будуть виконувати цей процес, а це веде до зміни організаційної структури і системи управління для оцінки, найму, навчання і розвитку працівників. Ця система, у свою чергу, створює новий набір цінностей компанії (переконань, правил поведінки, норм), що підтримує виконання процесу. Отже, реінжиніринг починається з перепроектування бізнес-процесу, проте змінює всю організацію.